People Ops, People Operations oder POPs - einer dieser drei Begriffe kommt Ihnen vielleicht bekannt vor. Glauben Sie, dass dies ein "cooler" Ersatz für die Personalabteilung ist? Nicht ganz!

Der Begriff "People Operations" wurde 2006 unter der Leitung von Lazlo Bock, dem ehemaligen Google SVP of People Operations, geprägt. Er schrieb außerdem ein Bestseller-Buch über seine Arbeit, die Erfahrungen von Bewerbern und People Ops bei Google - "Work rules!".

Er entdeckte, dass der Glücksindex von Google während seiner Amtszeit sehr niedrig war, insbesondere bei den weiblichen Mitarbeitenden. Da die Frauen das Unternehmen in Scharen verließen, war es an der POPS-Abteilung herauszufinden, warum und wie man das Problem lösen konnte.

Bei der Untersuchung entdeckte die People Ops-Abteilung, dass es sich um ein neues Mutterproblem handelte: Die Abgänge waren doppelt so hoch wie die durchschnittliche Abgangsrate bei Google. Zu dieser Zeit bot Google einen branchenüblichen Mutterschaftsurlaub an (12 Wochen bezahlte Freistellung für neue Eltern in den kalifornischen Niederlassungen und sieben Wochen bezahlte Freistellung für neue Eltern in anderen Bundesstaaten). 

Im Jahr 2007 nahm Bock also eine Veränderung vor, die die Personaldynamik bei Google für immer verändern sollte und das Unternehmen zu einem der elternfreundlichsten Unternehmen machte. 

Was hat er also getan?

Neugeborene Mütter erhielten fünf Monate Urlaub bei vollem Gehalt und vollen Sozialleistungen und durften diese Zeit nach Belieben aufteilen - einschließlich der Möglichkeit, einen Teil dieser Zeit kurz vor dem Geburtstermin freizunehmen. 

Wenn sie wollte, konnte eine frischgebackene Mutter nach der Geburt ein paar Monate freinehmen, eine Zeit lang in Teilzeit zurückkehren und dann die restliche Zeit freinehmen, wenn ihr Baby älter war. 

Die People Ops-Bewegung liegt uns bei Zavvy sehr am Herzen. POPs-Teams stellen den Menschen in den Mittelpunkt und geben Erfahrungen den Vorrang. Sie setzen sich für kontinuierliche Entwicklung, intelligentere Arbeitsweisen, sinnvolle Beziehungen und Feedback ein. In gewisser Weise sind sie der Grund für unsere Existenz.

Aber was genau ist People Operations, und welche Rolle spielt es in einer Organisation? Was sind die wichtigsten Prioritäten beim Aufbau und der Erhaltung einer engagierten und befähigten Belegschaft?

Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!

👩 Was genau bedeutet People Operations (People Ops)?

Die Leute bei Indeed definieren People Operations als "die Geschäftsfunktion, die das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden fördert. People Ops verbessert - und vermenschlicht - Geschäftsabläufe und arbeitet daran, eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Es geht darum, Ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt zu stellen!"

Denn ein Unternehmen, das seine Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt, ist zum Erfolg verdammt. Wenn die Mitarbeitenden im Mittelpunkt der Aktivitäten eines Unternehmens stehen, sind sie zufrieden, produktiv und engagiert. Im Gegenzug helfen sie Ihrem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen.

Wir bei Zavvy glauben, dass People Ops der modernere, menschenzentrierte, erfahrungsbasierte und analytische Ansatz für die Personalarbeit ist. Hier ist unsere Aufschlüsselung der Aufgaben der People Operations oder POPS-Abteilung:

• Sie fördern eine höhere Produktivität der Mitarbeitenden und steigern die Leistungsergebnisse, indem sie vom aufgabenorientierten Management zum zielorientierten Management übergehen.
• Sie bauen die Arbeitgebermarke eines Unternehmens auf, wandeln sie um und pflegen sie, indem sie einzigartige und höchst wünschenswerte Vergünstigungen und Vorteile anbieten.
• Sie fördern Beziehungen und bauen Gemeinschaften auf, um das Wohlbefinden und die Bindung der Mitarbeitenden zu steigern.
• Sie beseitigen, verbessern und automatisieren Aufgaben, um die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern und langweilige und unbelohnte Arbeit zu vermeiden.
• Sie denken nach, überlegen und gestalten die Mitarbeitervergütung neu, um Top-Talente anzuziehen.
• Sie erkennen, welche Faktoren das Engagement von Bewerber/innen beeinträchtigen, und implementieren Prozesse, die den Bewerber/innen ein fantastisches Erlebnis bieten.
• Sie ermutigen zu Experimenten, bekräftigen Vertrauen und Autonomie und verbessern so das Engagement der Mitarbeitenden.
• Und, was am wichtigsten ist, sie geben den Mitarbeitenden die Instrumente an die Hand, die sie benötigen, um ihr Potenzial auszuschöpfen und ihr Bestes zu geben.

Alex Burlingame, Director of Sales/Marketing Operations bei Fringe, hätte es in diesem LinkedIn-Post nicht besser zusammenfassen können:

🆚 People Operations vs. traditionelles Personalwesen: Was ist der Unterschied?

Es ist keine Überraschung, dass Unternehmen die Begriffe "Personalwesen" und "People Operations" synonym verwenden. Schließlich weisen beide Abteilungen einige Ähnlichkeiten auf, wobei People Ops technisch gesehen unter dem Dach der Personalabteilung angesiedelt ist. 

Nichtsdestotrotz sind beide Bereiche unterschiedlich und haben verschiedene Verantwortlichkeiten:

Funktionen eines Personalleiters

• Führung einer Mitarbeiterdatenbank
• Durchsetzung der Einhaltung der Regeln und Vorschriften einer Organisation 
• Veraltung der Vergütung und der Sozialleistungen der Mitarbeitenden
• Rekrutierung, Einstellung, Versetzung, Beförderung und Entlassung von Mitarbeitenden 
• Agierender Vermittler bei der Lösung von Mitarbeiterkonflikten

Funktionen eines People Ops Managers

• Förderung des Engagements und der Mitarbeiterbindung
• Identifizierung und Implementierung neuer Optionen, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu entfalten 
• Erschaffung und Pflege einer ganzheitlichen Unternehmenskultur
• Verkürzung der Zeit und Verbesserung der Qualität der Neueinstellungen
• Aufbau und Aufrechterhaltung des positiven Rufs eines Unternehmens 

Um dies weiter zu untermauern, sagte Evelin Andrespok, ehemalige People Operations Managerin bei Toggl, in einem Forbes-Interview: 

"Der Hauptunterschied zwischen People Ops und Personalwesen liegt nicht so sehr in den täglichen Aufgaben, sondern in der Herangehensweise an die Mitglieder eines Teams. People Ops zielt darauf ab, Mitarbeitende ganzheitlich als individuelle Leistungsträger zu verstehen, während die traditionelle Personal-Mentalität sie eher als eine Ressource betrachtet, die berechnet und auf Effizienz getrimmt werden muss."

❓ Warum ist People Operations heutzutage so wichtig?

"Mitarbeiter engagieren sich für Arbeitgeber und Marken, wenn sie als Menschen behandelt werden."
‍- Meghan Biro

Es ist mehr als zehn Jahre her, dass Google den Begriff "People Operations" prägte und sich für Strategien einsetzte, bei denen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt stehen, wie z. B. die Verlängerung des bezahlten Urlaubs für Eltern. Doch eines ist geblieben: 

People Ops wird es immer geben.

Die meisten Unternehmen mussten während der Pandemie die Dynamik am Arbeitsplatz neu erfinden. 

Sie mussten ihre Herangehensweise an Flexibilität, Remote-Integration, asynchrone Kommunikation, Reputationsmanagement/Arbeitgeber-Branding, psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz, Wohlbefinden der Mitarbeitenden (einschließlich psychischer Gesundheit) etc. ändern. 

Und als sich die Welt auf die "neue Normalität" einstellte, wurde deutlich, dass diese Veränderungen nur ein Teil des Ganzen waren, um die Mitarbeitenden glücklich, engagiert und bevollmächtigt zu halten. Der Schlüssel zum Erfolg? Es ist kein anderer als People Operations!

In "Work Rules!" erklärt Bock die Gemeinsamkeiten zwischen zwei völlig unterschiedlichen Unternehmen. 

Das eine ist ein multinationales Technologieunternehmen, in dem die meisten Mitarbeitenden Hochschulabsolventen sind. 

Das andere ist ein großes, familiengeführtes Einzelhandelsunternehmen, das dafür bekannt ist, Schulabgänger zu beschäftigen. 

Was also macht diese Giganten unabhängig von ihren unterschiedlichen Branchen so erfolgreich?

Beide Unternehmen haben sich nicht nur mit ihren Produkten oder Prozessen beschäftigt. Stattdessen investierten sie in die Befähigung ihrer Mitarbeitenden und machten sie zu Entscheidungsträgern. Infolgedessen blühten die Mitarbeitenden in beiden Unternehmen auf, und die Fluktuationsrate war nahezu gleich null. 

Wir leben in einer Welt, in der Unternehmen ständig Zahlen analysieren und dabei ein einziges Element vergessen - ihre Mitarbeitenden. Gegenwärtig haben viele Unternehmen und ihre Führungskräfte immer noch Schwierigkeiten, den Zusammenhang zwischen einer hoch engagierten und zufriedenen Belegschaft, höheren Umsätzen und Unternehmenswachstum zu begreifen.

Eine Gallup-Studie zeigt, dass Unternehmen oder Arbeitseinheiten, die beim Mitarbeiterengagement im obersten Quartil ihrer Organisation liegen, eine fast doppelt so hohe Erfolgschance haben wie diejenigen, die im untersten Quartil liegen.

Unternehmen wie Uber und Tinder haben den Preis für mangelnde Mitarbeiterorientierung gezahlt und die Lektion auf die harte Tour gelernt.

Alles in allem wirkt sich die Abteilung People Operations auf mehr aus, als "nur" die Personalabteilung eines Unternehmens zu sein.

• Sie hört den Mitarbeitenden zu und setzt sich für sie ein; gleichzeitig stellt sie sicher, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit der Mission des Unternehmens übereinstimmen.
• Sie modernisiert die Talentpipeline und das gesamte Unternehmen mithilfe von Technologien wie Mitarbeiterentwicklungsprogrammen.
• Sie sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden miteinander in Verbindung bleiben (unabhängig vom Standort), baut stärkere Beziehungen auf und fördert soziale Interaktionen.
• Sie arbeitet mit der Abteilung für interne Kommunikation zusammen, um die Unternehmenskultur zu entwickeln und zu verbessern und die Beziehungen zu den Mitarbeitenden zu stärken.
• Sie arbeitet mit der Personalabteilung und dem Management zusammen, um die Arbeitsbelastung und die Erwartungen an Vorstellungsgespräche, Preboarding und Onboarding neuer Mitarbeitenden zu überwachen und aufrechtzuerhalten.
• Sie überwacht, pflegt und verbessert die Arbeitsbedingungen, das Wohlbefinden und die Fluktuationsrate der Mitarbeitenden.
• Sie unterstützt Mitarbeitende bei Übergängen in neue Positionen oder im Rahmen einer umfassenderen Unternehmensumstrukturierung.
• Sie erkennt leistungsstarke Mitarbeitende an und belohnt sie.
• Sie unterstützt bei der Entwicklung und Einführung innovativer und intelligenter Mitarbeiterschulungsprogramme, um die Fähigkeiten der Mitarbeitenden auf den neuesten Stand zu bringen und ihnen die Möglichkeit zu geben, bei ihrer Arbeit die Besten zu sein.
• Sie pflegt und fördert ein Unternehmen als bevorzugten Arbeitgeber und schafft ein nachhaltiges Markenimage, das bei den Mitarbeitenden beginnt (durch Employer Branding).

🗃️ Was genau machen People Operations Manager in 2022? Abteilungen & Positionen

Nachfolgend finden Sie einige Positionen innerhalb der Abteilung People Operations und ihre Hauptaufgaben.

Director of People Operations

Der Director of People Operations leitet das gesamte People-Team und ist für die Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich, wobei er besonderes Augenmerk auf die Schaffung und Unterstützung einer großartigen Arbeitsplatzkultur legt. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Vorantreibung der Personalstrategie im Einklang mit den Praktiken, Werten und der Strategie des Unternehmens.
• Zusammenarbeit mit Managern, um Talentlücken und den Entwicklungsbedarf der einzelnen Geschäftsbereiche zu ermitteln und Lernaktivitäten und -initiativen zu identifizieren und zu unterstützen, um Führungskräfte auf allen Ebenen zu fördern.
• Unterstützung von Managern in Fragen der Mitarbeiterbeziehungen einschließlich der engen Zusammenarbeit mit ihnen, um sicherzustellen, dass sie Mitarbeitenden im Einklang mit den Unternehmenszielen führen und verwalten.
• Aktive Mitwirkung als Führungskraft in Funktionsbereichen, die eine enge Abstimmung und Konsistenz im Hinblick auf Gerechtigkeit, Fairness, Einfachheit und Effizienz erfordern.
• Bereitstellung von Datenanalysen, Kennzahlen und Werkzeugen, die den Fortschritt bei der Erreichung von wichtigen Meilensteinen aufzeigen und die Strategie vorantreiben.
• Effektive Zusammenarbeit mit allen Ebenen der Organisation, um alle personalbezogenen Aktivitäten zu koordinieren und zu beaufsichtigen.

Quelle: DearDoc

People Operations Manager

Ein People Operations Manager ist für den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden eines Unternehmens zuständig, einschließlich Onboarding, interne Abläufe und Mitarbeitererfahrung.

Er stellt die Verbindung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden her, verwaltet alle People Operations-Funktionen wie Onboarding/Offboarding, Verwaltung von Sozialleistungen und Gehältern, Visumsanträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Leistungsmanagement, entwickelt und implementiert Systeme zur Förderung von Vielfalt und Inklusion im Unternehmen und plant und leitet Veranstaltungen zum Mitarbeiterengagement, um eine aufgabenorientierte Kultur zu fördern.

Quelle: Hive

People Operations Specialist

Der People Operations Specialist entwickelt, optimiert und implementiert Personalprozesse und -programme und beaufsichtigt die täglichen Aufgaben des Personalwesens. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem

• Dokumentation, Implementierung und Optimierung von Prozessen, Verfahren und Programmen für den Lebenszyklus von Mitarbeitenden.
• Sicherstellung der Bereitstellung kritischer Personalprozesse, wie z. B. Anträge auf Arbeitslosenunterstützung, Entlassungen und Änderungen von Stelleninformationen, einschließlich Vergütung, Beförderungen und Versetzungen.
• Bereitstellung von funktionalem und technischem Support in Bezug auf Mitarbeitererfahrungen.

Quelle: GitLab

People Data Analyst

Sie sind für den Aufbau neuer Analyse- und Berichterstattungsfunktionen zur Unterstützung der Programmbewertung und des Betriebs verantwortlich. Sie kümmern sich auch um Ad-hoc-Berichts- und Analyseanfragen und gehen dabei auf die langfristigen Bedürfnisse der Stakeholder ein. Sie verschaffen HR-Partnern und Führungskräften Einblicke, indem sie das bestehende Dashboard, HRIS-Daten und das Betriebssystem der Personaldaten nutzen.

Quelle: Meta

Andere Positionen im People Ops-Team sind

• L&D Specialist,
• Employee Engagement & Advocacy Specialist,
• Employer Branding Manager,
• und Onboarding Manager.

📈 Die wichtigstens People Ops Prioritäten: Bewährte Praktiken zur Festigung von Mitarbeiterengagement und -erfahrung

1. Den Mitarbeitern eine Stimme und Macht geben

Niemand außer den Arbeitnehmenden selbst weiß, was sie wollen oder brauchen. Lassen Sie sie entscheiden. Da das People Ops-Team die Vision des Unternehmens kennt und weiß, wohin die Reise gehen soll, muss es Daten und Feedback nutzen, um fundierte Entscheidungen über professionelle Lerninitiativen, Talententwicklung und Mitarbeiterengagement zu treffen.

2. Verfolgung von essenziellen Metriken

In der Vergangenheit fühlten sich viele Personal-Teams übersehen. Sie hatten einfach nicht immer die Zahlen, um ihren Wert zu beweisen.

Moderne POPs-Manager sollten KPI-gesteuert sein. Zu den wichtigsten Metriken gehören:

• Zeit bis zur Einstellung
• Qualität der Einstellung
• Kosten pro Einstellung
• Mitarbeiterfluktuation
• Mitarbeiterbindung
• Bewertung der Vielfalt
• Abwesenheitsrate
• Mitarbeiterengagement und Jobzufriedenheit

Die aus diesen Messwerten gewonnenen Daten könnten dem Team helfen, Antworten auf Fragen wie diese zu finden:

• Was machen wir für unsere Mitarbeitenden, Kunden/Kundinnen und das Unternehmen richtig?
• In welchen Bereichen sollten wir uns verbessern, um das Engagement und die Zufriedenheit zu steigern?
• Wie tragen wir zum Gewinn und Verlust des Unternehmens bei?
• Wie messen wir die Effektivität der Abteilung und ihren Einfluss auf das Unternehmen?
• Tragen die Informationen aus diesen Kennzahlen zum Gesamtwachstum des Unternehmens bei?

3. Proaktivität zeigen und sich auf die Zukunft konzentrieren

Während die typische Personalabteilung reaktiv ist, ist POPS dafür bekannt, dass sie proaktiv ist, weil sie voraussieht, wo sie die Organisation in der Zukunft (sagen wir in den nächsten fünf bis zehn Jahren) sehen möchte.

Was ist zu tun? Beginnen Sie mit der Planung und Umsetzung von Strategien für die Zukunft. 

Was tun Sie z. B., wenn die künftigen Arbeitstrends darauf hindeuten, dass Toptalente NUR für Unternehmen arbeiten werden, die stark auf ESG ausgerichtet sind (ESG steht für Environmental, Social und Governance)?

Ihr Unternehmen hat vielleicht eine vielfältige Belegschaft und führt DEI-Programme durch, aber das externe Publikum weiß das vielleicht nicht. Sie können mit der Planung beginnen, indem Sie

• Externe Kommunikation der wichtigsten Kennzahlen und Errungenschaften in Bezug auf Integration und Vielfalt in Ihrer Organisation.
• Kommunikation Ihrer betrieblichen CO2-Bilanz, Festlegung von Zielen für die Treibhausgasemissionen auf Standortebene und Unterrichtung Ihrer externen Stakeholder über die Umsetzung der einzelnen Schritte.
• Entwicklung eines strategischen ESG-Fahrplans und -Rahmens.

4. Ein positives Mitarbeitererlebnis schaffen

Untersuchungen haben ergeben, dass Investitionen in das Engagement der Mitarbeitenden zu höherer Produktivität, besseren Kundenbewertungen, höheren Umsätzen, höherer Rentabilität und geringeren Fehlzeiten der Mitarbeitenden führen. 

Um die Mitarbeitererfahrung aufrechtzuerhalten und zu verbessern, kann das People-Ops-Team die folgenden Fragen stellen:

• Sind unsere Vergünstigungen und Vorteile für unsere Mitarbeitenden begehrt?
• Welche Werkzeuge können wir nutzen, um die neuesten Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was unsere Mitarbeitenden antreibt und motiviert?
• Gibt es genügend Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeitenden?
• Welche zukünftigen Lern- und Entwicklungstrends sollten wir umsetzen?
• Fühlen sich die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zugehörig? Fühlen sie sich gehört, gesehen und respektiert?
• Erleben unsere neuen Mitarbeitenden ein gutes Bewerbererlebnis und einen reibungslosen Ablauf vor und während der Einarbeitung?

5. Die Mitarbeiterbefähigung nutzen

Korn Ferry hat herausgefunden, dass 33% der Arbeitssuchenden, die eine neue Stelle suchen, den Wunsch nach neuen Herausforderungen als Grund für die Kündigung ihres derzeitigen Arbeitgebers anführen.

Das Engagement der Mitarbeitenden wird Ihr Team bis zu einem gewissen Grad motivieren.

Aber für wie lange? Die Wahrheit? Nicht so lange!

Damit die Mitarbeitenden wirklich ihre beste Arbeit leisten können, muss das People Ops-Team sie dazu befähigen. Mitarbeiterbefähigung ist der Übergang von der Annahme oder der bloßen Analyse dessen, was die Mitarbeitenden brauchen, dazu, ihnen genau das zu geben.

🏢 3 Beispiele für Top-POPs-Unternehmen 

Diese Unternehmen brauchen keine Einführung in die Nutzung von People Operations, um die Erfahrung und das Engagement ihrer Mitarbeitenden zu maximieren.

Cisco

Cisco belegt den ersten Platz in der Best Place to Work-Liste 2021: 

96% der Mitarbeitenden arbeiten gerne dort - im Vergleich zu 57% der Mitarbeitenden in einem typischen US-Unternehmen.

Google

Seit der Einführung von People Operations im Jahr 2006 unterstützt und befähigt das Unternehmen seine Mitarbeitenden, zu Entscheidungsträgern zu werden, die ihre Karriere vorantreiben und ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich die Mitarbeitenden wirklich als "Noogler" (für neue Mitarbeitende) und Googler (ein/e Vollzeitmitarbeiter/in bei Google) identifizieren.

Salesforce

Seit 2016 ist Salesforce führend bei der Vergabe von Auszeichnungen, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht - dank eines engagierten People Operations-Teams, das dafür sorgt, dass das Unternehmen die einzigartige Vision seiner Gründer nicht verliert: 

"Wir wollen eine andere Art von Technologieunternehmen schaffen. Ein werteorientiertes Unternehmen, das auf Vertrauen, Kundenerfolg, Innovation, Gleichberechtigung, Nachhaltigkeit und Verantwortung füreinander baut und unseren Gemeinden etwas zurückgibt."

Das Engagement des Software-Giganten für seine Mitarbeitenden spiegelt sich in seinen Werten wider: Er ermöglicht es jedem, ein Vorreiter zu sein, u. a. durch seine Kultur des "Success to Work from Anywhere", sein ehrenamtliches Engagement, seine Angebote für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und seine Möglichkeiten.

Das Unternehmen rangiert derzeit auf Platz zwei der Great Places to Work-Liste.

➡️ Schlussfolgerung

Das Lebenselixier eines jeden Unternehmens sind seine Mitarbeitenden. Sie bringen Innovationen hervor, entwickeln Lösungen, entwerfen Strategien, bauen Lösungen auf und treiben Organisationen voran. Um sie dabei zu unterstützen, die besten Versionen ihrer selbst zu werden, müssen Organisationen sie wie Kunden behandeln. Sie müssen respektiert, geschätzt und verehrt werden und dürfen nicht nur als Ressourcen behandelt werden. 

Der Wert der Mitarbeitenden steigt, wenn man in sie investiert und sie als das behandelt, was sie sind (ein Mensch).

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