"Man bekommt nie eine zweite Chance, um einen ersten Eindruck zu hinterlassen."
– Botany Suits
Effektives Onboarding ist Ihre Chance, einen guten ersten Eindruck bei neuen Angestellten zu hinterlassen. Tatsächlich sind 93 % der Beschäftigten der Meinung, dass ein effektiver Onboarding-Prozess entscheidend für die Mitarbeiterbindung ist.
Unternehmen mit guten Onboarding-Programmen verzeichnen ein 2,5 % höheres Umsatzwachstum und eine 1,9 % höhere Gewinnspanne als Unternehmen mit schlechten Onboarding-Verfahren. Zudem führt gutes Onboarding zu mehr Produktivität und schnellerem Wissenserwerb.
Trotzdem beenden 63 % der Unternehmen das Onboarding-Programm bereits nach dem ersten Monat. Überdenken Sie diesen Punkt, denn neue Angestellte benötigen acht Monate, um ihre volle Produktivität zu erreichen.
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HR-Fachleute sind sich einig, dass effektives Onboarding mindestens drei Monate dauert. Wichtiger als eine bestimmte Zeitspanne ist jedoch, dass der Onboarding-Prozess auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Angestellten zugeschnitten ist.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die optimale Onboarding-Dauer in für neue Talente in Ihrem Unternehmen ermitteln. Wir vermitteln Ihnen die Grundlagen, die Tricks und Best Practices für gelungenes Onboarding, damit Sie Ihre Angestellten auf Erfolgskurs bringen.
Die verschiedenen Onboarding-Phasen zu verstehen hilft Ihnen, eine gute Strategie zu entwickeln, um neue Talente zu engagieren, ihre Bindung an das Unternehmen zu verbessern und ihnen zu helfen, sich an die Unternehmenskultur und die Verfahren anzupassen. Werfen wir einen Blick auf die vier Phasen eines effektiven Onboarding-Prozesses.
In der Orientierungsphase werden die neuen Talente mit dem Unternehmen, der Führungsebene und mit ihren Teammitgliedern vertraut gemacht. Diese Phase vermittelt ein klares Bild davon, wofür Ihr Unternehmen steht. Auch werden in dieser Onboarding-Phase die Erwartungen, die Sie an das neue Teammitglied haben, definiert.
Die Orientierungsphase umfasst folgende Elemente:
Die erste Onboarding-Phase ist sehr flexibel. Zwar wird eine persönliche Einführung empfohlen, aber Sie können auch eine andere Strategien für die Orientierung im Unternehmen wählen. Nutzen Sie zum Beispiel Technologien wie AR und VR, um Ihre neuen Leute einzubinden und zur Erweiterung des Onboarding-Programms. Hier finden Sie 17 aufregende Ideen, um Onboarding unterhaltsam und kreativ zu gestalten.
Denken Sie daran, dass die erste Zeit im Unternehmen für die neuen Talente sehr wichtig ist. Schon ein kleiner Kommunikationsfehler oder ein Missverständnis kann Menschen an ihrer Entscheidung für das Unternehmen zweifeln lassen. Wenn Sie ihnen jedoch das Gefühl geben, willkommen zu sein und sie gut anleiten, werden die neuen Talente gerne zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen.
Vergewissern Sie sich auch, dass alle Beschäftigten den erforderlichen Papierkram erledigt haben, bevor sie zur nächsten Phase übergehen.
In dieser Phase werden die neuen Talente mit ihren täglichen Aufgaben vertraut gemacht und für eine langfristige Erfolgsgeschichte vorbereitet. Diese Phase ist eine sehr wichtige, da sie in direktem Zusammenhang damit steht, wie erfolgreich neue Teammitglieder in anderen Bereichen sein werden. Wenn Ihre Neuen eine genaue Vorstellung davon haben, was von ihnen erwartet wird, werden sie ihre Aufgaben mit mehr Selbstvertrauen erledigen.
Das Job Training beinhaltet folgende Punkte:
Personen, die eine formale Ausbildung erhalten, werden eher erfolgreich sein, da die Ausbildung zu einer besseren Arbeitsmoral und Leistung führt. Investieren Sie in diese Zeit! So machen Sie deutlich, dass Ihnen die Entwicklung Ihrer Angestellten am Herzen liegt – und sie werden motivierter arbeiten und sich mehr mit dem Unternehmen verbunden fühlen.
Nach 60 bis 120 Tagen nach dem Eintritt ins Unternehmen beginnt für die Beschäftigten die Übergangsphase.
In dieser Phase wird das neue Teammitglied unter der direkten Aufsicht des zugewiesenen Buddys oder Mentors in seine endgültige Funktion eingearbeitet. Neben dem direkten Supervisor sollten auch Führungskräfte Verantwortung für die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden übernehmen und sie in diesen Punkten schulen:
Führungskräfte können auch SMART-Ziele festlegen, um ihren Leuten zu veranschaulichen, wie Erfolg, Qualität und Produktivität im Unternehmen aussehen. Auch hier gilt, dass Sie die Erwartungen an die Arbeit so klar wie möglich formulieren sollten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die vierte Phase bildet die letzte und abschließende Phase des Onboardings. In dieser Zeit sollten Sie einen Langzeitplan für Ihre Talente erstellen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Neuen im Unternehmen eine kontinuierliche berufliche und persönliche Entwicklung durchlaufen. Dazu gehört, dass Sie Meilensteine festlegen und den Angestellten zeigen, wie sie einen positiven Beitrag für das Unternehmen leisten und sich beruflich weiterentwickeln können.
So können neue Teammitglieder und das Unternehmen persönliche und unternehmerische Ziele erreichen.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung umfasst folgende Elemente:
Wie bereits erwähnt, sind sich einstellende Führungskräfte und Personalverantwortliche einig, dass die Einarbeitung von Angestellten mindestens drei Monate dauern sollte. Ein bis zwei Wochen reichen wahrscheinlich nicht aus, um die Neuen einzuarbeiten und von ihnen viel Leistung zu erwarten.
Neue Teammitglieder fühlen sich wohl, wenn sie mit der Unternehmenskultur vertraut sind, die Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Technologien kennen und sich an die Lernerfahrung gewöhnt haben. Aus diesem Grund sollte Onboarding innerhalb des ersten Jahres kontinuierlich stattfinden.
Außerdem darf man nicht außer Acht lassen, wie verunsichernd es sich anfühlen kann, bei Null anzufangen.
Neue Angestellte müssen nicht nur das Team und die Führungskräfte kennenlernen und Papierkram ausfüllen, sondern sich auch an eine völlig neue Umgebung gewöhnen, herausfinden, wie alles funktioniert und ganz allgemein ihren Platz im Unternehmen finden.
Erscheint Ihnen ein Jahr für die Einarbeitung zu lang? Es gibt Personalverantwortliche, die der Meinung sind, dass Angestellte bereits in den ersten sechs Monaten im Unternehmen viel über ihre neue Aufgabe lernen und sich "wie zu Hause" fühlen können. Ziehen Sie in Erwägung, ein Entwicklungs- und Onboarding-Programm zu erarbeiten, das sich auf die ersten sechs Monate konzentriert. Es ermöglicht den Angestellten einen reibungslosen Übergang und befähigt sie, eigenständig zu arbeiten.
Die Entwicklung einer effektiven Onboarding-Strategie braucht Zeit. Doch wie finden Sie heraus, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Sollte Ihr Onboarding drei Monate, sechs Monate oder ein Jahr dauern?
Es gibt kein Schema F für den Onboarding-Prozess. Jedes Unternehmen und jeder Mensch ist einzigartig. Deshalb führt blindes Befolgen von Statistiken nicht zu effektivem Onboarding. Passen Sie den Prozess lieber auf der Grundlage bestimmter Faktoren an.
Der Sinn von Onboarding besteht darin, neuen Angestellten Klarheit zu verschaffen: Über ihre Aufgaben, wie sie diese auszuführen haben, was von ihnen erwartet wird, wem sie Bericht erstatten und wen sie um Hilfe bitten können. Auch müssen beim Onboarding die "unausgesprochenen Regeln" nahegebracht werden, die in der Regel Teil der Unternehmenskultur sind.
Dies geschieht in der Regel in den ersten 30 Tagen, kann aber auch länger dauern. Sie können Ihren Beschäftigten auch Vorlagen und Playbooks zur Verfügung stellen, um ein einheitliches und erfahrungsorientiertes Onboarding zu bieten.
Die Dauer des Onboardings hängt auch davon ab, ob es sich um interne Versetzungen oder externe Einstellungen handelt.
Je nach Größe Ihres Unternehmens kann sich die Kultur in den Abteilungen erheblich voneinander unterscheiden.Um zu vermeiden, dass sich eine innerhalb des Unternehmens versetzte Person wie ein Neuling fühlt, benötigen sie unterschiedliche Schulungs-, Feedback- und Sozialisierungssysteme für einen reibungslosen Übergang.
Geben Sie neuen Angestellten einen Überblick über die Mission und die Werte Ihres Unternehmens, stellen Sie ihnen Produkte und die Zielgruppe vor und erörtern Sie den Mehrwert Ihres Angebots. Ebenso wichtig ist es, sie mit der gesamten Organisationsstruktur, den Prozessen, Systemen, der Infrastruktur, den Einrichtungen, Tools und Schnittstellen vertraut zu machen.
Je komplexer die Informationen sind, desto länger dauert es, bis sich die Beschäftigten eingearbeitet haben.
Im Rahmen des Onboardings können Sie Ihren Beschäftigten Handbücher aushändigen oder ihnen Videos zeigen, um sie mit den Unternehmensrichtlinien vertraut zu machen.
Handbücher dienen zwar als praktischer Leitfaden und Nachschlagewerk für Unternehmensrichtlinien und interne Verfahren, sind aber nicht besonders ansprechend und unpersönlich.
Unser Gehirn erinnert sich besonders gut an visuelle Inhalte. Untersuchungen haben ergeben, dass 95 % der Menschen eine Botschaft verinnerlicht, wenn diese beispielsweise in Form eines Videos übermittelt wird. Nur 10 % merken sich die Message, wenn sie als Text vorliegt und gelesen werden muss. Die Einbeziehung von Videoschulungen in Ihr Onboarding-Programm macht also den gesamten Prozess ansprechender, nachhaltiger und auch kostengünstiger.
Onboarding ist kein transaktionaler Prozess. Es genügt nicht, neue Angestellte den notwendigen Papierkram ausfüllen zu lassen und ihnen das Personalhandbuch auszuhändigen.
Sie müssen auch die Beziehung zwischen den Teammitgliedern einbeziehen. Kümmern Sie sich um die neuen Angestellten, heißen Sie sie willkommen und geben Sie ihnen die erforderliche Unterstützung. Wenn neue Talente eine starke Beziehung zu ihren Teammitgliedern aufbauen, werden sie sich schnell an die Unternehmenskultur und die Abläufe gewöhnen.
Remote-Onboarding ist etwas herausfordernder als Onboarding vor Ort.
Beim Online-Onboarding haben Sie nur begrenzten Zugang zu den Neuen im Team. Sie können nicht einfach vorbeischauen und die fragen, wie alles läuft oder einzelne Schritte noch einmal spontan am Schreibtisch erklären.
Seien Sie besonders aufmerksam und geben Sie sich extra viel Mühe mit Ihren Teammitgliedern im Homeoffice. Stellen Sie sicher, dass sie beim Remote-Onboarding einen guten Start haben.
Im Gegensatz dazu ist das Onboarding vor Ort flexibler und praktischer. Sie können an der Körpersprache des neuen Teammitglieds erkennen, wie wohl es sich fühlt. Auch können Sie im Laufe des Tages nachsehen, wie es dem neuen Talent geht, um ihm den Übergang zu erleichtern.
Neue Angestellte müssen über nötiges Equipment und Zugänge zu Systemen verfügen, damit die Einarbeitung effektiv ist – insbesondere bei Remote-Arbeit oder in hybriden Teams.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Beschäftigten Schritt für Schritt in die Nutzung einer neuen Software einzuweisen. So wird sichergestellt, dass keine wertvolle Zeit für die Systemschulung verschwendet wird. Einige dieser Tools haben jedoch eine steilere Lernkurve, was sich wiederum auf die Dauer des Onboardings auswirkt.
Es gibt auch Technologien, die den Zeitaufwand für transaktionale Onboarding-Verfahren wie das Ausfüllen von Papieren, die Einrichtung von Accounts und die Erteilung von Berechtigungen verringern. Unternehmen, die derartige Technologien einsetzen, haben natürlich eine schnelleres Onboarding-Verfahren als Unternehmen, die darauf verzichten.
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess ermöglicht zudem Lernen auf höherem Niveau.
Ein umfangreiches Onboarding gibt neuen Angestellten mehr Zeit, um Informationen aufzunehmen und mehr Möglichkeiten, sich zusätzliche Fähigkeiten anzueignen, von denen Ihr Unternehmen profitiert. Sie können Ihre Beschäftigten auch in der Ausbildung von Soft Skills und technischen Fähigkeiten unterstützen, um ihre Weiterentwicklung zu fördern.
Ein weiterer Faktor, der sich auf die Dauer des Onboardings auswirkt, ist die Verfügbarkeit von Lernangeboten für Teams.
Ein großartiges Beispiel für gemeinsames Lernen ist die Zuweisung eines "Buddys" für neue Teammitglieder. Mit einem Buddy-Programm wird sichergestellt, dass neue Talente den Onboarding-Prozess nicht alleine durchlaufen müssen. Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, sich mit anderen Teammitgliedern zu verbinden, Erfahrungen auszutauschen und ihre Rolle innerhalb des Unternehmens zu verstehen.
Der letzte Faktor, der sich auf die Dauer des Onboarding-Prozesses auswirkt, ist auch der kniffligste: die Begeisterung Ihres neuen Talents für den neuen Job und für das Unternehmen.
Wenn Ihr Onboarding-Verfahren ausschließlich aus reinen Transaktionsprozessen besteht, wird diese wichtige Phase nicht die Mitarbeiterbindung fördern. Ist der Prozess hingegen kollaborativ und immersiv, werden sich Ihre neuen Talente begeistert auf das Unternehmen einlassen. Sie werden Spaß an ihrer Arbeit haben, sich dem Unternehmen verbunden fühlen und sich mehr Mühe geben.
Hier ist unsere Einschätzung dazu, wie lange Onboarding dauern sollte:
Die Dauer eines Onboarding-Prozesses hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Untersuchungen zeigen, dass Angestellte von längeren, strukturierten Onboarding-Prozessen stärker profitieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass sie durch den intensiveren Onboarding-Prozess länger brauchen, um produktiv zu werden.
Und zwar aus diesem Grund:
Die meisten Personalverantwortlichen konzentrieren sich auf die Kennzahl "Zeit bis zum Einstieg in den Job". Dabei sollte eine andere HR-Kennzahl im Fokus stehen: die "Zeit bis zur Produktivität".
Die Zeit bis zur Produktivität misst, wie lange es dauert, bis eine Person einsatzbereit ist und produktiv arbeitet. Sie gibt an, wie viel Zeit zwischen dem ersten Arbeitstag und dem Zeitpunkt vergeht, an dem voll produktiv gearbeitet und ein aktiver Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet wird.
Je kürzer die Zeit bis zur Produktivität ist, desto schneller ist natürlich auch Ihr Onboarding und umgekehrt.
Die Onboarding-Software von Zavvy rationalisiert und strukturiert das Onboarding. Sie stellt neuen Talenten die nötigen Tools und Vorlagen zur Verfügung, die sie für einen erfolgreichen Einstieg ins Unternehmen benötigen. So wird die Zeit bis zur Produktivität gestrafft und die Employee Experience verbessert. Lesen Sie in unserer detaillierten Fallstudie, wie wir Alasco dabei geholfen haben, die Zeit bis zur Produktivität um die Hälfte zu verkürzen.
Unserer Erfahrung nach dauert ein effektiver Onboarding-Prozess mindestens einen Monat und kann sich über sechs Monate erstrecken. In diesem Zeitraum endet meist auch die Probezeit und von den neuen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie mit voller Kapazität arbeiten.
Wir empfehlen dringend, regelmäßig persönliche Feedback-Sitzungen, Check-Ins und Scorecard-Reflexionen durchzuführen, nachdem die neuen Angestellten ihren dreimonatigen Meilenstein in Ihrem Unternehmen erreicht haben, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.
Im Folgenden finden Sie unsere Einschätzung, wie ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis aussehen sollte. Zu Ihrem besseren Verständnis haben wir den gesamten Prozess in vier verschiedene Zeitabschnitte eingeteilt.
Damit sich ein neues Teammitglied wohlfühlt und auf seinen ersten Arbeitstag vorbereitet ist, müssen Sie es in der Preboarding-Phase mit dem Unternehmen und der Unternehmenskultur vertraut machen.
Diese Phase konzentriert sich auf die erste Woche des neuen Talents im Unternehmen. Stellen Sie ihm das Team und das Büro vor und machen Sie es mit Ihren Geschäftspartner:innen, der Kundschaft und der Konkurrenz vertraut.
Diese Phase umfasst den ersten Monat von Angestellten im Unternehmen. Das Ziel ist es, neue Teammitglieder stärker einzubinden und produktiver zu machen. Geben Sie Ihnen häufig Feedback, um ihnen den Übergang zu erleichtern.
Diese Phase steht für den zweiten bis sechsten Monat im Unternehmen. In dieser Zeit finden regelmäßige 1:1-Gespräche und Feedback-Sitzungen statt. Diese sollen das neue Talent dazu motivieren, sich verstärkt für das Wachstum des Unternehmens einzusetzen. Fragen Sie Ihr neues Teammitglied zudem nach seinen Zukunftsplänen erfahren, um zu erfahren, ob diese mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen und wie man gemeinsam wachsen kann.
Am Ende der sechs Monate sollte Ihr Personal erfolgreich eingearbeitet worden sein. Natürlich kann der Prozess aufgrund der bereits erläuterten individuellen Faktoren kürzer oder länger ausfallen. Dieser Zeitplan stellt aus unserer Sicht jedoch die wichtigsten Meilensteine eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses dar.
96 % der Beschäftigten bei Mailchimp sagen, dass das Unternehmen ein großartiger Arbeitsplatz ist (verglichen mit 59 % der Beschäftigten in einem typischen US-Unternehmen). Das liegt vor allem daran, dass das Unternehmen seinen Onboarding-Prozess im Laufe der Jahre effektiv optimiert hat.
Mailchimp stellt jedes Jahr mehr als 200 neue Menschen ein und hat das Programm "Employee Integration Associates" ins Leben gerufen, um die Einarbeitung zu vereinfachen. Diese Associates sind dafür verantwortlich, die neuen Talente mit allen Ressourcen zu versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen und sollen ihnen das Gefühl geben, willkommen im Unternehmen zu sein.
Einige der Highlights dieses Programms sind:
Vor dem ersten Arbeitstag müssen alle Angestellten ein Formular ausfüllen, in dem sie Details wie Lieblingssnack und Lieblingsfarbe, Hobbys, etc. angeben. Die Führungskräfte schicken ihnen zudem Grußkarten, um eine persönliche Atmosphäre zu erzeugen.
Am ersten Tag erhalten die neuen Talente eine Führung durch das Hauptbüro und füllen anschließend sämtlichen Papierkram aus. Außerdem erhalten sie ihren Einarbeitungsplan für die Woche, der kostenlose Mittagessen, Abteilungsübersichten und Gespräche zur Erläuterung der Zielgruppe von Mailchimp vorsieht.
Jedem neuen Teammitglied wird mitgeteilt, was bis zum Ende der Woche von ihm erwartet wird. Dazu kann es gehören, ein allgemeines Verständnis für das Unternehmen und seine Funktionsweise zu erlangen, den Computer einzurichten oder sich mit dem Team zu treffen.
Darüber hinaus gehen die neuen Angestellten in der ersten Woche mit ihrem neuen Team zum Mittagessen und nehmen an informellen Treffen teil. Diese Unternehmungen helfen, das Eis zu brechen, so dass sie sich schneller und reibungsloser in das Unternehmen integrieren können.
Das kulturelle Onboarding bei Mailchimp findet in der ersten Woche persönlich statt. Das eigentliche Onboarding dauert jedoch drei Monate. Dadurch erhalten die Beschäftigten ein besseres Verständnis dafür, was das Team tut, welche Rolle sie spielen und wie sie ihre Arbeit effektiv erledigen können.
Ein weiterer Grund, warum das Onboarding bei Mailchimp so effektiv ist, ist die Tatsache, dass Führungskräfte immer offen für Feedback und Verbesserungsvorschläge sind, um die Onboarding-Erfahrung für die neuen Teammitglieder noch effektiver zu gestalten.
Bei einem guten Onboarding-Prozess geht es nicht darum, wie lange er dauert. Wichtiger ist, dass er effektiv und nachhaltig ist: Anstatt sich darauf zu konzentrieren, das Onboarding innerhalb einer bestimmten Zeit abzuschließen, sollten Sie herausfinden, was für Ihre Beschäftigten und Ihr Unternehmen am besten funktioniert.
Führende Unternehmen vertrauen auf unsere Onboarding-Software, um den internen Onboarding-Prozesse zu automatisieren. Mit Zavvy können Sie vielfältige und abwechslungsreiche Erfahrungen schaffen, die über E-Mails hinausgehen. Unsere Software bietet neuen Unternehmensangehörigen einen systematischen Überblick über alle benötigten Informationen und stellt ihnen schrittweise Elemente zur Verfügung, mit denen sie ihre Fortschritte messen können.
Das Endergebnis sind zufriedene Angestellte, weniger Aufwand und ein schnelleres und effektiveres Onboarding. Vereinbaren Sie noch heute Ihren Termin für eine Gratis-Demo!
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