“Die Kundschaft hat immer recht”, lautet ein Grundsatz, der auf dem Prinzip beruht, seinen Kunden und Kundinnen stets das beste Erlebnis bieten zu wollen. In den 90er- und frühen 2000er-Jahren war dies das gängige Motto der Geschäftswelt. Heute möchten immer mehr Unternehmen auch ihren Angestellten ein besonderes Arbeitserlebnis bieten. Dieses beginnt beim Preboarding und geht über in ein ansprechend gestaltetes Onboarding-Erlebnis. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Ansätze, um die Employee Experience stetig zu verbessern. Der Trend geht eindeutig von aufgabenbasierten Onboarding-Prozesses zum erfahrungsbasierten Onboarding-Erlebnis.

Anfangs verließen viele Unternehmen sich bei der Gestaltung der Onboarding-Prozesse auf ihre HR-Teams. Immer häufiger werden auch die Angestellten in die Gestaltung von Onboarding-Programmen einbezogen. Doch was hat zu diesem Umdenken geführt?

Traditionelle Onboarding-Programme haben eine Reihe von Herausforderungen mit sich gebracht. Diese lassen sich in ein paar Statistiken zusammenfassen:

Unser Experten-Team hat in unserem Artikel "65 Onboarding-Statistiken für HR-Manager" zahlreiche Informationen zu Onboarding-Prozessen zusammengestellt, um Ihnen einen umfangreichen Einblick zu verschaffen.

❓ Warum sind traditionelle Onboarding-Prozesse veraltet?

Ein effektives Onboarding vermittelt neuen Angestellten den ersten Eindruck eines Unternehmens. Damit dieser Eindruck von Dauer ist, ist es wichtig, dass sie Ihren Talenten alle notwendigen Tools und Informationen zur Verfügung stellen. So können sie sich intensiv in ihre neue Rolle und ins Unternehmen einarbeiten. 

Ein traditionelles Onboarding-Programm konzentriert sich auf die Ausgabe von Handbüchern und die Organisation von eintägigen Orientierungsveranstaltungen, die Themen wie diese behandeln:

• Vision, Mission und Unternehmensethik
• Richtlinien
• Erwartungen
• Notwendige Qualifizierungsmaßnahmen für die Entwicklung von Fähigkeiten

Was kann an diesem traditionellen Onboarding-Progress optimiert werden? Zum einen sind diese eher altmodischen Onboarding-Prozesse ausschließlich vom Standpunkt des Unternehmens aus konzipiert. Zudem handelt es sich um einen Top-down-Ansatz, der sich im Wesentlichen auf rechtliche Informationen, Dokumente und unüberschaubaren Papierkram konzentriert. Die Erfahrungen und Erwartungen der Angestellten werden bei dieser Art von Onboarding kaum berücksichtigt.

🏂 Was ist erfahrungsbasiertes Onboarding und wie funktioniert es?

 Um ihren Angestellten ein gutes Onboarding-Erlebnis zu bieten, sollten Unternehmen unbedingt ihr Silodenken ablegen. Holen Sie Ihre Talente ab, beziehen Sie sie ein – und arbeiten Sie gemeinsam statt einsam. Ein erfahrungsbasiertes Onboarding-Programm zeichnet sich unter anderem durch folgende Aspekte aus:

• Ein einladendes Erlebnis schaffen 
• Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Vernetzungsmöglichkeiten schaffen
• Regelmäßige Check-Ins und 1:1-Gespräche
• Aus dem Feedback der Angestellten lernen

Diese Liste stellt nur einen kurzen Überblick dar. Lassen Sie uns die einzelnen Phasen eines erlebnisorientierten Onboarding-Prozesses im Detail betrachten – vom Preboarding bis zur Unterstützung beim Einstieg eines neuen Unternehmensmitglieds in die neue Rolle. 

🛠 Wie baut man einen erfahrungsbasierten Onboarding-Prozess auf?

Phase 0: Preboarding

In dieser Phase des Prozesses sollte jeder Schritt darauf ausgerichtet sein, dass sich das neue Talent wohl fühlt und gut auf den ersten Tag im Unternehmen vorbereitet wird.

Eine halbe Woche vorher

• Willkommenspaket, E-Mails und eine persönliche Nachricht versenden
• Checkliste für benötigte Dokumente schicken

Fünf Tage vorher bis einen Tag vorher

• Über einen möglichen Dresscode oder die Arbeitskleidung informieren
• Die Büroordnung zukommen lassen
• Onboarding-Umfrage schicken
• Zeitplan für den ersten Tag mitteilen

Phase 1: Erste Onboarding-Woche

Die Motivation Ihrer Angestellten ist hoch, ebenso ihre Nervosität. Stellen Sie neue Talente den anderen Teammitgliedern vor und machen Sie sie mit der Unternehmensstruktur vertraut.

Tag 1

• Erinnerungen senden 
• Vermittlung der Unternehmenswerte und Kultur 
• Teammitglieder vorstellen

Tage 2 bis 5

• Erwartungen und KPIs festlegen
• Einen Buddy zuweisen
• Quiz, um die "Sprache Ihres Unternehmens" zu erklären
• 1:1-Gespräche führen
• Meetings und Verabredungen auf einen Kaffee vereinbaren
• Die Leistungen der ersten Woche reflektieren

Phase 2: Erster Onboarding-Monat

In dieser Phase arbeitet sich das neue Teammitglied langsam in die Abläufe Ihres Unternehmens ein. In dieser Zeit sollten Sie Ihrem neuen Teammitglied Aufgaben übergeben, die mehr Eigenständigkeit ermöglichen und das neue Talent in alltägliche Aufgaben einbeziehen.

Erster Monat

• Erklären Sie die Feedback-Struktur, alle Kanäle und schicken Sie Erinnerungen für To-dos und Termine
• Planen Sie Teamausflüge
• Aufgaben zuweisen
• Würdigen Sie kleine Erfolge
• Teilnahme an abteilungsübergreifenden Meetings planen
• Neue Ressourcen entdecken, Aufgaben weiterverfolgen
• Ziele setzen

Phase 3: Über das Onboarding hinaus

In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Personalentwicklung, der Planung regelmäßiger 1:1-Gespräche und dem Erfragen der Zukunftspläne Ihres neuen Talents.

Dritter bis sechster Monat

• Zielorientiertes Denken fördern
• Besondere Fähigkeiten entdecken
• Aktive Teilnahme an Besprechungen einleiten
• Monatliche Check-ins planen
• Projektverantwortung erteilen
• Um Feedback bitten
• Einen Entwicklungsplan erstellen
• Um Feedback zum Onboarding bitten

Um ein umfassendes Onboarding-Erlebnis bieten zu können, benötigen Sie eine zentrale Plattform, die wiederkehrende Prozesse automatisiert, ansprechende Inhalte bietet und neue Teammitglieder vollständig in Ihr Unternehmen integriert. Laden Sie unsere vollständige PDF-Checkliste für die Erstellung einzigartiger Erlebnisse für neue Talente herunter: 

⚙️ Wie kann man den Onboarding-Prozess für verschiedene Abteilungen anpassen?

Ein einheitliches Onboarding-Programm ist das Kernstück der Employee Experience. Um das Onboarding-Erlebnis zu einer nachhaltigen Erfahrung zu machen, muss Ihr Onboarding-Prozess auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt werden. 

Hier sind einige Impulse für abteilungsspezifisches Onboarding:

• Interessenspezifische Umfragen während des Preboardings starten
• Erläuterung von positionsbezogenen Aufgaben
• Fähigkeiten beurteilen
• Berufsspezifische Ziele formulieren
• Kurse zum Entdecken von Fähigkeiten und Schulungen organisieren
• Mit Teammitgliedern besprechen, wie man aufgabenbezogene Unterstützung bekommen kann
• Ergreifen von Maßnahmen zur Diagnose aufgabenspezifischer Probleme, Lösungsvorschläge anbieten
• 1:1-Gespräche mit der Teamleitung planen

Unser Artikel "Wie man ein effektives Onboarding für Ingenieure/Entwickler durchführt, um die Produktivität zu steigern" bietet einen umfassenden Überblick über Schritte, Tipps und bewährte Verfahren für das abteilungsspezifische Onboarding neuer Talente. 

🆚 Erfahrungsbasiertes Onboarding vs. aufgabenbasiertes Onboarding

Der Unterschied zwischen diesen zwei Formen des Onboardings liegt nicht in erster Linie in der Zielsetzung oder dem vermittelten Inhalt. Was ein erlebnisorientiertes Onboarding von einem aufgabenorientierten unterscheidet, ist die Art und Weise, wie es durchgeführt wird, wo der Schwerpunkt liegt und vor allem, wie ansprechend das Onboarding-Erlebnis gestaltet ist. 

💡 Tipps für das Onboarding-Erlebnis

#1 Angestellte sind der Mittelpunkt

Formulieren Sie die Frage "Wie kann ich den ganzen Papierkram auf einmal weitergeben?" doch in "Wie kann ich alle Informationen auf unterschiedliche Weise weitergeben, damit das neue Teammitglied sie behalten kann?" um. Eine einfache Änderung Ihres Konzepts kann darüber entscheiden, wie erfahrungsorientiert der Onboarding-Prozess im Unternehmen ist. 

#2 Erfahrung ist alles

Powerpoint-Präsentationen sind nicht nur veraltet, sondern auch eine der ineffektivsten Methoden, um Informationen zu vermitteln. Mit unseren Onboarding-Vorlagen können Sie Inhalte auf unkonventionelle Weise vermitteln, zum Beispiel durch Quiz, App-Integration wie Loom, Slack und Schulungsprogramme.

#3 Holen Sie Feedback ein

Unternehmen liegen mit ihrer Einschätzung, was Mitarbeitenden wirklich zugute kommen würde, häufig falsch. Was Sie als ein gutes Einarbeitungskonzept wahrnehmen, muss nicht unbedingt der beste Onboarding-Prozess sein. Bitten Sie neue Talente am Ende der ersten Woche oder des ersten Monats immer um ehrliches Feedback. Dafür können Sie Umfragen machen, Slack-Formulare verschicken oder 1:1-Gespräche führen. 

Auf diese Weise erhalten Sie wichtige Einblicke in die Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden und in das, was sie sich von Ihrem Onboarding-Programm wirklich erhoffen.

#4 Onboarding-Erlebnis individuell gestalten

Ein Beispiel: Eine Person, die Software entwickelt, hat während der Onboarding-Zeit andere Bedürfnisse als beispielsweise ein Social-Media-Manager. Angefangen bei unterschiedlichen Weiterbildungsprogrammen, technik, Zugang zu Accounts bis hin zu Software und Tools – deshalb sollte das Onboarding-Erlebnis individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Talents angepasst werden.

Auch wenn das Ziel ein einheitlicher Onboarding-Prozess im Unternehmen ist, haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Schritte an die Aufgabenfelder des neuen Teammitglieds anzupassen.

#5 Organisieren Sie Programme zur Talent-Vernetzung

Programme zur Vernetzung der Mitarbeitenden stehen an erster Stelle, wenn es darum geht, die Beziehungen zwischen Ihren Beschäftigten zu stärken. 

Organisierte Treffen oder Calls dienen nicht nur dazu, Ihre Teammitglieder miteinander bekannt zu machen. Ihre Talente können sich bei den Verabredungen intensiv austauschen und proaktiv an Projekten arbeiten. Dieser Austausch bringt Ihre Angestellten einander näher und stärkt den Zusammenhalt. Die Einführung von Programmen wie "Walk & Talk" oder "Meet-up-Rituale" eignen sich ideal, um einen Raum für Ihre Beschäftigten zu schaffen, in dem sie miteinander reden, auf kreative Ideen kommen oder mögliche Konflikte lösen können. 

Jetzt lesen: So verbinden Kickstarter, Zavvy und Hootsuite ihre Mitarbeitenden

#6 Kommunizieren Sie

Wir alle wissen, dass ein effektiver Onboarding-Prozess nicht am ersten Tag endet. Er erstreckt sich über einen Zeitraum von einer Woche bis zu sechs Monaten. Während dieser Zeit ist es wichtig, viel mit den neuen Talenten zu kommunizieren, um sie in die täglichen Abläufe und aktuellen Projekte einzubinden. Dadurch fühlen sie sich willkommen im Unternehmen, sind weniger unsicher und werden ermutigt, ihre Fragen zu stellen. 

➡️ Fazit

Der erste Schritt besteht nicht darin, ein erfahrungsorientiertes Onboarding-Programm anzubieten. Zunächst ist es wichtig, die Lücken in Ihrem derzeitigen Onboarding-Prozess zu erkennen und herausfinden, an welcher Stelle Sie überflüssige Schritte durch Automatisierung ersetzen und Raum für sinnvolle Erfahrungen schaffen können. 

Wenn Sie noch kein strukturiertes Onboarding-Programm haben, sollten Sie zunächst damit beginnen, auf die Probleme Ihrer Angestellten einzugehen. So finden Sie heraus, wie Sie die Employee Experience verbessern können. Ein gelungenes Onboarding-Programm hebt Ihre Unternehmenskultur auf ein höheres Level. 

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Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess gemeinsam mit Ihren Angestellten gestalten, fühlen diese sich gestärkt und wertgeschätzt – und sie haben die Möglichkeit, ein Onboarding-Programm mitzugestalten, das wirklich ihren Bedürfnissen entspricht. Erlebnisorientiertes Onboarding ermöglicht ein besonders effektives Onboarding-Erlebnis, das ihre Angestellten schnell und nachhaltig zusammenwachsen lässt.

Rein aufgabenbasierte Prozesse können die Begeisterung neuer Teammitglieder mindern. Die Einbindung unserer Onboarding-Tools ermöglicht es Ihnen, über die aufgabenbasierte Onboarding-Methode hinauszugehen. Sprechen Sie mit einem Profi aus unserem Experten-Team und fordern Sie eine Kurz-Demo an oder buchen Sie eine kostenlose Beratung!