Wenn Sie in der Personalleitung eines wachsenden Unternehmens arbeiten, dann erscheint es Ihnen vielleicht oft so, als ob die Arbeit immer mehr wird:

Die Onboarding-Aufgaben häufen sich, sei es im Bereich der Dokumentation, dem Versenden von Erinnerungen oder der Beantwortung allgemeiner Fragen. Im Wettlauf mit der Zeit bleiben Dinge gerne mal auf der Strecke und auch die Erfahrung der neuen Mitarbeitenden leidet.

Da es sich vor allem um wiederkehrende Aufgaben handelt, gibt es eine gute Möglichkeit, den Arbeitsaufwand zu minimieren und Prozesse zu vereinfachen, während gleichzeitig die Effizienz, Qualität und ein reibungsloser Ablauf für neue Mitarbeitende sichergestellt wird. Wie das funktionieren soll? Durch automatisierte Onboarding-Prozesse! Sie sind ein konsistenter, zeitsparender und sehr guter Weg, um neue Teammitglieder zu begrüßen und langfristig an das Unternehmen zu binden.

Um Ihnen den Einstieg in die Automatisierung Ihrer Onboarding-Prozesse zu erleichtern, finden Sie hier ein paar Tipps und Strategien, die Sie dabei im Kopf haben sollten.

Was ist automatisiertes Onboarding? 

Beim automatisierten Onboarding geht es darum, eine Struktur in den Prozess zu bringen, die neue Mitarbeitende effizient und stressfrei durch jeden Schritt Ihres Onboarding-Programms führt – ohne jeglichen manuellen Aufwand. Das erfordert das einmalige Aufsetzen von Prozessen wie einer Schulung für neue Mitarbeitende, das Versenden von Erinnerungen, die Verbindung mit Kolleg*innen und vieles mehr. 

Von einem automatisierten Onboarding profitiert nicht nur Ihre Personalabteilung durch eine enorme Zeitersparnis. Auch für Ihre neuen Talente wird die Einarbeitungszeit angenehmer und effizienter – was für einen positiven ersten Eindruck sorgt. Angesichts dieser Vorteile betrachten viele neu Eingestellte einen automatisierten Prozess sogar als eine besonders persönliche und bei Problemen zielführende Option.

Manuelles vs. automatisiertes Onboarding

Viele Unternehmen arbeiten auch heute noch mit manuellen, auf vielen Dokumenten basierenden Prozessen für wichtige Arbeitsabläufe. Das verlangsamt die Zeit bis zur Produktivität von neuen Mitarbeitenden und das allgemeine Wachstum erheblich. Hier sind einige weitere Herausforderungen, die bei der manuellen Einarbeitung drohen:

• Das Onboarding-Programm wirkt „zerstückelt”
• Weniger Kontrolle über Einstellungs- und Rekrutierungsprozesse
• Verwirrung im Kommunikationsprozess zwischen den Abteilungen
• Zeitaufwändige und fehleranfällige Prozesse

Das automatisierte Onboarding ist mit einer Intelligenz ausgestattet, die „Hilfe zur Selbsthilfe” bietet. Auf jeden dieser Vorzüge und einige weitere werden wir später in diesem Artikel näher eingehen. Hier sind vorab einige der wichtigsten Vorteile in Kurzform:

• Bietet Ihren Mitarbeitenden schnellere Lösungen 
• Reduziert Support-Anfragen für Ihr Team 
• Spart Zeit, manuelle Arbeit und Kosten
• Mehr Möglichkeiten, menschliche Beziehungen zu schaffen
• Automatische Verfolgung von absolvierten Pflichttrainings

Welche Möglichkeiten der Automatisierung in Ihrem Onboarding-Prozess haben Sie?

Heißen Sie neue Mitarbeitende mit dem besten Onboarding-Erlebnis in Ihrem Unternehmen willkommen! Um den Erfolg zu maximieren, führen bereits einige Organisationen Automatisierungen in ihre Onboarding-Prozesse ein, die für eine angenehme Erfahrung und einen guten Informationstransfer sorgen.

SHRM empfiehlt Unternehmen, sich an den vier Cs eines automatisierten Onboarding-Prozesses zu orientieren:

• Compliance: Information der neuen Mitarbeitenden über Rechtliches, Richtlinien und Vorschriften. 
• Clarity (Klarheit): Sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ihre neue Rolle und alle arbeitsplatzspezifischen Erwartungen verstehen.
• Culture (Kultur): Sicherstellen, dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, sich mit der Kultur des Unternehmens zu identifizieren – sowohl formell als auch informell.
• Connection (Verbindung): Schaffung von Möglichkeiten zur Entwicklung bedeutungsvoller Beziehungen zwischen neuen und bestehenden Mitarbeitenden.

"Wenn digitales Onboarding in der Einstellungsphase eingesetzt wird, sind neue Mitarbeitende in den ersten Wochen ihrer Tätigkeit produktiver."
- Talent Board North American Candidate Experience Research Report

Diese Ergebnisse decken sich übrigens mit den Erfahrungen bei Alasco, die die Zeit zur Produktivität halbiert haben.

Die Digitalisierung Ihres Onboardings ist nur der Anfang. Sie müssen die Prozesse automatisieren, um von den Vorteilen zu profitieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit Zavvy automatisierte Prozesse in Ihrem Onboarding integrieren können:

• Automatisches Ausfüllen/Aktualisieren von Dokumenten: Vom Onboarding bis zum Offboarding und allem, was dazwischen liegt, können Personalverantwortliche diesen Teil ihrer Aufgaben durch das Automatisieren wiederkehrender Formalitäten beschleunigen. Dazu gehört auch der Austausch von notwendigen Dokumenten für Genehmigungen, Verträge und Unterschriften. Zum sicheren Speichern von unterzeichneten Verträgen können Apps wie DocuSign oder eine Cloud-Speicher-App wie Box integriert werden.
• Automatisieren Sie persönliche Kontakte: Ernennen Sie automatisch Onboarding-Buddys, damit sich neue Mitarbeitende an ihrem ersten Tag willkommen fühlen. Mit Zavvy können Sie diese persönliche Erfahrung ausweiten, indem Sie „Walk and Talks" und „Coffee Dates" initiieren und Neuankömmlinge mit dem Rest Ihres Teams auf Slack verbinden.
• Binden Sie neue Mitarbeitende mühelos in Onboarding-Workflows ein: Ganz gleich, ob Sie Ihr neues Teammitglied in ein laufendes Projekt einbinden oder es in ein neues einweisen möchten, die Automatisierung dieses Prozesses spart Ihnen Zeit und versorgt neue Mitarbeitende mit allen notwendigen Informationen – und das in einem Schritt. Auf diese Weise können sie effizienter zu den Zielen Ihres Teams beitragen und fühlen sich direkt enger mit ihren Rollen verbunden.
• Erstellen Sie automatisch Konten für neue Benutzer*innen: Es ist wichtig, dass Ihre neuen Mitarbeitenden so früh wie möglich auf ihre Konten zugreifen können. Das hilft ihnen, vom ersten Tag an loszulegen. Mit Zavvy können Sie ganz einfach Konten synchronisieren und Social-Media- und IT-Manager*innen sowie Ihrem Vertriebspersonal Zugriff auf ihre jeweiligen Konten gewähren.
• Trainieren Sie Ihre Mitarbeitenden per Autopilot: Trainings und Lernen gehören zum kontinuierlichen Prozess in der Personalentwicklung. Es ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ineffizient, alle Mitarbeitenden einzeln und manuell durch dieselben Tools zu führen. Sie können diesen Prozess automatisieren, indem Sie Ihr Trainingsprogramm einmal aufzeichnen und es bei Bedarf für neue Mitarbeitende freigeben. So können sie in ihrem eigenen Tempo und mit ihrer eigenen Kapazität lernen.
• Automatisiertes Tracking: Das Onboarding von Mitarbeitenden ist kein einmaliger Prozess. Um sicherzustellen, dass neue Teammitglieder effizient aufgenommen werden, müssen sie regelmäßig überprüft werden. Um diese Aufgabe zu vereinfachen, können Sie mit Zavvy automatische Erinnerungen planen, um die individuellen Fortschritte Ihrer neuen Talente zu verfolgen und die kontinuierliche Einhaltung der Vorgaben zu gewährleisten.
• Automatisiertes Feedback: Damit alle Mitarbeitenden in ihren Rollen über sich hinauswachsen können, müssen sie wertvolles Feedback erhalten. Nutzen Sie die Vorlagen von Zavvy, mit denen Sie persönliche Termine für Feedbacks und Reflexionen planen können.
• Willkommenspaket: Verwenden Sie automatisierte Formulare, um weitere Informationen von Mitarbeitenden zu erfassen, z. B. Kleidergrößen, bevorzugte Stile, Snack-Optionen für Firmengeschenke, die Bestätigung von Visitenkartendaten und vieles mehr. Mithilfe solcher automatisierten Formulare können Sie alle Daten im Voraus erfassen, sodass es für Sie ein Leichtes sein wird, neuen Mitarbeitenden an ihrem ersten Tag das perfekte Willkommenspaket zu überreichen. 

Vorteile des automatisierten Onboardings

1. Gewährleistet eine schnellere Dokumentation

Mit der Automatisierung können Sie mit dem Dokumentationsprozess noch vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Teammitglieds beginnen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, mehr Zeit in Einführungen, persönliche Gespräche und den Aufbau von Beziehungen zu ihren Kollegen zu investieren. 

Je weniger sich neue Mitarbeitende mit lästiger Bürokratie herumschlagen müssen, desto mehr Zeit haben sie, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Sie können Tools wie DocuSign, Box und andere Software verwenden, um Begrüßungspakete mit allen Dokumenten wie zum Beispiel Verträgen, Handbüchern oder Richtlinien zu erstellen. Neue Teammitglieder können sie im Vorfeld durchgehen und eventuelle Unklarheiten vor Arbeitsantritt beseitigen. 

2. Ermöglicht die automatische Erfassung von Personaldaten

Ein automatisierter Onboarding-Prozess ermöglicht es Ihnen, alle erforderlichen Daten von neuen Talenten automatisch zu erfassen, etwa Gehaltsabrechnungen, ausstehende und angesammelte Urlaubstage oder den Arbeitsort. 

Automatische Aktualisierungen dieser Informationen in einem Ihrer Datensysteme wie ERP oder einer Buchhaltungssoftware vermeiden menschliche Fehler. Sie ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf genaue Berichte über die demografischen Daten, den Personalbestand und den beruflichen Werdegang Ihrer Mitarbeitenden zu erstellen.

3. Beschleunigt die Kontaktaufnahme mit neuen Teammitgliedern

40 % der neu eingestellten Mitarbeitenden geben an, dass es zu lange dauert, bis sie eine Antwort von der Personalabteilung erhalten. Das passiert, wenn die HR-Teams zu sehr mit der Verwaltung von Papierkram und anderen überflüssigen Aufgaben beschäftigt sind. Die Automatisierung dieser Prozesse schenkt ihnen wertvolle Zeit, so dass sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: die Kontaktaufnahme mit neuen Talenten und die Bereitstellung von hilfreichen Ressourcen.

Durch die Automatisierung können Ihre Personalverantwortlichen also mehr Zeit für wichtige Aufgaben aufwenden, dazu zählt allen voran die schnelle Beantwortung von Fragen neuer Teammitglieder. Aber auch für den Ausbau der Outbound-Kommunikation oder die Einrichtung eines FAQ-Verzeichnisses könnte beispielsweise Zeit gewonnen sein.

4. Erleichtert ein perfektes Willkommen

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Arbeitgeber entwerfen heute maßgeschneiderte Willkommenspakete, um neue Talente an sich zu binden. Die Automatisierung kann bei der Erstellung von perfekten Firmenpaketen eine große Hilfe sein. Wie das? Ganz einfach: Mit automatisierten Systemen wie Webformularen können Sie einfach wie nie Informationen über Ihre neuen Teammitglieder erfassen, z. B. Kleidergrößen, bevorzugte Stile, Angaben zu einer individuellen Anpassung der Büroausstattung und vieles mehr. 

So sind Sie für den ersten Tag Ihres neuen Teammitglieds bestens gerüstet – alle Geschenke und Pakete für einen guten und  bleibenden ersten Eindruck können reibungslos erstellt werden.

5. Ermöglicht einen stärkeren Fokus auf menschliche Interaktion

Es gibt einen Grund, warum 72 % der Mitarbeitenden sagen, dass persönliche Gespräche mit ihren Vorgesetzten ein wichtiger Teil des Einführungsprozesses sind. Diese Unterhaltungen helfen ihnen, Klarheit über Rollen zu gewinnen, sinnvolle Beziehungen aufzubauen und Erwartungen zu formulieren. 

Die Onboarding-Automatisierung erleichtert all das, indem beispielsweise Bürobesichtigungen, Orientierungs- und Trainingseinheiten oder etwa auch ein Termin für ein professionelles Portraitfoto für neue Mitarbeitende automatisch geplant werden. 

6. Automatisiert die Anmeldung zu Benefit-Programmen

Großzügige Sozialleistungen sind für die Gewinnung und Bindung neuer Talente unerlässlich geworden. Laut Glassdoor's 2015 Employment Confidence Survey geben etwa 60 % der Befragten an, dass Sozialleistungen und Vergünstigungen ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung sind, ob sie ein Stellenangebot annehmen.

Daher ist eine E-Mail am ersten Tag, in der Sie neuen Teammitgliedern Ihr Leistungspaket erläutern, mitunter entscheidend. Durch einen automatisierten Prozess stellen Sie sicher, dass das niemals untergeht. In die E-Mail gehören Anleitungen, wie man Firmenrabatte, Benefits für Pendler*innen und Mitgliedschaften aktiviert, aber auch Infos zu Gesundheits- und Zahnbehandlungsplänen – eben alles, was man zum Leistungsangebot Ihres Unternehmens wissen muss.

Auch wenn es für diese Programme unterschiedliche Verwaltungssysteme gibt, kann ein automatisierter Prozess sie alle auf einer Plattform zusammenführen.

7. Gibt Ihnen wertvolles Feedback

Das rechtzeitige Einholen von Feedback Ihrer Mitarbeitenden gibt Ihnen wertvolle und aufschlussreiche Einblicke in Ihr bestehendes Onboarding-Programm. Automatisieren Sie diesen Prozess, indem Sie Umfragen an neue Teammitglieder nach dem 1., 30. oder dem 90. Tag Ihres Onboarding-Programms versenden. Das hilft Ihnen nicht nur dabei, einen reibungslosen Ablauf zu gewähren, sondern ermöglicht es Ihnen auch, alle Probleme schnell zu identifizieren. Viele Unternehmen setzen heute künstliche Intelligenz mittels KI-Software ein, die Probleme vorhersagen, erkennen und beheben kann, noch bevor sie auftreten. 

Automatisierte Onboarding-Tools von Zavvy

Automatisierung ist kein neues Konzept – wir alle haben schon unsere Erfahrungen mit automatischen Erinnerungen und Chatbots gemacht. Aber um ein intuitives Onboarding-Erlebnis zu bieten, braucht es mehr als das. Sie müssen immer wieder mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren, um herauszufinden, was fehlt, was improvisiert oder vereinfacht werden kann, um eine wirklich gute Onboarding-Erfahrung zu bieten. 

Bei der Mitarbeiter Onboarding Software von Zavvy sind die Vorlagen genau auf Ihre Onboarding-Ziele zugeschnitten. Sie können entweder in wenigen Minuten Ihre eigene Vorlage erstellen oder aus unserer wohlüberlegten Zusammenstellung an Vorlagen auswählen. Sie sind benutzungsfreundlich, anpassbar und ermöglichen es Ihnen, Ihren Mitarbeitenden schnellere Lösungen anzubieten – ohne, dass die Nutzungsfreundlichkeit leidet.

Hier sind einige beliebte Vorteile der Onboarding-Tools von Zavvy:

1. Vereinfachen Sie Ihre Pre-Boarding-Workflows

Sobald Ihr neues Talent das Jobangebot angenommen hat, können Sie unsere Automatisierungsplattform nutzen, um Aktionen wie diese auszulösen:

• Benachrichtigen Sie die IT-Abteilung, um ein Nutzungskonto einzurichten (insbesondere für soziale Medien und IT-Manager*innen/Vertriebspersonal)
• Senden Sie eine Willkommens-E-Mail, in der Sie die Vorteile, die Kultur und die Richtlinien des Unternehmens erläutern.
• Benachrichtigen Sie eine Person, die ein Willkommenspaket verschickt.
• Initiieren Sie, dass Teamkolleg*innen schon mal ihre Kalender blocken.
• Verfolgen Sie den Preboarding-Prozess und sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zur Onboarding-Phase .

2. Sofortige Integration von Anwendungen

Kommunikations-Apps wie Slack, Teams oder Notion machen die Remote-Arbeit viel leichter möglich. Automatisieren und rationalisieren Sie Ihren Kommunikationsprozess, indem Sie Menschen miteinander verbinden, egal wo sie sind. Durch die Integration von Apps wie Microsoft Teams oder Slack können Sie:

• neue Mitarbeitende automatisch zu einem Onboarding-Kanal hinzufügen
• bedeutungsvolle Konversationen fördern
• stückweise Informationen sowie Aufgaben und Erinnerungen senden
• neue Teammitglieder mit ihren Onboarding-Buddys verbinden und beide benachrichtigen
• Orientierungs-/Onboarding-Meetings planen
  

Haben Sie bereits wertvolle Inhalte wie zum Beispiel Unternehmensvideos, Dokumente und mehr? Großartig!

Automatisierung bedeutet auch die Integration von Inhalten aus verschiedenen Quellen an einem zentralen Ort.

• Verbinden Sie Tools zur Videoerstellung wie Loom, Vimeo oder Youtube, um Ihre Lernreisen ansprechender zu gestalten.
• Binden Sie Quizze oder Umfragen von Anbietern wie Typeform oder Google Forms ein.
• Zeigen Sie Ihre Präsentationen, Tabellenkalkulationen und andere Produktivitätssuiten direkt aus Google Drive oder Sharepoint/OneDrive an.
• ...

Und ja, Sie können auch Ihre lustigen GIFs, Bilder und Emojis integrieren!

3. Neue Teammitglieder durch regelmäßige Treffen schneller integrieren

Nehmen Sie Ihren neuen Mitarbeitenden die Angst vor den ersten Wochen, indem Sie bei einem Mittagessen oder einer Tasse Kaffee Zeit mit Ihnen verbringen. Das kann persönlich oder virtuell über Microsoft Teams bzw. Zoom geschehen. Nutzen Sie unsere Vorlagen, um diesen Prozess für Ihr gesamtes Team zu automatisieren. Es ist ganz einfach:

• Bringen Sie automatisch Personen nach dem Zufallsprinzip oder anhand von Kriterien zusammen. Benachrichtigen Sie beide über Slack/Teams/Mail und helfen Sie ihnen, ein Treffen zu vereinbaren.
• Optional erhalten sowohl das neue als auch das bestehende Teammitglied Gutscheine für Restaurants oder Lieferdienste für Essen. 

Weitere Informationen zu diesen Programmen finden Sie in unserem Website-Bereich über Meet-Up-Routinen.

4. Versenden von Quizzen und Umfragen

Umfragen sind eine effektive Strategie zur Verbesserung Ihres Onboarding-Programms. Sie ermöglichen es Ihnen zu verstehen, wie Ihre Mitarbeitenden den Einführungsprozess betrachten und meistern. Sie können durch Umfragen auch andere Informationen über die neuen Kolleg*innen erfahren, was Ihnen wie bereits weiter oben erwähnt zum Beispiel dabei hilft, ein maßgeschneidertes Firmenpaket zu erstellen. Auf der anderen Seite sind Quizze eine großartige Möglichkeit, das Lernen einfach und unterhaltsam zu gestalten.   

• Versenden Sie automatische Umfragen an neue Mitarbeitende, um ihre Vorlieben für Firmengeschenke zu erfahren 
• Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn das neue Teammitglied den 1., 30. oder 90. Tag des Onboardings hinter sich gebracht hat, um Feedback-Formulare zu verschicken
• Senden Sie automatische Erinnerungen für Schulungen, Quizze etc.

Ist die Automatisierung das Ende der menschlichen Interaktion?

Wenn Sie an automatisierte Prozesse denken, stellt sich Ihnen vielleicht die Frage, ob diese dazu führen, dass wir uns von anderen Menschen isolieren. Sie fragen sich womöglich, ob sie menschliche Interaktionen einschränken, besonders in Zeiten der Remote-Arbeit.

Folgendes könnte Sie überraschen: Entgegen der verbreiteten Meinung schafft die Automatisierung tatsächlich mehr Möglichkeiten für Menschen, miteinander in Kontakt zu treten und Beziehungen aufzubauen. Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess automatisieren, werden die meisten einfachen Fragen und Aufgaben automatisch erledigt.

Durch die Automatisierung werden die Personalverantwortlichen in Ihrem Unternehmen von überflüssigen Verwaltungsaufgaben entlastet, so dass sie ihre wertvolle Zeit verstärkt damit verbringen können, komplexe Fragen im direkten Austausch zu klären und mehr mit neuen Talenten zu kommunizieren. Kurz: Ihr HR-Team kann sich auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind. 

Wenn Sie Ihr Onboarding mit Zavvy automatisieren, werden Ihre neuen Talente in den ersten Wochen produktiver sein. Sie werden weniger Zeit mit dem Abarbeiten von Bürokratie verbringen und mehr Zeit damit, ihre Kolleg*innen bei einem Kaffee, einer Büroführung oder zwischen zwei Meetings kennenzulernen. 

Vereinbaren Sie eine Demo mit einem/einer unserer Expert*innen und sehen Sie sich Ihre automatisierten Onboarding-Prozesse in Aktion an!