Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist entscheidend dafür, dass sich neue Mitarbeitende in ihrer neuen Rolle sicher fühlen und deren Bindung an das Unternehmen und ihr Engagement verbessert werden.
Aber das wissen Sie ja bereits. Was Sie wissen möchten, ist, wie Sie die Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden verbessern können. Oder wie Sie einen guten Onboarding-Plan erstellen können, wenn Sie noch keinen haben.
Die Antwort auf die Frage nach mehr sozialer Integration ist die Durchführung von Meetings.
Und wie? Persönliche oder virtuelle Einführungsgespräche tragen dazu bei, die soziale Integration zu stärken und den neuen Mitarbeitenden ein besseres Gefühl für die Arbeit zu vermitteln. Bei diesen Treffen können neue Mitarbeitende ihren Papierkram erledigen, sich mit ihren Kollegen bekannt machen und verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Wenn Sie das richtig machen, können Sie viel erreichen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden erstellt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Einführungsgespräche Ihr Onboarding-Prozess beinhalten sollte, um Ihre neuen Mitarbeitenden einzubinden.
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Mitarbeitenden-Onboarding bezieht sich auf strategische Aktivitäten, die darauf abzielen, neue Mitarbeitende in das Unternehmen und seine Kultur zu integrieren. Dazu gehört, dass neue Mitarbeitende Zugang zu Tools und Informationen erhalten, die ihnen helfen, ihre Aufgaben selbstbewusst und produktiv zu erledigen.
Personal-Fachkräfte sind sich einig, dass ein effektives Onboarding mindestens drei Monate dauern sollte. Wir bei Zavvy sind der Meinung, dass Ihr Onboarding-Prozess auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihre Mitarbeitenden zugeschnitten sein sollte.
Dieser Prozess sollte verschiedene Onboarding-Meetings umfassen, um das Beste aus Ihren neuen Mitarbeitenden herauszuholen, die sich auf die vier Hauptphasen des Onboardings verteilen: Orientierung für neue Mitarbeitende, Rollentraining, Rollenübergang und kontinuierliche Entwicklung.
Vor diesem Hintergrund wollen wir uns die Onboarding-Meetings ansehen, die stattfinden sollten, um ein großartiges Onboarding-Erlebnis zu bieten.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Erster Tag
Das Orientierungs-Meeting konzentriert sich auf die neuen Mitarbeitenden während ihres ersten Tages oder ihrer ersten Woche im Büro. So können Sie die Erwartungen steuern und Ihren neuen Mitarbeitenden allgemeine Unterstützung und Beruhigung bieten, damit sie sich in der neuen Umgebung wohl fühlen.
Führen Sie die Mitarbeitenden durch das Büro und geben Sie ihnen einen realistischen Einblick in die Arbeit, um Missverständnisse zu vermeiden und unrealistische Erwartungen zu bremsen. Geben Sie den Mitarbeitenden während des Orientierungs-Meetings Zugang zu Hard- und Software, die sie für ihre Arbeit benötigen. Erklären Sie, wie sie die Software nutzen können, um Ängste und Unsicherheiten zu beseitigen.
Wenn Sie ein gemischtes Arbeitsumfeld haben, sollten Sie gleich zu Beginn klare Erwartungen an die Mitarbeitenden stellen, die sowohl vor Ort als auch remote arbeiten. Eine abteilungsübergreifende Koordination ist ebenfalls wichtig, um verwaltungstechnische Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende das, was sie brauchen, dort vorfinden, wo sie es brauchen, und generell alles Benötigte vorfinden, um vom ersten Tag an produktiv zu sein.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Innerhalb der ersten drei Tage
Planen Sie ein Treffen für neu eingestellte Mitarbeitende, damit sie die anderen Teammitglieder kennenlernen und Kontakte knüpfen können. Sie können sich zwar für einen formellen Rahmen entscheiden, wir empfehlen jedoch, eine zwanglosere Umgebung zu schaffen, in der die Teams Kontakte knüpfen können. Die Organisation eines Teamessens oder einem After-Hour-Event nach Feierabend ist ein bewährter Rahmen für ein zwangloses Kennenlernen des Teams.
Sorgen Sie dafür, dass der Rest Ihrer Belegschaft weiß, wann neue Mitarbeitende eintreffen, und ermutigen Sie sie, ein paar schöne Stunden zu planen. Sie können auch lustige Spiele veranstalten, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Spielen Sie z. B. Fotojagd, bei der Sie den neuen Mitarbeitenden Bilder ihrer Kollegen zusammen mit einer Liste von Namen geben, die sie zuordnen müssen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wiederkehrenden wöchentlichen Treffen
Das Onboarding ist gleichermaßen aufregend und stressig, aber ein effektives Onboarding-Buddy-Programm kann dem neuen Mitarbeitenden die meisten Ängste nehmen und eine positive und produktive Erfahrung mit Ihrem Unternehmen gewährleisten.
"Buddies" sind Kolleg:innen, die neuen Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum zur Seite stehen, damit sie sich in der brandneuen Unternehmenskultur wohl fühlen. Alternativ können Sie Ihren neuen Mitarbeitenden auch Mentoren zur Seite stellen. Bei den Mentoren handelt es sich nicht um Kolleg:innen oder erfahrene Mitarbeitende des Unternehmens, die für die kurz- und langfristige berufliche Entwicklung der neuen Mitarbeitende verantwortlich sind.
Planen Sie persönliche Treffen mit dem Mentor oder Buddy des neuen Mitarbeitenden, um ihn mit der Arbeitsweise Ihres Unternehmens vertraut zu machen und ihm hilfreiches Feedback zu geben, damit er seine Arbeit besser erledigen kann.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wiederkehrenden monatlichen oder halbjährlichen Treffen
Je nach Größe Ihres Unternehmens haben neue Mitarbeitende möglicherweise keinen regelmäßigen Zugang zu Ihrem CEO oder Ihrem Führungsteam.
Wenn Ihr Unternehmen kleiner ist, organisieren Sie ein persönliches Gespräch zwischen den neuen Mitarbeitenden und dem CEO. Wenn dies aus räumlichen oder zeitlichen Gründen nicht möglich ist, brauchen Sie dennoch ein Treffen, bei dem die neuen Mitarbeitenden mit dem CEO oder dem Führungsteam in Kontakt treten können. Denken Sie an ein Gruppen-Meeting, bei dem alle zusammenkommen.
Bringen Sie den CEO dazu, mit den neuen Mitarbeitenden zu sprechen, Erwartungen zu formulieren und sie zu motivieren, ihr Bestes zu geben. Dies wird Ihren neuen Mitarbeitenden ein Gefühl des Vertrauens vermitteln, das sie zu mehr Eigeninitiative und Engagement bei der Arbeit veranlasst.
Idealer Zeitpunkt für eine Besprechung: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von jeder abteilungsinternen Besprechung
Planen Sie kurze abteilungsübergreifende Meetings zwischen den neu eingestellten Mitarbeitenden und den Abteilungsleitern und Teammitgliedern, mit denen die neuen Mitarbeitenden während ihrer Tätigkeit zu tun haben werden.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Neuigkeiten und Zukunftspläne zu besprechen. Ermutigen Sie die neuen Mitarbeitenden, an den Treffen teilzunehmen und alle Fragen und Bedenken anzusprechen, die sie möglicherweise haben. Dies trägt dazu bei, die Beziehungen zwischen den Abteilungen zu vertiefen und die Zusammenarbeit zu verbessern, während sich die neuen Mitarbeitenden in der neuen Arbeitsatmosphäre wohler fühlen.
Neben der Abteilungsleitung können Sie auch Treffen mit internen Fachexpert:innen (KMU) anberaumen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen und ihre Aufgabe im Unternehmen besser zu verstehen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Woche 1
Oft haben die Mitarbeitenden hervorragende Ideen, die unter der Oberfläche brodeln, aber es fehlt ihnen die Plattform, um sie zu äußern. Produktbesprechungen geben ihnen die Struktur, um sich auszutauschen und effektiver zusammenzuarbeiten.
Wenn Sie neue Mitarbeitende zur Teilnahme an Produktbesprechungen einladen, bleiben sie auf dem Laufenden und können sich untereinander austauschen. Außerdem erhalten sie dadurch Anregungen, um freier zu denken und neue Vorschläge zu machen.
Bitten Sie zum Beispiel jeden neuen Mitarbeitenden, 1-3 Ideen einzubringen, von denen er glaubt, dass sie für die Besprechung nützlich und produktiv sein könnten. Auf diese Weise fühlen sie sich nicht nur wohler, sondern liefern den Führungskräften auch praktische und innovative Ideen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Zu Beginn der ersten Woche, gefolgt von wiederkehrenden Meetings, wo nötig
Da ein Onboarding- und Schulungsprogramm dazu beiträgt, neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen und ihren Aufgaben vertraut zu machen, ist die Durchführung von Schulungs-Meetings ein wichtiger Schritt.
Diese Treffen können sich auf Onboarding, Compliance-Schulungen, Prozessschulungen, rollenspezifische Schulungen und Wahlschulungen beziehen, von denen die neuen Mitarbeitenden während ihrer gesamten Betriebszugehörigkeit profitieren werden. Rollenspezifische Schulungen und Prozessschulungen dienen der Einarbeitung in die jeweilige Tätigkeit, während Wahlschulungen den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, die Kompetenzen und Fähigkeiten zu entwickeln, die sie am meisten interessieren.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: im Zwei-Wochen-Takt
Diese Meetings ermöglichen es den Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem geografischen Standort und ihrem Rang innerhalb des Unternehmens sinnvolle Verbindungen untereinander herzustellen.
Zavvy bietet beispielsweise Connection-Programme an, die Kollegen automatisch über Slack oder andere Tools für zwanglose Treffen, Walking-Meetings und sinnvolle Gespräche verbinden, um den Teamgeist, die geistige Gesundheit und die Produktivität zu verbessern. Diese Art von Onboarding-Meetings ist besonders nützlich für Remote-Mitarbeitende, damit sie sich weniger gestresst, ausgebrannt und einsam fühlen.
Idealer Zeitpunkt für ein Treffen: Alle drei Monate oder alle sechs Monate
Leistungsgespräche mit neuen Mitarbeitenden sind eine gute Voraussetzung für den Erfolg in der jeweiligen Position, was auch die Fluktuation verringert.
Diese Besprechungen sind frühe Beurteilungen, die den Mitarbeitenden zeigen, dass Sie ein Interesse daran haben, sie bei der Verwirklichung ihrer beruflichen Ziele und der Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu unterstützen. Außerdem können Sie auf diese Weise Leistungsmängel aufdecken und korrigieren, um sicherzustellen, dass sie sich nicht nachteilig auf ihre Entwicklung und ihren Arbeitsplatz auswirken.
Ein weiterer Vorteil von Feedbackgesprächen besteht darin, dass Sie sich mit den Mitarbeitenden über ihre Fortschritte und ihr Wohlbefinden austauschen können. Außerdem erhalten sie so eine Plattform, um ihre Vorschläge zu äußern und Feedback zu geben.
Sie müssen verschiedene einmalige und wiederkehrende Meetings abhalten, um Ihren Mitarbeitenden ein reibungsloses Onboarding zu ermöglichen. Das Problem ist, dass die Planung dieser Besprechungen einen erheblichen Zeitaufwand erfordert.
Eine Vollzeit-Onboarding-Managerin erzählte dem Zavvy-Team, dass sie 50 % ihrer Zeit mit der Planung von Meetings verbringt - die Teilnahme an diesen Meetings und deren Verwaltung nicht mitgerechnet. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit sie für wichtigeren Teile ihrer Arbeit hätte, wenn sie die Planung von Meetings automatisieren würde.
Genau aus diesem Grund können die Nutzer:innen von Zavvy all ihre Meetings automatisch planen.
Und so funktioniert es:
Das Ergebnis
Nutzen Sie die Onboarding-Event-Automatisierungsfunktion von Zavvy, um wiederkehrende Events einzurichten - Orientierung für neue Mitarbeitende, Meetings, Mittagessen und Bürobesichtigungen - die automatisch in den Kalendern der neuen Mitarbeitenden geplant werden. Geben Sie einfach einen bevorzugten Tag und eine Uhrzeit an, woraufhin unsere Plattform die Verfügbarkeit Ihrer neuen Mitarbeitenden überprüft, bevor sie automatisch ein Treffen für Sie plant.
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Verwenden Sie die folgende Tagesordnung als Vorlage für ein Orientierungs-Meeting am ersten Tag.
Geben Sie den Mitarbeitenden am Anmeldetisch alle notwendigen Unterlagen und weitere Utensilien mit. Anschließend gibt es ein Frühstück, bei dem sich die neuen Mitarbeitenden untereinander und mit den bestehenden Mitarbeitenden austauschen können, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Versammeln Sie Ihre neuen Mitarbeitenden zu einer Onboarding-Präsentation, die ihnen einen Überblick darüber gibt, was sie von der Einführung erwarten können und wie sie die Informationen nutzen können, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Erläutern Sie in dieser Phase die Geschichte Ihres Unternehmens, Ihre Mission und Ihre Grundwerte und gehen Sie auf Ihre Unternehmenskultur ein. Wecken Sie bei den neuen Mitarbeitenden die Vorfreude auf die Zusammenarbeit mit Ihrem Team.
Teilen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden in abteilungsspezifische Gruppen ein, um sie besser mit ihren Teammitgliedern vertraut zu machen. Dies schafft auch eine weniger einschüchternde Umgebung, um ihre unmittelbaren Vorgesetzten kennenzulernen.
Gönnen Sie den neuen Mitarbeitenden eine mentale Pause und bieten Sie ihnen ein Mittagessen an, um sich auf die nächste Phase der Orientierung vorzubereiten.
Lassen Sie die Mitglieder des Führungsteams mit den neuen Mitarbeitenden sprechen und sie im Unternehmen willkommen heißen. Alternativ können Sie während dieser Zeit ein Begrüßungsvideo des Führungsteams abspielen.
Besprechen Sie die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen, wie z. B. Ihre wichtigsten Richtlinien und Arbeitsabläufe. Übergeben Sie den neuen Mitarbeitenden die Arbeitshandbücher und lassen Sie sie nach der Einführung eine Empfangsbestätigung unterschreiben.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten, indem Sie ihnen einen Rundgang durch das Büro anbieten. Sie können diese Zeit auch nutzen, um weitere Informationen über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld weiterzugeben.
Schließen Sie die Orientierung für neue Mitarbeitende ab, indem Sie die wichtigsten Abläufe und Verfahren erläutern und die Mitarbeitenden den erforderlichen Papierkram ausfüllen lassen. Gehen Sie auf häufig gestellte Fragen ein und beantworten Sie alle offenen Fragen. Informieren Sie sie auch darüber, was in den nächsten Wochen in Bezug auf die Einarbeitung auf sie zukommt.
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Orientierung für neue Mitarbeitende darin bestand, Aufgaben manuell in Excel zu erfassen und veraltete Einführungsfolien zu zeigen - Aufgaben, die oft zu einer uneinheitlichen Einführungsqualität führten.
Glücklicherweise haben sich die Dinge mittlerweile zum Besseren gewendet.
Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie Ihr erstes Gespräch mit Ihrem Mitarbeitenden führen können, um eine gesunde Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden aufzubauen:
Informieren Sie Ihre neuen Mitarbeitenden über das erste Orientierungstreffen, einschließlich Datum und Uhrzeit.
Senden Sie eine E-Mail-Einladung, in der Sie den Zweck des Treffens erläutern und die Tagesordnung mitteilen, in der Sie darlegen, was Sie in der Sitzung besprechen werden. Auf diese Weise wissen die Mitarbeitenden, was sie erwartet, und können sich darauf vorbereiten.
Richten Sie ein zentrales, gemeinsames Dokument ein, in dem alle Gespräche vom ersten Tag an festgehalten werden. Machen Sie Notizen, teilen Sie Tagesordnungen, weisen Sie Aufgaben zu, zeichnen Sie Feedback auf und dokumentieren Sie Entscheidungen.
Auf diese Weise können neue Mitarbeitende jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen, so dass alle auf dem gleichen Stand sind, um Verantwortlichkeit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus dient ein Archiv vergangener Gespräche als Referenzpunkt und erleichtert Ihnen die Nachverfolgung von Problemen.
Alternativ können Sie diesen Prozess auch mit einer Software für das Onboarding von Mitarbeitenden wie Zavvy automatisieren.
Ihr Orientierungsprogramm für neue Mitarbeitende sollte die folgenden Hauptpunkte umfassen:
Stellen Sie sicher, dass die Themen und Prioritäten, auf die Sie sich konzentrieren, für Ihre neuen Mitarbeitenden relevant sind. Stellen Sie im Vorfeld eine flexible Tagesordnung auf, damit Sie nichts versäumen.
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