Wir haben uns von einem 9-to-5-Job zu flexiblen Arbeitszeiten und von der Arbeit im Büro zur Arbeit von überall aus entwickelt. Unternehmen haben diese fortschrittlichen Veränderungen angenommen, um ihren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld zu bieten.
Und doch verwenden viele von ihnen immer noch veraltete PowerPoint-Präsentationen, statische Wikis und Papierstapel für ihr Onboarding - es wird Zeit, diese Erfahrung für die Mitarbeitenden grundlegend zu verändern.
Veraltete Prozesse sind für die Mitarbeitenden von heute nicht mehr zeitgemäß. Um diese vom ersten Tag an zu begeistern, brauchen Sie einen besseren Weg, um Mitarbeitende zu integrieren. Einen Weg, der fesselnd und prägend ist und über ein Tool erfolgt, mit dem sie die meiste Zeit ihrer Arbeitszeit verbringen - so wie mit Slack.
Wir lieben Slack. Und wir haben festgestellt, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeitender über Slack ein guter Weg ist, um den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen für diese bedeutungs- und eindrucksvoll zu gestalten.
Hier erfahren Sie, warum Sie Mitarbeitende über Slack einführen sollten, wie Sie dies Schritt für Schritt tun und wie Sie mit den Workflows von Zavvy für Slack noch mehr herausholen können.
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Onboarding über Slack garantiert eine natürlicher wirkende Erfahrung im Arbeitsfluss. Es ist ein perfektes Tool, um eine einzelne Person oder auch eine Gruppe von neuen Mitarbeitenden auf einmal willkommen zu heißen. Werfen wir einen Blick auf weitere Gründe für das Onboarding neuer Mitarbeitender über Slack:
Viele Unternehmen haben Slack schon zu ihrem offiziellen Einführungsort für neue Mitarbeitende gemacht. Ein eigener #NewHire-Kanal zeugt von Engagement. Er ermöglicht es allen neuen Mitarbeitenden, miteinander in Kontakt zu treten, Fragen zu stellen oder die besten Plätze für einen Snack zwischendurch zu finden.
Da neue Mitarbeitende in der Regel unstrukturiert mit Onboarding-Inhalten “überschüttet” werden, kann ein rationalisierter Prozess helfen, den Überblick zu behalten. Slack kann Ihr zentraler Knotenpunkt für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sein.
Bei Zavvy haben wir festgestellt, dass Mitarbeitende, die Aufgaben über Slack erhalten, eine dreifach höhere Erledigungsquote haben als bei Aufgabenstellung über E-Mails. Das liegt daran, dass Slack es neuen Mitarbeitenden erleichtert, schnell Informationen zu erhalten, da wir Mitarbeitenden die meiste unserer Arbeitszeit dort verbringen. Das macht es gewinnbringender und einfacher zugleich.
Remotes Arbeiten hat es für uns alle zu einer Herausforderung gemacht, in sozialem Kontakt zu bleiben. Slack ist der Ort, an dem Teams intuitiv trotz der eigentlichen Entfernung zusammenfinden - und damit ist es auch DER Ort, um Kontakte zu knüpfen. Denken Sie an Team-Vorstellungen, Onboarding-Buddies und mehr.
Slack verwendet seinen eigenen Workflow Builder, der es People Ops/Personal Manager:innen ermöglicht, Standardprozesse innerhalb des Slack-Arbeitsraumes zu automatisieren.
Um Ihren eigenen Workflow Builder einzurichten, müssen Sie Folgendes tun:
Klicken Sie auf Ihren Arbeitsbereich -> Tools -> Workflow Builder
Dort können Sie auch einen Workflow aus einer vorhandenen Vorlage auswählen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diesen Workflow Builder für die Einstellung von neuen Mitarbeitenden nutzen können:
Begrüßen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden mit persönlichen Nachrichten und verbinden Sie sie mit dem Rest Ihres Teams. Sie können entweder eine Direktnachricht senden oder eine Message in Ihrem #new-hires-Kanal schreiben. Sie können neue Mitarbeitende auffordern, sich vorzustellen oder ihre Interessen mitzuteilen, während Sie den Rest Ihres Teams dazu ermutigen, diese zu begrüßen.
Zusätzlich können Sie auch eine Schaltfläche hinzufügen, um die Interaktivität zu erhöhen. Durch das Hinzufügen dieser Schaltfläche werden sie aufgefordert, aktiv zu werden um zum nächsten Schritt des Onboarding-Prozesses überzugehen.
Hinweis: Die Schaltfläche ist in der Regel für Direktnachrichten sinnvoll, weniger in Kanälen.
Fragebögen sind eine gute Möglichkeit, um persönliche Antworten von Ihren neuen Mitarbeitenden zu erhalten. Sie erfahren nützliche Informationen zur Personalisierung von Willkommenspaketen Ihres Unternehmens, erhalten Feedback, Jobdetails und mehr.
Hier sind einige Fragen, die Sie bei der Einweisung stellen könnten:
Mit Slack können Sie Apps wie Loom, Notion und Zapier für einen ansprechenden Onboarding-Prozess integrieren. Unternehmen nutzen diese Apps, um Einführungsvideos zu erstellen, ihren Workflow zu verwalten und vieles mehr.
Das Einbinden von Apps ist eine gute Möglichkeit, verschiedene Tools an einem Ort zusammenzuführen. Es kann helfen, einfache Automatisierungen zu erstellen oder Inhalte von Orten wie Loom in Slack einzubetten.
Egal, ob Sie aus der Ferne oder in einer hybriden Umgebung arbeiten, Slack macht die Zusammenarbeit von Teams einfacher. Hier sind ein paar bewährte Möglichkeiten, den Workflow-Builder von Slack für Ihren Onboarding-Prozess zu nutzen:
Slack ist der Meinung, dass das Onboarding am effektivsten ist, wenn es kontinuierlich erfolgt. Und wir könnten nicht mehr zustimmen. Es ist wichtig, dass Sie bei jedem Schritt des Prozesses mit Ihren neuen Mitarbeitenden in Kontakt bleiben. Bieten Sie ihnen Unterstützung an und stellen Sie sicher, dass sie der Einarbeitung folgen und diese erfolgreich abschließen können. Auf diese Weise werden Ihre neuen Mitarbeitenden in der Lage sein, Ihren Arbeitsbereich positiv zu beeinflussen.
Der Workflow Builder verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie Fortschritte jederzeit verfolgen können. Auf diese Weise sehen Sie immer, wer sich gerade in Ihren Workflows befindet.
Das kleine Zavvy-Logo, das Sie hier sehen - zusammen mit dem Namen "Welcome Bot" - können Sie im Bereich "Einstellungen" des Workflows anpassen.
Auf diese Weise können Sie eine markenbezogenere Erfahrung für Ihre Mitarbeitenden schaffen.
Dies ist ein Beispiel für einen Workflow, den wir eingerichtet haben, um
Ziemlich cool, oder?
Aber: Diese Sequenz ist zwar ein nettes Add-on, aber für einen vollständigen Onboarding-Prozess reicht sie sicher nicht aus.
Wir können nicht genug betonen, wie wichtig ein umfassendes Onboarding-Programm ist. Slack bietet zwar einen guten Start, um neue Mitarbeitende begrüßen zu können, aber reicht das aus, um einen kompletten Onboarding Prozess zu liefern?
Der Workflow-Builder ist zwar ein guter Anfang, aber sobald es um einen ganzheitlichen Prozess geht, der die Mitarbeitenden länger als einen Tag begleitet, gerät der Workflow-Builder an seine Grenzen.
Einige Einschränkungen bei der Verwendung von Slack für das Onboarding sind:
Leider verfügt der Workflow-Builder von Slack nicht über die Möglichkeit, "Verzögerungen (Delays)" bei einzelnen Schritten zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass Personen nur durch das Anklicken von Schaltflächen durch einzelne Schritte geführt werden können. Während ein interaktiver Ansatz im Allgemeinen vorteilhaft ist, verpasst man so die Chance, eine geführte Erfahrung zu schaffen, die länger als einen Tag dauert.
Wir bei Zavvy empfehlen, dass geführte Onboarding-Prozesse mindestens 90 Tage dauern sollten, um Abschlüsse einzelner Tasks und das Erlebnis selbst zu optimieren. So können zwar über Tools wie Zapier Delays hinzugefügt werden, aber das würde uns zum nächsten Problem führen:
Ein anständiger 30- bis 90-tägiger (oder noch längerer) Onboarding-Prozess umfasst viele Schritte. Dazu gehören das Kennenlernen des Unternehmens, die Teilnahme an Schulungsprogrammen und Absprachen mit Manager:innen und Teammitgliedern. Es ist eine Herausforderung, all diese Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Noch schwieriger wird es, wenn Sie mehrere Tools verwenden müssen, um einen Workflow zu erstellen - ganz zu schweigen davon, dass Sie ihn auf einzelne Rollen oder Personalmanager:innen anpassen müssen.
Dies wirkt sich stark auf die Skalierbarkeit der gesamten Lösung aus.
Mit Slack können Sie externe Tools über bspw. Zapier verbinden, um intelligente Automatisierungen zu erstellen. Das bedeutet aber auch, dass es nicht diesen einen Ort gibt, an dem alle Daten gesammelt für Ihre Mitarbeitenden zusammenlaufen. Aber neue Angestellte brauchen Struktur. Sie müssen wissen, woran sie sind - und sie brauchen einen Ort, an dem sie tiefergreifende Informationen abrufen können.
Das Onboarding ist Ihre Chance, einen ersten positiven Eindruck zu hinterlassen - je besser zugeschnitten, desto besser. Aber leider gibt es keine einfache Möglichkeit, um Rollen wie "People Manager" oder "Onboarding Buddy" über Slack zuzuweisen. Das bedeutet, dass Sie keine Möglichkeit haben, mehrere Personen über einen bestimmten Zeitraum hinweg miteinander zu verknüpfen.
Der Auslöser, aufgrund dessen der Onboarding-Workflow startet, heißt in der Regel: "Startet, wenn jemand einem Kanal beitritt". Es gibt jedoch noch weitere Szenarien, bei denen Sie einen Mitarbeitenden manuell zu Ihrem Workflow hinzufügen müssen - von der Zusammenarbeit bei Projekten bis hin zum Start eines gemeinsamen Schulungsprogramms. In Slack können Sie dies nicht tun, ohne Ihre Mitarbeitenden zu bestehenden Kanälen hinzuzufügen.
Selbst wenn Sie eine Kopie dieses Workflows erstellen, müssen Sie immer noch denselben Auslöser ( "neues Kanalmitglied") verwenden. Der einzige Weg ist also, den Arbeitsablauf von Grund auf neu zu erstellen.
In Slack kann man nur kurze Nachrichten, Formulare oder Links versenden. Damit die Tasks aber auch Spaß machen und für die Teilnehmenden ansprechend gestaltet sind, müssen Sie sie mit umfassenden Inhalten untermauern. Dazu gehören das Einbetten von Schulungsvideos, detaillierten Informationen über das Unternehmen, die jeweilige Aufgabe - worum es geht, warum sie wichtig ist usw. Das bedeutet, dass Sie letztendlich einen Ort benötigen, an dem Sie die (umfangreichen) Inhalte bereitstellen können.
Slack ist der wichtigste Übermittlungskanal für Ihre Inhalte - aber es ist nicht der richtige Ort, um Inhalte zu hosten.
Wenn Ihr Unternehmen ziemlich schnell wächst, werden Sie in der Regel mehr als ein neues Teammitglied pro Monat haben. Das bedeutet, dass Sie vielleicht alle neuen Mitarbeitenden automatisch miteinander verbinden möchten.
Dies geht am besten, indem Sie sie in einem eigenen Kanal zusammenbringen. Das ist jedoch etwas, das Sie nicht über das ursprüngliche Tool von Slack automatisieren können.
Einen nahtlosen Einstieg für Ihre Mitarbeitenden schafft daher die Onboarding-Plattform von Zavvy. Jeder Schritt, jeder virtuelle Rundgang und jede Vorlage wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden den bestmöglichen Onboarding-Prozess erleben. Und nicht nur das: Wir automatisieren auch manuelle Aufgaben, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern!
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Slack bei Zavvy integrieren können, um ein besser geführtes und ganzheitliches Onboarding-Programm zu erhalten, das Ihnen unnötige Arbeit abnimmt:
Es besteht eine realistische Gefahr, wenn Sie alle Onboarding-Inhalte auf einmal bereitstellen. Das überfordert nicht nur Ihre neuen Mitarbeitenden, sondern wirkt sich auch negativ auf diese aus. Erstellen Sie stattdessen ein strukturiertes, schrittweises Onboarding-Programm mit den Guided Journeys von Zavvy.
Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden, dass neue Mitarbeitende bei jedem Schritt Wissen verarbeiten können und dass sie konzentriert bleiben. In der Zwischenzeit können People Ops und Manager:innen den Fortschritt verfolgen oder neue Mitarbeitende durch den Prozess führen.
Von der Zuweisung von Buddies bis zur Ernennung von Manager:innen - mit Zavvy können Sie neue Mitarbeitende automatisch mit den richtigen Personen zusammenbringen. So entsteht ein Raum, in dem Mitarbeitende persönliche Kontakte knüpfen, Informationen austauschen, Fragen stellen und einen angenehmen Start in Ihrem Unternehmen erleben können.
Sie können auch Erinnerungen in bestimmten Abständen an einen Buddy oder Manager:in senden, welche*r Ihrem neuen Mitarbeitenden zugewiesen ist. So können Sie sicherstellen, dass diese*r mit allen Informationen versorgt ist, Besprechungen planen kann und eine Liste der zu erledigenden Aufgaben hat.
Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Onboarding-Buddy-Programms auf Zavvy.
Bonus: Sehen Sie sich diese kostenlosen Vorlagen für Buddy-Programme an!
Das Onboarding einer Gruppe von Mitarbeitenden ist in großen Unternehmen ein kontinuierlicher Prozess. Wir vereinfachen diesen Prozess, indem wir neuen Mitarbeitenden automatisch Journeys zuweisen und eine eigene Gruppe für sie erstellen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit für neue Mitarbeitende, miteinander in Kontakt zu treten, ohne dass sie neue Workflows auf Slack erstellen müssen.
Und: Wenn Sie Ihr HRMS-System angebunden und einen automatischen Trigger eingerichtet haben, müssen Sie nicht einmal etwas manuell zuweisen.
Senden Sie gegen Ende jeder Onboarding-Phase personalisierte Umfragen. Ein tieferes Verständnis der Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden ist die wichtigste Voraussetzung für die Verbesserung des Prozesses.
Darüber hinaus können Sie ihnen auch Fragen stellen, die Ihnen helfen, sich auf deren Preboarding vorzubereiten. Fragen Sie sie z. B. nach ihrer Wahl der Snacks/der T-Shirt-Größe/der Art der benötigten Ausrüstung usw.
Mit Zavvy können Sie eine Umfrage erstellen - oder einfach Ihre Lieblingstools wie Typeform oder Google Forms einbinden, um diese noch ansprechender zu gestalten.
Integrieren Sie Inhalte verschiedenster Formate in jede neue Journey. Wir sprechen hier von Willkommens- und Schulungsvideos, Links zu Kursen, Podcasts usw. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Lernen so angenehm wie möglich zu gestalten - ohne jegliche Einschränkungen!
Auf diese Weise können Ihre Mitarbeitenden die Aufgaben gründlicher erledigen und das Wissen besser beibehalten.
Nutzen Sie das Beste aus unseren App-Integrationen wie Loom, YouTube, Typeform und vielem mehr!
Ein Onboarding-Programm ist für Sie dann wertvoll, wenn es auf die Anforderungen Ihrer neuen Mitarbeitenden zugeschnitten ist. Dazu gehört das Versenden von spezifischen Aufgaben an Marketing Manager:innen oder das Teilen von Details mit einem Onboarding Buddy.
Mit Zavvy können Sie schnell und einfach Aufgaben, Erinnerungen und Nachrichten versenden, ohne dass Sie mehrere Slack-Kanäle einrichten müssen. Dies gewährleistet eine reibungslose, personalisierte User Experience - unabhängig von der Abteilung und der Rolle Ihres neuen Mitarbeitenden.
Weisen Sie automatisch Aufgaben zu:
Eine kleine Geste der Wertschätzung oder Anleitung trägt wesentlich zur Motivation Ihres Mitarbeitenden während des Onboarding-Prozesses bei. Senden Sie kleine Erinnerungen, Worte der Ermutigung und bieten Sie Führung bei jedem Schritt des Prozesses.
Verwenden Sie diese Funktion auf Zavvy, um:
Bei Zavvy sind wir der Meinung, dass Onboarding nicht nur auf neue Mitarbeitende beschränkt sein sollte. Unsere sorgfältig geplanten Journeys helfen beim Re-Onboarding von Mitarbeitenden in einem Remote-Setup. Oder wenn sie in eine Führungsposition aufsteigen. So werden sie an neue Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten herangeführt, die sie benötigen, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Sie können den Zeitpunkt und die Dauer Ihres Re-Onboarding-Prozesses auswählen, spezielle Tasks stellen und die Weiterentwicklung auf jeder Stufe leicht verfolgen.
Während des Onboarding-Prozesses lernen die neuen Mitarbeitenden ihre Kolleg:innen, Buddies oder Manager:innen kennen. Sorgen Sie dafür, dass jedes Gespräch oder jede durchdachte Handlung gezählt wird, indem Sie Slack in unsere Connection Programs integrieren.
Bauen Sie tiefere Bindungen mit unseren Vorlagen wie Meetup-Ritualen, Coffee Dates, Walk and Talk und vielen mehr auf.
Sie können die Vorlage, die Sie suchen, nicht finden? Erstellen Sie einfach Ihre eigene, vollständig automatisierte Connection Routine.
Sprechen Sie mit unseren Experten, um zu erfahren, wie Sie Ihr Remote-Team näher zusammenbringen können.
Es gibt noch viel mehr, was Sie mit den Onboarding-Workflows von Zavvy machen können. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr.
Mit Zavvy können Sie Ihren gesamten Onboarding-Prozess einrichten - vom Preboarding bis hin zum Offboarding. So können Sie Ihre Mitarbeitenden während des gesamten Prozesses begleiten, anstatt es bei ein paar praktischen Automatisierungen zu belassen.
Fragen Sie sich bei der Gestaltung Ihres Onboarding-Programms: Welchen Nutzen hat ein Mitarbeitender davon? Gibt es eine Möglichkeit, diesen Prozess zu vereinfachen? Oder wie kann ich ihn ansprechender gestalten?
Die Integration von Slack in unsere Plattform sorgt für einen nahtlosen, gut vernetzten und einfach zu verfolgenden Prozess. Mit ein wenig Voraussicht und Planung haben wir die Art und Weise, wie Unternehmen ihre hybriden oder Remote-Mitarbeitende einbinden, neu erfunden.
Lesen Sie die Erfolgsgeschichte von Roadsurfer, wie das Unternehmen neue Kollegen an 36 Standorten an Bord genommen hat.
Neugierig geworden? Erfahren Sie hier mehr über unsere Onboarding-Lösung.
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