Mit steigender Impfquote kehren vollständig Geimpfte langsam zurück in ihre Büros. "Wir nennen es Work From Work Wednesday" – Keryn Koch, HR bei CommonBond.

Immer mehr Unternehmen setzen auf hybride Arbeit. Das durch die Corona-Pandemie normal und beliebt gewordene hybride Arbeitsmodell oder die Zusammenarbeit mit Menschen im Homeoffice bietet Unternehmen viele Vorteile: den Zugriff auf einen weltweiten Talent-Pool, höhere Produktivität und geringere Kosten zum Beispiel. Ein genauerer Blick auf die Bloomberg-Studie zeigt, dass Arbeitnehmende hybride Arbeit ebenfalls bevorzugen. 40 Prozent der Beschäftigen würden den Arbeitsplatz wechseln, wenn sie zukünftig nicht mehr vom Homeoffice aus arbeiten dürften.

Die Vorbereitungen für die Umstellung auf hybride Arbeit sind eine Sache. Das gesamte Unternehmen mit ins Boot zu holen und das Projekt reibungslos umzusetzen, ist eine weitaus größere Herausforderung. 

Von schlechtem Onboarding bis hin zu dem Gefühl, isoliert und unbeteiligt zu sein – bieten Unternehmen eine verworrene Onboarding-Praxis, laufen sie Gefahr, ihre Talente zu verlieren.

Obwohl hybride Arbeit eigentlich das "Beste aus beiden Welten" bieten sollte, kündigen 31 Prozent der Beschäftigten innerhalb der ersten sechs Monate. Betrachten Sie dies als Zeichen, dass Sie Ihr Onboarding neu konzipieren sollten – und zwar so, dass ein perfektes Gleichgewicht zwischen Ihren neuen Talenten und der Unternehmenskultur hergestellt wird. Hier sind einige Beispiele für den Anfang:

🚀 1. Starten Sie mit einem guten Preboarding-Erlebnis

Sie investieren viel Zeit und Geld in die Suche nach passenden Talenten? Dann gehen Sie doch gleich einen Schritt weiter. Begrüßen Sie die Neuzugänge mit einer Onboarding-Box! Ein tolles Willkommenspaket ist ein wertvoller Bestandteil einer gelungenen Onboarding-Praxis und trägt dazu bei, einen unvergesslichen ersten Eindruck bei neuen Teammitgliedern zu hinterlassen. 

Hier sind einige Dinge für das Onboarding-Paket, über die Ihre neuen Talente sich mit Sicherheit freuen werden:

• Unternehmenshandbuch
• Equipment für die Arbeit im Home Office
• Technik und Gadgets 
• Login-Details für alle Accounts
• Snacks und Süßigkeiten

Neue Arbeitskräfte mit einer Onboarding-Box zu begrüßen sorgt für Dynamik und Begeisterung und überbrückt auf sympathische Weise die Distanz zwischen den Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Diese besondere Aufmerksamkeit zeigt, dass dies erst der Anfang einer tollen Zusammenarbeit ist.

Warum Sie Firmengeschenke verschicken sollten:

• Stärkt die Unternehmenskultur
• Spiegelt die Handschrift und die Unternehmensethik wider
• Gibt neuen Angestellten das Gefühl, willkommen und integriert zu sein
• Erzeugt Begeisterung 

Falls Willkommenspakete Neuland für Sie darstellen, lesen Sie unseren vollständigen Guide zum Versenden von Onboarding-Boxen an neue Teammitglieder.

Doch Preboarding ist mehr als nur das Versenden von Paketen. Den vollständigen Guide zu Preboarding gibts hier.

📝 2. Bieten Sie Ihren Angestellten ein strukturiertes Onboarding-Erlebnis

Selbst die erfolgreichsten Führungspersönlichkeiten haben die Nervosität vor einer neuen beruflichen Herausforderung sicherlich schon einmal erlebt. Ihren Angestellten geht es nicht anders.

Neue Arbeitskräfte befinden sich in einer sensiblen Position, wenn sie in ein völlig neues Arbeitsumfeld eintreten. Ein unstrukturierter Onboarding-Prozess wirkt sich negativ auf ihr Onboarding-Erlebnis aus – und ist einer der Hauptgründe, warum 31 Prozent ihren neuen Arbeitsplatz innerhalb von sechs Monaten schon wieder verlassen.

Daher ist es ratsam, den gesamten Einarbeitungsprozess zu rationalisieren, indem Sie Checklisten für neue Beschäftigte erstellen, automatische Erinnerungen an Führungskräfte und neue Talente versenden und alle Dokumente auf einer Plattform bereitstellen. 

Dies erspart Ihren Personalverantwortlichen überflüssige Prozesse und sie müssen weniger Zeit mit der Beantwortung von E-Mails verbringen, die auch als FAQ nachgelesen werden könnten. Gleichzeitig gewinnen Ihre neuen Teammitglieder Vertrauen in ihre Rolle und übernehmen von Anfang an Verantwortung. 

Möglichkeiten zur Umsetzung eines strukturierten Onboarding-Prozesses:

• Erkennen Sie die Herausforderungen, die neue Teammitglieder am Anfang verunsichern können: An wen müssen sie berichten? Brauchen sie eine spezielle Ausrüstung fürs Home Office? Ist eine externe Schulung erforderlich? Stellen Sie sicher, dass Sie Antworten und Lösungen für alle Probleme haben, mit denen ein neues Teammitglied am ersten Arbeitstag konfrontiert werden könnte. 
• Fördern Sie den Lernprozess: Weisen Sie Ihrem neuen Talent eine verantwortliche Person zu, die bei verschiedenen Aufgaben unterstützend mitwirkt und das neue Teammitglied mit Produkten, Kundschaft, Technologien und Systemen Ihres Unternehmens vertraut macht.
• Planen Sie Gruppenprojekte: Organisieren Sie in den ersten Wochen teamstärkende Aktivitäten und Projekte. Stellen Sie den Neuzugang vor und bitten Sie das gesamte Team, bei der Einarbeitung aktiv mitzuwirken.
• Geben Sie eine Richtung vor: Formulieren Sie aufgabenspezifische Erwartungen wie: Was Was muss erledigt werden? Wie ist die Aufgabe zu erledigen? Wie können Sie neue Mitarbeitende motivieren, eine Aufgabe zu erledigen? 
• Automatisieren Sie Vorgänge bei Bedarf: Sie möchten, dass Ihre neuen Angestellten mehr Zeit damit verbringen, sich mit Ihrem Team zu vernetzen, anstatt sich in Papierkram zu verlieren? Automatisieren Sie sich wiederholende Prozesse, damit Ihre Leute sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Hier finden Sie unsere Checkliste für Onboarding bei hybrider Arbeit und Homeoffice. Mit dieser Liste können Sie einen Onboarding-Prozess entwickeln, der sowohl für Sie als auch für Ihre Angestellten funktioniert.

⏱ 3. Versenden Sie Infos dann, wenn sie gebraucht werden

Ein detailliertes Onboarding ist wichtig. Ein Übermaß an Informationen kann Neuankömmlinge jedoch überfordern. Verteilen Sie Ihre Informationen – von den Unternehmensrichtlinien bis hin zu Informationen über Ihre Mission und Ihre Ziele – auf kürzere Videos, Webinare und unterhaltsame Aktivitäten wie "Walk & Talk". 

Dadurch wird nicht nur der gesamte Prozess ansprechender, Ihr neues Talent kann sich wichtige Informationen dadurch auch besser merken. 

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihre Beschäftigten in der Lage sind, jeden Schritt erfolgreich zu bewältigen. Zu diesem Zweck können Sie automatische Erinnerungen und Aufgaben planen. Einer der wertvollsten Onboarding-Tipps für Mitarbeiter*innen lautet, das zuständige Management und die Teammitglieder über die neue Arbeitskraft zu informieren. Geben Sie zudem immer eine Liste mit Gesprächsthemen heraus, um eventuelle Unannehmlichkeiten am ersten Tag zu vermeiden!

Der Einsatz von Tools wie Slack und Teams hilft dabei, alle Inhalte zeitnah und strukturiert zu übermitteln. Sie sind leicht zugänglich und anpassbar und ermöglichen es Ihnen, die Fortschritte Ihrer neuen Talente zu verfolgen. 

Effektive Wege zur Übermittlung von Unternehmensinformationen:

• Trivia und Puzzle
• Videos mit Loom
• Slack-Kanäle
• 1:1-Gespräche mit Führungskräften und Buddies

👬 4. Einen Onboarding Buddy zuweisen

Die Einarbeitung neuer Talente ist sowohl für die neuen Teammitglieder selbst als auch für Vorgesetzte eine aufregende und anstrengende Zeit. Während effizientes Onboarding die Angst vor dem ersten Tag mindert, ist es immer ratsam, einen Buddy zu ernennen, der das neue Teammitglied in Ihr Unternehmen einführt. 

Die Gewissheit, einen persönlichen Kontakt zu haben, schafft psychologische Sicherheit bei Neuzugängen, insbesondere, wenn sie im Homeoffice arbeiten. Um diesen Aspekt noch besser zu veranschaulichen, möchten wir Cindy Xinyi Zhangs persönliche Erfahrung mit dem Onboarding-Buddy-Programm von Pinterest vorstellen:

"Wir haben jede Woche 1:1-Gespräche geführt, um Projektdetails und die Pinterest-Kultur zu besprechen. Das Buddy-Onboarding-Programm war für 6 Wochen geplant, aber wir haben beschlossen, es in dieser neuen, virtuellen Welt fortzuführen. Es ist eine große Erleichterung zu wissen, dass ein erfahrenes Teammitglied mir den Rücken stärkt, wenn ich Neuland betrete."

Einige der wertvollsten Vorteile, die ein Onboarding-Buddy mit sich bringt:

• Starthilfe für den Vernetzungsprozess
• Höhere Bindungsrate
• Positive Erfahrung bei der Einarbeitung
• Steigert die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden
• Verbessert die Wissensbasis der Buddies 
• 1:1-Betreuung für neue Talente

Ein Buddy-System einzuführen, bietet einen großen Mehrwert für alle Beteiligten. Es muss jedoch der passende Buddy ausgewählt werden. Ein Buddy, der die Werte Ihres Unternehmens genau kennt und dazu beiträgt, neuen Angestellten ein Gefühl von Stolz und Loyalität zu vermitteln. 

Laden Sie unsere Onboarding-Buddy-Checklisten herunter, die Ihnen helfen, den perfekten Buddy zu finden und ein Buddy-Programm zu entwickeln, das für Sie funktioniert! 

💡 5. Abwechslung durch blended Learning

Es kann durchaus eine Herausforderung sein, die Angestellten im Homeoffice über virtuelle Meetings miteinander zu verbinden. Videocalls können jedoch unterhaltsam gestaltet werden. Eine der besten Onboarding-Best-Practices ist es, Calls mit dem Team mit lustigen Aktivitäten und außergewöhnlichen Themen wie diesen aufzulockern:

• Live-Diskussion am runden Tisch
• Zeigen und Erzählen
• Kaffee mit dem Team
• Kartenspiele am Casual Friday

Derartig kreative Methoden fördern eine Kultur des Vertrauens, der Harmonie und der Transparenz in Ihrem Unternehmen. Vor allem bei Besprechungen, die im Homeoffice erfolgen, ist Spaß am Schreibtisch eine Best Practice. Denn: Fühlen Teammitglieder im Homeoffice sich nicht ermutigt, Initiativen zu ergreifen oder Fragen zu stellen, wird durch unterhaltsame Aktivitäten die Stimmung aufgelockert.

In einer entspannten Atmosphäre können neue Talente das Gelernte vertiefen und sich Informationen leichter merken. Falls Ihre Angestellten in verschiedenen Zeitzonen leben, ist es ratsam, ein paar gemeinsame Zeitfenster für die Calls festzulegen.

🎮 6.Mit virtuellen Events nachhaltige Beziehungen schaffen

Angestellte verbringen fast 40 Prozent des Tages mit Arbeit. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie eine entspannte Arbeitsatmosphäre schaffen, in der reibungslos an Projekten zusammengearbeitet wird – und dass das Arbeiten Freude bringt. 

Die Einbindung virtueller Events stärkt die Leistung von Angestellten, stimmt sie auf die Ziele Ihres Unternehmens ein und nimmt neuen Teammitgliedern die Angst vor dem neuen Job. 

Möglichkeiten zum Aufbau einer starken Verbindung zwischen Teammitgliedern und neuen Talenten:

• Planen Sie ein zufälliges 1:1-Gespräch zwischen einem Teammitglied und dem neuen Talent mit lockeren Fragen wie: Was ist Ihre Lieblings-Essenskombination? Welcher ist der meist unterschätzte Film? 
• Vereinbaren Sie Aktivitäten wie "Walk & Talk", Kaffee-Rituale oder Verabredungen zum Mittagessen, bei denen die Beteiligten sich locker austauschen können. 
• Veranstalten Sie Trivia-Abende, Happy Hours, Spiele am Freitag nach der Arbeit und vieles mehr!

"Bei Humu haben wir einen Slack-Kanal namens #cheersforpeers eingerichtet. Jeden Monat kann jeder, der in diesem Kanal erwähnt wurde oder jemanden wiedererkannt hat, an einer Verlosung teilnehmen."

‍- Joyce, Leiterin der Abteilung Content bei Humu

Schaffen Sie einen kreativen Raum, in dem alle Formalitäten fallen gelassen werden und die Möglichkeit für lustige und zwanglose Gespräche besteht. Disney zum Beispiel behandelt neue Angestellte wie Filmstars, die sich an lustigen Spielen und Quizfragen beteiligen, um mehr über das Unternehmen zu erfahren.

Obwohl solche informellen Kennenlernspiele nur einen kleinen Teil der täglichen Routine Ihrer Angestellten ausmachen, hinterlassen sie einen bleibenden Eindruck. Definitiv eine Best Practice 2022, da pandemiebedingt wohl auch in diesem Jahr viele Unternehmen weiterhin verstärkt auf Homeoffice und hybride Arbeit setzen.

❓ 7. Kontinuierlich Feedback einholen

Bei diesem Beispiel handelt es sich nicht um die einzige Best Practice für Onboarding von Mitarbeiter*innen im Homeoffice, jedoch stellt kontinuierliches Feedback eine gute Möglichkeit dar, den bestehenden Onboarding-Prozess zu verbessern. Manchmal ist das, was Sie persönlich als die beste Onboarding-Methode für Ihr Unternehmen betrachten, nicht unbedingt die beste Lösung für Ihre Beschäftigten. 

Erfragen Sie Bedürfnisse Ihrer Angestellten und kommunizieren Sie mit ihnen, um sie besser zu verstehen. Unabhängig davon, ob Sie ein effektives Onboarding-Programm entwerfen oder Ihr aktuelles verbessern wollen, sollten Sie sich bestimmte Fragen stets stellen:

• Wie sieht die Zukunft eines Angestellten bei uns aus?
• Was sind ihre Aufgaben und wie können Sie diese anpassen?
• Wie wird der Onboarding-Inhalt ausgewählt?
• Wer wird die Einarbeitung leiten und wie lange?
• Wie wird die Performance gemessen?

Nachdem Sie Ihr Onboarding-Programm eingeführt haben, sollten Sie regelmäßig mit Ihren neuen Angestellten sprechen. Hier finden Sie einige aussagekräftige Fragen für Ihr Feedback:

• War der Einführungsprozess einfach zu bewältigen?
• Was war die größte Herausforderung?
• Was kann verbessert werden?
• Wie war die Erfahrung insgesamt?
• Waren Sie an irgendeinem Punkt verunsichert? Konnte das Problem gelöst werden?
• Wurden die aufgabenspezifischen Erwartungen klar vermittelt?

Das Feedback Ihrer Angestellten gibt Ihnen wertvolle Einblicke in bestehende Prozesse und zeigt Ihnen, wie Sie diese verbessern können. Versenden Sie Umfragen, planen Sie automatische Erhebungen, Meeting-Erinnerungen und mehr, um Feedback zu erhalten.

✨ 8. Starke Produktbindungen schaffen

Beim Onboarding von Mitarbeiter*innen im Homeoffice gehen wichtige Informationen leicht unter. Unstrukturierte Prozesse liefern beispielsweise keinen vollständigen Überblick über das Angebot Ihres Unternehmens. Ihre Angestellten sind später darauf angewiesen, mögliche Wissenslücken zu Dienstleistungen oder Produkten eigenständig zu schließen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie diese drei Onboarding-Best-Practices verinnerlichen:

• Sämtliche produktbezogene Informationen auf einer Plattform speichern
• Weisen Sie dem neuen Talent eine verantwortliche Person zu, die eventuelle Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen beantworten kann
• Bereiten Sie die Informationen gut verständlich auf

Kleine Schritte wie diese können insbesondere Angestellten, die im Sales tätig sind, langfristig sehr nützlich sein. Hier sind einige Beispiele, wie Sie neuen Angestellten Ihre Produkte näher bringen können:

• Lassen Sie neue Teammitglieder das Produkt selbst erleben 
• Lassen Sie sie den Verkaufsprozess aus live erfahren
• Organisieren Sie 1:1-Gespräche zwischen dem Neuzugang und einem länger im Unternehmen tätigen Teammitglied
• Erstellen Sie einen Chatbot, der produktbezogene FAQs beantwortet

Der Aufbau einer starken Produktbindung ist kein einmaliger Vorgang. Angesichts sich verändernder Märkte und Bedürfnisse der Kundschaft müssen Sie Ihre Mitarbeitenden immer wieder auf den neuesten Stand bringen, wenn es Veränderungen gibt. Erstellen Sie ein Handbuch für Mitarbeitende, einen Markenleitfaden oder eine Gebrauchsanleitung, um alle Informationen weiterzugeben. Je transparenter und einheitlicher der Prozess ist, desto besser werden Ihre Angestellten in der Lage sein, Ihre Ziele zu erreichen. 

Bieten Sie ein strukturiertes und nachhaltiges Onboarding mit Zavvy

Ein strukturierter Onboarding-Prozess bietet Ihren Beschäftigten Zufriedenheit bei der Arbeit und das Gefühl, geschätzt und gehört zu werden. Gleichzeitig wird Ihr Unternehmen mit einer höheren Bindung der Mitarbeitenden, mehr Produktivität und Wachstum belohnt. 

Unsere Employee-Enablement-Platform hilft Ihnen, ein gutes Fundament für eine erfolgreiche und nachhaltige Zusammenarbeit zu schaffen. Mit Funktionen wie anpassbaren Vorlagen, automatischen Erinnerungen und App-Integrationen helfen wir Ihnen, ein nachhaltiges Onboarding-Erlebnis zu schaffen – auch bei Arbeitsmodellen wie hybrider Arbeit oder Homeoffice. 

Einige der Vorteile einer guten Onboarding-Experience mit Zavvy:

• Ihre Angestellten erhalten ein umfassendes Verständnis für Ihr Unternehmen
• Sie werden stärker auf Ihre Ziele ausgerichtet arbeiten
• Eine Kultur von Empathie, Vertrauen und Wohlbefinden wird gefördert 
• Ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess für Ihre Mitarbeitenden wird eingeleitet

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess muss nicht kompliziert sein oder übermäßig im Voraus geplant werden. Bewerten Sie die aktuelle Lage, überlegen Sie, wo Sie Ihre stärksten Talente finden und wie Sie diese am besten erreichen können. 

Dann können Sie damit beginnen, ein Grundgerüst für Ihr Onboarding-Verfahren zu entwickeln, das Sie im Laufe der Zeit immer wieder optimieren und anpassen können. Wir sind jederzeit bereit, Sie bei jedem Schritt dieses wertvollen Prozesses zu unterstützen:

• Die Botschaft definieren
• Fristgerechte Zustellung von Informationen an die entsprechenden Personen
• Erfolgreiche Zusammenführung der Mitarbeitenden unter einem virtuellen Dach

Mit dem richtigen Konzept, kann hybride Arbeit Ihr Unternehmen wachsen lassen, ohne dass dabei die Kosten steigen. Gleichzeitig stärken Sie Ihre Unternehmenskultur und die Bindung zwischen den Beschäftigten. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie mit dem Onboarding beginnen sollen, finden Sie hier interessante Fallstudien von Unternehmen, die diesen Prozess bereits erfolgreich umgesetzt haben. 

Onboarding & hybride Arbeit –

Top 3 Unternehmen mit der Best Practice ‍

Hubspot ist ein Unternehmen, das stets an der Schwelle zu neuen Technologien steht. Das Unternehmen folgte den Spuren von Apple und schuf eine eigene Onboarding-Plattform: Foundations. Sie enthält alles, was ein neues Talent braucht, um das Unternehmen kennenzulernen. 

"Wir haben unser Programm für neue Mitarbeitende schnell so umgestellt, dass hybride Arbeit wie Home Office stärker einbezogen wird, etwa durch die Einführung von Leitfäden für das Management und neue Talente, die Integration von Fallstudienbewertungen in unser Onboarding-Programm und Tracking von Live-Teilnahmen über Abschlussdaten in unserem Bildungsbetriebssystem Learn@HubSpot." Teilnehmende an unserem Remote-Onboarding-Programm werden zudem gebeten, die Zoom-Kamera einzuschalten, um die aktive Teilnahme und das Engagement zu fördern.

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Der Streaming-Dienst Netflix verfügt über ein starkes kultur- und führungsorientiertes Onboarding-Programm. In einer Quora-Antwort von Poorna Udupi, einer Ingenieurin bei Netflix, erntete das Unternehmen viel Lob für das Onboarding:

Das macht das Unternehmen richtig:

• Fortschrittlicher Technologie-Stack und stets hilfsbereite Teammitglieder
• Neue Talente werden im ersten Quartal der Geschäftsführung vorgestellt
• Klare Kommunikation der Unternehmensethik und der Bestrebungen von Netflix
• Neuen Teammitgliedern wird von Anfang an viel Verantwortung übertragen
  

Roadsurfer wurde 2016 von fünf Freunden gegründet und hat sich mit einer Camper-Flotte von über 2.500 Fahrzeugen schnell zum größten Wohnmobil-Experten in Europa entwickelt. Das Onboarding-Programm ist einfach exzellent. 

Hier ist, was das Unternehmen richtig macht:

• Neue Teammitglieder erhalten zu Beginn eine unternehmensweite Einführung
• Interaktive Quizfragen und andere Übungen, die das Lernen erleichtern
• Automatische Erinnerungen tracken die Fortschritte der neuen Arbeitskraft
• Eine zentrale Plattform gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Informationen erhalten.

Wenn Sie weitere Anregungen wünschen, lesen Sie unseren Artikel über außergewöhnliche Onboarding-Praktiken von Unternehmen. Oder lassen Sie sich von unserem Experten-Team bei Zavvy beraten!

Fazit

Die besten Onboarding-Praktiken werden nicht an einem Tag erlernt. Der Prozess muss durchdacht, kommuniziert und umgesetzt werden, nachdem die Bedürfnisse beider Seiten – Führungskräfte und Beschäftigte – aufgenommen worden sind. Fragen Sie Ihre Angestellten:

• Was hilft Ihnen, sich sozial unterstützt zu fühlen?
• Welche neuen Möglichkeiten können wir schaffen, um stärkere Verbindungen aufzubauen?
• Wie können wir hybride Arbeit durch optimierte Prozesse verbessern?
• Was kommt gut an? (Zum Beispiel: Pausen zwischen den Meetings machen)
• Wie können wir sicherstellen, dass Teammitglieder im Home Office trotzdem eine Stimme haben?

Die offene Kommunikation mit Ihrem Team wird Ihnen Aufschluss darüber geben, wie Sie Ihre Beschäftigten am besten wieder stärker einbinden können. Auch wird es Ihren Führungskräften helfen, den Teamzusammenhalt, die Leistung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu steigern.

Wenn Sie sich entschlossen haben, Ihr Onboarding-Programm für Talente im Homeoffice mit den oben genannten Methoden zu realisieren, freuen wir uns zu hören, welches Konzept Ihnen vorschwebt. Wenden Sie sich jederzeit an unsere Onboarding-Profis, wenn Sie Unterstützung brauchen!