Was passiert, wenn Mitarbeitende ihre Kündigung einreichen?

Die meisten Unternehmen machen sich direkt auf die Suche nach einem Ersatz. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf die Erstellung einer Stellenbeschreibung und die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Bewertung geeigneter Kandidaten für die Stelle und die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden, um die freie Stelle zu besetzen.

Aber haben Sie auch wirklich darüber nachgedacht, dass der/die Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlässt? Haben Sie ihm/ihr überhaupt Aufmerksamkeit geschenkt, um die Gründe für das Verlassen des Unternehmens herauszufinden?

Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen.

Zum Beispiel

• Einem toxisches Arbeitsumfeld entfliehen
• Die Gründung eines eigenen Unternehmens
• Eine berufliche Auszeit nehmen, um kranke Angehörige zu pflegen
• Etwas Neues zu lernen
• Oder auch die Welt zu bereisen.

Aber wenn Sie ihn/sie nicht fragen, woher wollen Sie das so genau wissen? 

Da der/die Kündigende wenig oder nichts zu verlieren hat, kann ein Austrittsgespräch auch eine hervorragende Gelegenheit sein, um 

• Offen über seine/ihre Erfahrungen zu sprechen
• Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitszyklus der Mitarbeitenden zu identifizieren
• Deren Empfehlungen und Vorschläge anzunehmen und diese Probleme zu beseitigen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Austrittsgespräche wissen müssen, und wie Sie sie als wichtigen Bestandteil einer umfassenden Strategie zur Mitarbeiterbindung einsetzen können.

💬 Was ist ein Austrittsgespräch?

Ein Austrittsgespräch ist ein Gespräch zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeitenden, der/die das Unternehmen verlässt.

In der Regel findet das Gespräch zwischen dem/der ausscheidenden Mitarbeitenden und einem Mitglied der Personalabteilung statt. 

Es ist der Teil des Offboarding-Prozesses, der Ihnen hilft, zu verstehen, warum sich jemand entschlossen hat, das Unternehmen zu verlassen, in der Hoffnung, dass Ihr Unternehmen solche Fehler in Zukunft vermeiden kann.

Austrittsgespräche eignen sich auch hervorragend zur Ermittlung von Benchmarks für Wettbewerber. Nehmen wir zum Beispiel an, ein/e Mitarbeiter:in beschwert sich über ein niedrigeres Gehalt und verlässt Ihr Unternehmen in Richtung eines Konkurrenten mit höherem Gehalt. In diesem Fall könnte Ihnen ein Austrittsgespräch Aufschluss über den aktuellen Marktstandard (Gehalt) und andere attraktive Leistungen geben, die die Mitarbeitenden wünschen.

Mit wem sollte ein Austrittsgespräch stattfinden?

The Society for Human Resource Management (SHRM) empfiehlt, die folgenden Hauptgrundsätze zu beachten:

• Austrittsgespräche sollten mit ALLEN Mitarbeitenden geführt werden, unabhängig davon, ob es sich um Leistungsträger und langjährige Mitarbeitende handelt oder nicht.
• Jede Organisation sollte eine offizielle formelle Richtlinie für die Durchführung von Austrittsgesprächen haben.
• Austrittsgespräche sollten nur geführt werden, wenn Mitarbeitende von sich aus gehen (freiwillige Trennung), nicht aber bei Entlassungen oder Kündigungen. Diese beiden Szenarien sollten strategisch angegangen werden.

🆚 Austrittsgespräche vs. Bleibegespräche

Obwohl bei Austrittsgesprächen und Bleibegesprächen oft ähnliche Fragen an die Mitarbeitende gestellt werden, gibt es doch einige Unterschiede.

Ein Austrittsgespräch findet statt, nachdem ein/e Mitarbeiter:in offiziell gekündigt hat.

Ein Bleibegespräche hingegen wird in regelmäßigen Abständen während des gesamten Beschäftigungszyklus eines/r Mitarbeitenden im Unternehmen geführt. 

Bleibegespräche helfen zu verstehen

• 💪 was den/die Mitarbeiter:in motiviert, im Unternehmen zu bleiben
• 📈 was hinsichtlich Beschäftigungsverhältnis optimiert warden kann
• 🌱 welche Gedanken der/die Mitarbeit:in bezüglich nächster Entwicklungsschritte innerhalb des Unternehmens hat

Sie sind Teil Ihrer Employee Journey Map - ein Instrument zur Ermittlung der Mitarbeitererfahrung in jeder Phase der Betriebszugehörigkeit eines Mitarbeitenden.

❓ Warum sind Austrittsgespräche so wichtig?

Laut StoryTap's People & Culture Lead, Jasmine Leong:

"Austrittsgespräche können für Personalabteilungen ein wunderbarer Datenpunkt sein, solange sie gut durchgeführt werden. Zusammen mit Bleibegesprächen und Umfragen zum Engagement sollte Ihr HR-Team in der Lage sein, ein gutes Bild Ihrer Stärken und Möglichkeiten als Organisation zu zeichnen und letztendlich die Fluktuationsrate Ihres Teams zu senken."

Austrittsgespräche gehören zu den aufrichtigsten Gesprächen, die Arbeitnehmende mit dem Arbeitgeber führen kann. Sie sind die einzige Chance für ein Unternehmen, zu erfahren, was die Mitarbeitenden wirklich über das Unternehmen denken.

Mitarbeitende kündigen ihr Beschäftigungsverhältnis selten ohne einen wirklichen Grund. Diesen Grund herauszufinden ist die wichtigste Erkenntnis zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung in der Zukunft. 

StoryTap's Jasmine Cheong empfiehlt, das Austrittsgespräch von einem unparteiischen Mitglied der Personalabteilung führen zu lassen:

"Sie sollten sicherstellen, dass der/die Befragte nicht zu sehr darüber nachdenkt, wie sich seine/ihre Antworten auf künftige Referenzen auswirken könnten, damit er/sie sich keine Sorgen macht, dass er/sie Beziehungen beschädigt. Auf diese Weise erhalten Sie die authentischsten Antworten und die Möglichkeit, das Feedback produktiv zu paraphrasieren.

Sylvain Roy, CEO und HR-Berater bei Folks, fügt hinzu, dass die beste Option darin besteht, dass Personalfachleute für die Austrittsgespräche zuständig sind.

"Die Person, die das Austrittsgespräch führt, muss sich als Verbündeter im Unternehmen und als Teamplayer positionieren, dem das Wohlbefinden der Mitarbeitenden am Herzen liegt.

In jedem Fall sollte das Gespräch nicht von dem unmittelbaren Vorgesetzten geführt werden, da es wichtig ist, während des Austauschs ein hohes Maß an Objektivität zu wahren"

fügt er hinzu.

Durch die Auswahl eines/r Mitarbeiter:in aus dem People-Team wird nicht nur eine Voreingenommenheit ausgeschlossen:

Es stellt auch sicher, dass jedes Feedback schneller umgesetzt wird.

💡 5 Tipps für die Durchführung von Austrittsgesprächen

1. Wählen Sie einen unparteiischen Interviewer

StoryTap's Jasmine Cheong empfiehlt, das Austrittsgespräch von einem unparteiischen Mitglied der Personalabteilung führen zu lassen:

"Sie sollten sicherstellen, dass der/die Befragte nicht zu sehr darüber nachdenkt, wie sich seine/ihre Antworten auf künftige Referenzen auswirken könnten, damit er/sie sich keine Sorgen macht, dass er/sie Beziehungen beschädigt. Auf diese Weise erhalten Sie die authentischsten Antworten und die Möglichkeit, das Feedback produktiv zu paraphrasieren.

Sylvain Roy, CEO und HR-Berater bei Folks, fügt hinzu, dass die beste Option darin besteht, dass Personalfachleute für die Austrittsgespräche zuständig sind.

"Die Person, die das Austrittsgespräch führt, muss sich als Verbündeter im Unternehmen und als Teamplayer positionieren, dem das Wohlbefinden der Mitarbeitenden am Herzen liegt. In jedem Fall sollte das Gespräch nicht von dem unmittelbaren Vorgesetzten geführt werden, da es wichtig ist, während des Austauschs ein hohes Maß an Objektivität zu wahren".

Durch die Auswahl eines/r Mitarbeiter:in aus dem People-Team wird nicht nur eine Voreingenommenheit ausgeschlossen:

Es stellt auch sicher, dass jedes Feedback schneller umgesetzt wird.

Einige Unternehmen setzen externe Unternehmen oder Berater ein. Dies kann jedoch als unpersönlich oder verletzend empfunden werden, insbesondere für Mitarbeitende, die gerne im Unternehmen arbeiten.

2. Genau zuhören und es persönlich machen

Austrittsgespräche müssen nicht kühl oder unpersönlich sein, nur weil ein/e Mitarbeiter:in ein Unternehmen verlässt. Richtig geführt, sind Austrittsgespräche Goldminen für die Gewinnung neuer Erkenntnisse darüber, was getan werden könnte, um das Unternehmen zu verbessern.

Krittin Kalra, der Gründer von WriteCream, ist der Meinung, dass ein Austrittsgespräch am besten in Form eines persönlichen Gesprächs geführt werden kann: 

"Es sollte ein Gespräch sein und nicht starr. Es sollte ein Gespräch mit offenem Ausgang und nicht übermäßig strukturiert sein - eines, das den/die Mitarbeiter:in weder bei der Vorbereitung noch während des Austrittsgesprächs selbst ängstlich oder nervös werden lässt."

Ihr wichtigstes Ziel bei einem Austrittsgespräch ist es, dem/der Mitarbeiter:in aktiv zuzuhören, um zu verstehen, was er/sie sagt. Wenn Sie aktiv zuhören, zeigen Sie dem/der Mitarbeiter:in, dass sein/ihr Feedback für Sie und das Unternehmen wichtig ist.

Jasmine von StoryTap zieht es vor, das Gespräch nach Möglichkeit persönlich zu führen - oder zumindest mit eingeschaltetem Video, wenn es über Zoom läuft -, um eine echte Verbindung zu Ihrem/Ihrer Gesprächspartner:in herzustellen und eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. 

3. Bitten Sie den Mitarbeitenden eine schriftliche Umfrage auszufüllen. 

"Es ist in Ordnung, den/die Mitarbeiter:in zu bitten, vor dem Kündigungsgespräch einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen (Tipp: fragen Sie höflich).

Die gestellten Fragen sollten immer gleich sein, damit sie vergleichbar sind", empfiehlt Jasmine Cheong.

Wenn die Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten Sie eine Umfrage mit standardisierten Fragen versenden (z. B. Auf einer Skala von 1 bis 10, wie fanden Sie das Unternehmen), damit wir in der Lage sind, Datenpunkte und Trends zu ermitteln - und dann auch während des eigentlichen Austrittsgesprächs tiefer in die Antworten einzutauchen, die auffallen.

Wenn Sie diese Fragen stellen, können die Mitarbeitenden ihre Antworten im Voraus überdenken. Und das Lesen der Antworten vor dem Treffen hilft Ihnen, eine Liste von Fragen zu erstellen, die Sie stellen können, um das Gespräch zu lenken.

Jasmine sagt, dass sie auch die Erlaubnis der Befragten einholen würde, ihr Feedback weiterzugeben, damit sie anderen, die noch in der Organisation sind, helfen können.

4. Nutzen Sie einen Ansatz mit mehreren Blickwinkeln

"Obwohl es von Vorteil ist, wenn der Vorgesetzte einige Zeit mit dem/der Mitarbeiter:in verbringt, um ein Feedback zu erhalten, würde ich empfehlen, den Mitarbeitenden die Möglichkeit eines vertraulichen Feedbacks zu geben. Dies ist zwar nicht immer einfach, da der/die Mitarbeiter:in vielleicht wichtige Informationen mitzuteilen hat;

Wenn man ihnen jedoch die Möglichkeit gibt, ihre Gedanken vertraulich mitzuteilen, ist sichergestellt, dass sie nicht "die Brücken hinter sich verbrennen".

Daher werden sie sich keine Sorgen über ein eventuelles zukünftiges Comeback machen wollen."

5. Planen Sie das Gespräch zum richtigen Zeitpunkt

Es ist am besten, wenn Sie das Gespräch etwa eine Woche vor dem Ausscheiden des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin ansetzen. Damit der/die Mitarbeiter:in sich wohl fühlt, sollten Sie ihm/ihr die Fragen im Voraus schicken, damit er/sie sich darauf vorbereiten kann.

❓ Fragebeispiele für Austrittsgespräche

Auch wenn Sie das Austrittsgespräch nicht wie ein Drehbuch wirken lassen wollen, sollten Sie nicht unvorbereitet zu dem Treffen erscheinen. Stellen Sie einige Fragen für das Gespräch zusammen und achten Sie auf einen lockeren und freundlichen Ton, damit das Gespräch natürlich abläuft.

Für den Anfang empfiehlt Krittin, keine persönlichen/klischeehaften Fragen zu stellen wie "Was sind Ihre Stärken und Schwächen?".

Sylvain Roy empfiehlt die folgenden Fragen als guten Gesprächseinstieg:

• Was hat Sie zu der Entscheidung bewogen, sich nach einer neuen Stelle umzusehen?
• Was hat Sie überzeugt, diese neue Stelle anzunehmen?
• Was werden Sie an uns vermissen?
• Wenn ich Sie Ihnen morgen die Leitung der Abteilung anbieten würde, wofür würden Sie sich entscheidung?
• Gibt es weitere Themen, die noch nicht angesprochen wurden und die Sie mit mir besprechen möchten?

Wendy empfiehlt folgende Fragen:

• Wenn wir eine Sache ändern könnten, damit Sie bleiben, was wäre das?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie in Zukunft wieder für uns arbeiten würden?
• Was sind die drei besten Dinge an der Arbeit mit uns?
• Was sind die drei schlechtesten Dinge an der Arbeit mit uns?

Ihrer Meinung nach können insbesondere die letzten beiden Fragen einer Organisation helfen, das allgemeine Arbeitsumfeld für andere Mitarbeitende zu beurteilen.

Jasmine hingegen stellt lieber allgemeine Fragen zur Kultur, zur Arbeitsmoral und zum Team, als sich auf bestimmte Ereignisse oder Personen zu beziehen. Ihre Lieblingsfrage ist

"Wenn Sie eine Sache ändern könnten, die hier am meisten bewirken würde, was wäre das?"

Sie merkt an, dass dies wirklich das Hauptanliegen der Mitarbeitenden darstellt und auch die Anliegen anderer widerspiegelt.

Weitere zu berücksichtigende Fragen sind:

• Wie wurden Sie von Ihren Vorgesetzten und Ihren Kollegen behandelt?
• Wie gut wurde Ihrer Meinung nach Ihre Arbeit anerkannt und geschätzt?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie die notwendige Ausbildung und Unterstützung erhalten haben, um Ihre Aufgaben zu erfüllen?
• Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeit mit Ihren persönlichen Zielen übereinstimmt?

📈 Best-Practices und zu vermeidende Fehler (Dos und Don'ts)

Best-Practices und zu vermeidende Fehler (Dos und Don'ts)

Best-Pracitces für Austrittsgespräche beinhalten folgendes:

✅ Do:

• Neutral bleiben
• Fragen Sie den/die ausscheidende/n Mitarbeiter:in, ob er/sie an einer Teilnahme interessiert ist (obwohl Austrittsgespräche in der Organisation obligatorisch sind, sind sie für ausscheidende Mitarbeitende völlig freiwillig).
• Bieten Sie dem/der Mitarbeiter:in verschiedene Möglichkeiten an, Feedback zu geben. Wie Wendy vorgeschlagen hat, sollten Sie "mehrere Ansätze in Betracht ziehen". Sie können das Feedback schriftlich, telefonisch oder in 1:1-Gesprächen (physisch oder virtuell) einholen.
• Lassen Sie den/die Mitarbeiter:in wissen, warum Sie ein Austrittsgespräch führen.
• Lassen Sie die Mitarbeitenden wissen, dass sie nicht jede Frage beantworten müssen. 
• Bitten Sie den/die Mitarbeiter:in, einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen.
• Schicken Sie dem/der Mitarbeiter:in die Interviewfragen vor dem Gespräch zu. Er/Sie soll sich bei der Beantwortung der Fragen wohl fühlen und nicht überrumpelt werden.
• Zeichnen Sie das Feedback auf und bewahren Sie es vertraulich auf. Versprechen Sie den Mitarbeitenden vor Beginn des Gesprächs Vertraulichkeit.
• Teilen Sie das Feedback mit den notwendigen Beteiligten.
• Hören Sie zu, um zu verstehen und mitzufühlen, und widersprechen Sie nicht oder unterbrechen Sie nicht.
• Nutzen Sie das Feedback, um Verbesserungsmöglichkeiten für das Unternehmen zu ermitteln.
• Beenden Sie das Gespräch mit einer persönlichen, positiven Note.

🚫 Don't:

• Vorgesetzte und Manager involvieren.
• Verletzung der Vertraulichkeit. Vorgesetzte sollten nur zusammengefasste, anonymisierte Schlussfolgerungen/Feedback erhalten.
• Gezielte Fragen stellen, wie z.B. "Warum haben Sie nicht gerne hier gearbeitet?".

Jasmine bekräftigt, dass die Absicht des Treffens darin bestehen sollte, Feedback zu erhalten und die Zeit des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin in Ihrem Unternehmen zu würdigen, unabhängig von der Dauer seiner/ihrer Beschäftigung.

"Das Letzte, was die Mitarbeitenden brauchen, ist, dass man ihnen ein schlechtes Gewissen einredet, weil sie sich entschieden haben, das Unternehmen zu verlassen. Schließlich haben sie Ihnen und Ihrer Organisation eine Chance gegeben, an Ihre Mission geglaubt und (hoffentlich) hart gearbeitet - und das sollte gefeiert werden", riet sie.  

• Den/die Mitarbeiter:in bitten, es sich noch einmal zu überlegen und zu bleiben. Ihr Ziel ist es jediglich, ihre Sichtweisen kennenzulernen.
• Zu persönlich werden oder Fragen stellen wie: "Glauben Sie, dass es jemanden gibt, der anstelle von Ihnen gehen sollte?"
• Die Zeit Ihres Mitarbeiters/Ihrer Mitarbeiterin verschwenden. 
• Unhöfliche Ansprachen oder sich abweisend verhalten.
• Büroklatsch ansprechen. Selbst wenn der/die ausscheidende Mitarbeiter:in in den Büroklatsch verwickelt ist, sollten Sie nicht darauf eingehen. Es ist in Ordnung, ihn/sie wissen zu lassen, dass er/sie ihre Gefühle mitteilen kann. Sie müssen und können jedoch nicht Ihre eigene Meinung zu diesem Thema äußern.
• Teilen Sie nicht Ihre persönliche Meinung mit. Ermutigen Sie ihn/sie während des gesamten Gesprächs, seine/ihre Meinung zu äußern, und betrachten Sie den Prozess als einen sicheren Raum, in dem er/sie Ihnen gegenüber offen sein kann.

👀 Ab wann sollte das Feedback zu einem Austrittsgespräch nicht mehr vertraulich behandelt werden?

Es gibt bestimmte Bedingungen, unter denen das Feedback eines/einer ausscheidenden Mitarbeiters/Mitarbeiterin nicht vertraulich behandelt werden sollte. Der Grund für die "Verletzung dieser Vertraulichkeit" sollte dem/der Mitarbeiter:in erklärt werden, und Sie dürfen dies nicht ohne seine/ihne Zustimmung tun.

Zu den Fällen, in denen das Feedback eines Austrittsgesprächs nicht vertraulich behandelt werden sollte, gehören: 

• Berichte über Belästigungen.
• Vorwürfe der Unterschlagung.
• Berichte über Diskriminierung.
• Fälle, in denen disziplinarische Maßnahmen oder Untersuchungen erforderlich sind.
• Situationen, Handlungen oder Aktivitäten, die auf einen Verstoß gegen das Unternehmensrecht oder die Unternehmensrichtlinien hindeuten.

➡️ Zusammenfassung

Ein Austrittsgespräch ist eine Möglichkeit, das Unternehmen zu verbessern und Mitarbeitende zu binden. Die aus dem Mitarbeiterfeedback abgeleiteten Aktionspunkte sollten umgesetzt werden, um das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern und eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen. Beispiele für Aktionspunkte, die Sie erstellen können, sind:

• Umstrukturierung
• Gehaltserhöhungen für die Mitarbeitenden
• Investitionen in effektive Lern- und Entwicklungsprogramme
• Disziplinarmaßnahmen/Untersuchungen
• Verbesserung der Unternehmenskultur
• Einführung von Remote- oder Hybrid-Arbeitsplätzen
• Verbesserung des Onboarding-Prozesses
• Einführung attraktiver Mitarbeitervorteile und Vergünstigungen.

Bei Zavvy ermöglichen wir zukunftsorientierten Unternehmen, herausragende Mitarbeitererlebnisse zu schaffen. Das beginnt beim Preboarding und setzt sich mit Feedback entlang des Lebenszyklus der Mitarbeitenden fort.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für die Mitarbeiterentwicklung und -förderung und steigern Sie das Engagement und die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen.