Hat Ihr Unternehmen einen klaren Plan für seine betrieblichen Abläufe? Ein gut ausgearbeitetes Programm, das Ihren Mitarbeitern sagt, wie sie die Dinge erledigen sollen und ihnen dabei hilft, konzentriert, produktiv, eigenverantwortlich und organisiert zu bleiben? Wie betreuen Sie Kunden und wie sprechen Sie mit Kunden über Ihr Unternehmen? Wie nehmen Sie Mitarbeiter in Ihr Unternehmen auf bzw. entlassen sie aus dem Unternehmen? Welchen Rahmen nutzen Sie also, um den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern?
Die Lösung ist einfach: Machen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
Ein Business-Playbook hilft Unternehmen wie dem Ihren, zu dokumentieren, wie Dinge erledigt werden, und allen Mitarbeitern eine Orientierungshilfe zu geben.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Business-Playbook ist und wie Sie selbst eines erstellen können.
Together with our curators, we have created a library of actionable digital marketing resources. Personalized to your team's needs.
Ein Business-Playbook beschreibt Grundsätze, Arbeitsabläufe und Verfahren eines Unternehmens. Ein gut ausgearbeitetes Handbuch beantwortet Fragen, die von dem, was ein Unternehmen tut, bis hin zu dem, wie, warum, wer was und wann tut, reichen.
Ein Business-Playbook, das auch als SOP (Standard Operating Procedure) bezeichnet wird, hilft Unternehmen, effizient und effektiv zu arbeiten.
Unternehmen können Business-Playbooks aus verschiedenen Gründen einsetzen - beispielsweise für das Onboarding und Offboarding, den Verkauf des USP eines Unternehmens an Organisationen, die Erstellung von Handbüchern für Vertriebs- und Kundendienstabteilungen, die Schulung von Mitarbeitern oder sogar für die Einführung eines neuen Produkts und dessen Verkauf.
Unternehmensweit:
Vertriebsteams:
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen, in dem die Customer Experience-Teams keine Ahnung haben, wie sie auf Kundenbeschwerden oder verärgerte Kunden reagieren oder Kundenbeschwerden an die zuständige Abteilung weiterleiten sollen.
Das Ergebnis?
Absolutes Chaos.
Im Folgenden haben wir 6 Gründe zusammengestellt, warum Ihr Unternehmen ein Playbook braucht.
Klare, sorgfältig ausgearbeitete Anweisungen machen es jedem leicht, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten oder Aufgaben zu erfüllen, die mit der Mission Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen vergrößern und ohne Bedenken weitere Mitarbeiter einstellen. Business-Playbooks ermöglichen es jedem, den Sie einstellen, sofort mit der Arbeit beginnen zu können.
Sobald Sie Ihr Playbook erstellt haben, werden Sie Stunden sparen, die Sie bisher damit verbracht haben, immer wieder die gleichen Dinge durchzugehen. Stattdessen können Sie und Ihre Kollegen die zusätzliche Zeit für wirklich wertschöpfende Aktivitäten verwenden.
Indem Sie bestimmte Standards und Richtlinien klar festlegen, schaffen Sie die Grundlage für Qualitätsarbeit. Infolgedessen wird die Arbeitsleistung besser und beständiger.
Ein Business-Playbook enthält alle Informationen, die Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter benötigen, um erfolgreich zu arbeiten - und zwar an einem einzigen organisierten und zugänglichen Ort. Dies ist besonders wertvoll, wenn Mitarbeiter (und Wissen) über mehrere (entfernte) Standorte verteilt sind.
Anstatt ständig ihre Vorgesetzten um Hilfe zu bitten, können Mitarbeiter einfach und schnell auf das Business-Playbook zurückgreifen. Außerdem können Vorgesetzte ihren Mitarbeitern vertrauen, dass sie ihre Aufgaben bewältigen können
Mit einem Business-Playbook können Unternehmen Verbesserungspotenziale leicht erkennen und sie regelmäßig aktualisieren, um diese Änderungen zu berücksichtigen. Wenn Ihr Kundendienstteam beispielsweise einen häufigen Schmerzpunkt oder eine Herausforderung für Ihre Kunden identifiziert, kann es schnell eine SOP zur Lösung oder Behebung des Problems erstellen. So wissen neue Mitarbeiter schnell, was zu tun ist, wenn sie in Zukunft auf solche Probleme stoßen.
Was in einem Business-Playbook enthalten ist, hängt von der Art des Playbooks ab, das Sie erstellen ( Betriebs-Playbook, Vertriebs-Playbook, Homeoffice-Playbook usw.)
Wenn Sie z.B. ein Vertriebs-Playbook erstellen, sollten Sie Abschnitte hinzufügen, die Antworten auf Fragen wie die folgenden geben:
Ebenso könnte ein Betriebs-Playbook Antworten auf folgende Punkte enthalten:
Hinweis: Ein Playbook muss nicht "alles umfassen, was Betriebsleiter wissen müssen". Stattdessen kann es sehr sinnvoll sein, es in mehrere kleinere SOPs aufzuteilen. Auf diese Weise vermeiden Sie Redundanzen und beschränken sich auf das, was die Mitarbeiter in diesem Moment lernen wollen.
Die Erstellung eines Playbooks kann sich wie Raketenwissenschaft anfühlen, ist aber einfacher als Sie denken. Eines ist jedoch sicher: Selbst wenn Ihr Unternehmen derzeit keine festen Playbooks hat, gibt es sie bereits.
Wie ist das möglich?
Das Einzige, was Sie jetzt tun müssen, ist, die Grundsätze und Prozesse, die Ihre Teams befolgen, zu erfassen und sie in Ihren SOP richtig zu strukturieren. Hier erfahren Sie, wie Sie das Playbook Ihres Unternehmens in sieben einfachen Schritten erstellen können:
Ein Business-Playbook von Grund auf neu zu erstellen, kann einschüchternd wirken. Das gilt besonders für Unternehmen, die noch nie eines erstellt haben. Zum Glück finden Sie bei einer schnellen Internetrecherche bereits vorhandene Vorlagen, die Sie abwandeln oder als Inspiration für die Erstellung Ihrer Business-Playbook-Vorlage verwenden können.
Denken Sie daran, dass das Ziel ein klar umrissenes und organisiertes Handbuch ist, das sicherstellt, dass sich Ihre Mitarbeiter auf das Schreiben, Entwickeln und Aktualisieren der Inhalte des Playbooks konzentrieren.
Die Elemente, die Ihr Business-Playbook enthält, hängen in hohem Maße von den Zielen Ihres Unternehmens und dem einzigen Zweck der Erstellung des Playbooks ab. Einige Abschnitte, die Sie hinzufügen sollten, beinhalten die folgenden:
Profi-Tipp: Erklären Sie, wie der Erfolg für jeden Bereich oder jedes Element aussieht und wie das Unternehmen diesen Erfolg misst.
Sammeln Sie die Informationen, die Sie Ihrem Business-Playbook hinzufügen möchten, und organisieren Sie sie an einem Ort. So können Sie alle (eingehenden) unvollständigen oder veralteten Informationen leicht überprüfen.
Eine Führungskraft könnte zum Beispiel ihre Aufgaben einschließlich der Schritte und Maßnahmen zur Erledigung dieser Aufgaben auflisten und alle Mitglieder ihres Teams dasselbe tun lassen.
Füllen Sie jede Stelle, die Ihnen einfällt, in einfacher, verständlicher Sprache aus, aber scheuen Sie sich nicht, sich wiederholende Wörter oder doppelte Schritte zu entfernen. Das Ziel ist es, prägnant und eindeutig zu sein.
Eine Faustregel: In der Regel können Sie ohne weiteres 20% Ihres schriftlichen Inhaltsentwurfs streichen, ohne dass dieser an Wert verliert.
Ein gutes Business-Playbook sollte Respekt hervorrufen, ohne autoritär oder diktatorisch zu klingen. Wie erreichen Sie diesen ausgewogenen Ton? Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich, aber lassen Sie Ihren Führungskräften in manchen Situationen Raum für ihre Intuition oder ihr Urteilsvermögen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Kreativität auszuleben.
Denken Sie daran, dass ein Business-Playbook ein Leitfaden ist, der die Best Practices für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens aufzeigt. Sie sind keine Gesetze und sollten auch nicht als solche behandelt werden.
Beginnen Sie damit, es an wichtige Beteiligte weiterzugeben, während Sie den Entwurf Ihres Business-Playbooks fertigstellen. Als Faustregel gilt, dass Sie sie an Personen schicken sollten, die mit dem Prozess nicht vertraut sind. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob sie mit den aktuellen Verfahren, die in Ihrem Playbook beschrieben sind, einverstanden sind oder ob sie zusätzliche Fragen oder Informationen haben, die sie mitteilen möchten.
Tipp: Mit Zavvy können Sie das Playbook Ihres Unternehmens mit wenigen Klicks Ihrem Team zuweisen. Sie können auch Fristen festlegen, um es vor einem bestimmten Datum zu überprüfen. So weiß Ihr Team, was es zu prüfen hat und wann es das tun muss. Erfahren Sie hier mehr über die Erstellung Ihrer SOPs mit Zavvy.
Denken Sie daran, dass Ihr Team bei der ersten Durchsicht des Business-Playbooks höchstwahrscheinlich einige Fragen haben wird. Achten Sie daher genau auf ihre Vorschläge, denn dies ist eine gute Möglichkeit, mögliche Lücken in Ihren SOPs zu erkennen und Ihre Dokumentation zu verbessern.
Das beste Playbook kann schnell nutzlos werden, wenn niemand es benutzt oder regelmäßig aktualisiert. Führen Sie einen Prozess ein, um Ihre Standardarbeitsanweisungen angemessen zu kommunizieren und regelmäßig zu überprüfen.
Sie können sie z.B. in die rollenspezifischen Onboarding-Prozesse einbinden - oder sie einmal im Jahr überarbeiten lassen.
Mit Zavvy können Sie diesen gesamten Prozess vollständig automatisieren:
Halten Sie Ihr Business-Playbook relevant und effektiv, indem Sie neue Prozesse, Anweisungen, Checklisten und Problemlösungen hinzufügen, sobald sie entstehen. Haben Sie zum Beispiel ein neues Produkt auf den Markt gebracht oder Ihre Software aktualisiert?
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, diese Änderungen hinzuzufügen, wenn sie eintreten. Je nach Anzahl der Änderungen und der Größe Ihres Unternehmens kann die Aktualisierung Ihres Playbooks vierteljährlich oder jährlich erfolgen, insbesondere wenn Sie das Feedback Ihrer Teams einbeziehen möchten.
Tipp: Setzen Sie sich (oder anderen) eine wiederkehrende Erinnerung, damit dieser Schritt nicht außer Acht gelassen wird.
Um Ihre eigene Bibliothek zu inspirieren, haben wir im Folgenden einige der gängigsten SOP-Beispiele zusammengestellt.
Dieses Handbuch bietet einen detaillierten Überblick über Ihr Unternehmen und seine Geschichte, seine Vision, seine Mission, seine Wertvorstellungen, seinen Zweck, was Sie für Ihre Kunden tun und wie Sie mit ihnen zusammenarbeiten, sowie über den Betrieb.
Betrachten Sie es, wie oben erwähnt, als eine Einführung in Ihr Unternehmen und als einen gut dokumentierten Leitfaden für die Aktivitäten Ihres Unternehmens.
Als Inspiration für diese Vorlage können Sie auch einen Blick auf unsere kostenlose Vorlage für eine Willkommenspräsentation für Mitarbeiter werfen.
Wenn Sie ein Zavvy-Konto haben, können Sie auch die Vorlage Onboarding für Unternehmen auf der Plattform verwenden, um in wenigen Minuten loszulegen.
Die Aberdeen Group hat herausgefunden, dass 56% der Vertriebsmitarbeiter, die Playbooks verwenden, ihre Verkaufsziele erreichen. Im Vergleich erreiche nur 44% der Vertriebsmitarbeiter, die kein Playbook in ihrem Unternehmen haben ihre Ziele.
Ein Vertriebs-Playbook ist ein Spickzettel für Ihr Unternehmen und sein Produkt oder seine Dienstleistungen.
Es ist ein Leitfaden, der jeden oder Ihr Vertriebsteam, das Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verkauft, über die Herausforderungen informiert, mit denen Ihre potenziellen Kunden konfrontiert sind, über die Positionierung Ihres Produkts und dessen Ausrichtung auf die Schmerzpunkte der Kunden sowie über den Umgang mit gängigen Einwänden.
Auch hier gilt, dass Sie je nach Größe Ihres Unternehmens entweder ein Playbook für jedes Produkt, das Sie verkaufen, oder nur ein Vertriebs-Playbook haben können. Diese Beispiele für Vertriebs-Playbooks von HubSpot und Pipedrive sind eine schöne Inspiration.
Ein Betriebs-Playbook erklärt, wie die Dienstleistungen für die Kunden eines Unternehmens erbracht werden.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie leiten ein E-Commerce-Unternehmen. In diesem Fall könnte Ihr Betriebs-Playbook die Schritte Ihrer Mitarbeiter bei der Verfolgung und Ausführung von Kundenbestellungen erklären.
Es ist im Grunde ein Betriebs-Playbook für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens!
Sweet Process bietet 25 herunterladbare Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, während ProProfs eine Vorlage für ein Operations-Handbuch anbietet, die Sie sofort anpassen können.
Eine hybride Arbeits-Policy umreißt Ihre flexiblen Arbeitsrichtlinien.
Sie enthält beispielsweise folgende Informationen:
Angenommen, Ihr Unternehmen arbeitet mit Dritten zusammen, um Produkte zu verkaufen oder zu liefern. In diesem Fall müssen Sie ein Channel- oder Händler-Playbook erstellen, um sicherzustellen, dass diese Partner über die Informationen verfügen, die sie für einen effizienten und erfolgreichen Verkauf benötigen.
Hier können wir uns kurz fassen:
Es sollten Ihre Fachexperten oder Fachverantwortlichen sein.
Aber wir empfehlen Ihnen auch, die Erstellung Ihres Business-Playbooks als Teamsport zu betrachten - als eine Aktivität, die Ihre Mitarbeiter dazu anregt, gemeinsam die Teile des Unternehmens zu dokumentieren, für die sie NUR zuständig sind.
Zum Beispiel wird die Person, die für Ihre Personalabteilung zuständig ist, Ihren Prozess zur Einbindung und Förderung von Mitarbeitern dokumentieren. In der Zwischenzeit wird Ihr Leiter der Abteilung Lernen und Entwicklung festlegen, wie Sie interaktive und unterhaltsame Schulungsinhalte für Ihre Mitarbeiter erstellen.
Sobald Ihr Unternehmen etwas größer ist, kann es sinnvoll sein, in jeder Abteilung spezielle Schulungsspezialisten einzusetzen: Jemanden, der die Essenz jeder Rolle und jedes Prozesses erfasst - und daraus leistungsfähige SOPs erstellt.
So wird sichergestellt, dass die Erstellung des Business-Playbooks nicht in die alleinige Zuständigkeit fällt, sondern auf alle Abteilungen verteilt wird.
Profi-Tipp: Mit der einfachen Einrichtung von Zavvy per Drag-and-Drop können Sie den Verantwortlichen für die einzelnen Vorgänge in Ihrem Business-Playbook problemlos Inhalte zuweisen. Dies stellt sicher, dass sie verantwortlich sind und garantiert, dass Ihr Playbook mit den besten und aktuellsten Inhalten gefüllt ist.
Here are some best practices to make your business playbooks better:
Laden Sie Ihr Business-Playbook an einem zentralen Ort hoch, der für Ihre Mitarbeiter jederzeit leicht zugänglich ist. Dies ist besonders wichtig für Außendienstmitarbeiter, die von überall und jederzeit auf Ressourcen oder Tools zugreifen und diese bearbeiten müssen.
Wahrscheinlich haben Sie einige Präsentationen auf Sharepoint oder Google Drive, andere Dokumentationen an einem Ort wie Notion, Ihre Bildvideos auf Youtube und so weiter.
Wenn Sie anfangen, all diese Dokumentationen an einem anderen Ort neu zu erstellen, müssen Sie sie alle separat auf dem neuesten Stand halten.
Anstatt alles in Ihr SOP/Trainingstool zu kopieren, ist es oft sinnvoller, Inhalte aus den Tools, die Sie täglich verwenden, direkt einzubetten.
Mit Zavvy zum Beispiel können Sie Inhalte aus Anwendungen wie Typeform, Loom, der Google Suite oder Microsoft Sharepoint direkt in Ihre Playbook Journey einbetten. Auf diese Weise befindet sich alles an einem Ort, ohne dass Sie mehrere Versionen pflegen müssen.
Gute Playbooks sollten benutzerfreundlich und in jeder Organisation anpassbar sein. Noch besser wird es, wenn Ihr Playbook mit all Ihren bevorzugten Tools integriert ist, um die Produktivität zu steigern und eine nahtlose Verfolgung und Berichterstattung zu ermöglichen.
Wer sagt, dass Playbooks langweilig sein müssen? Binden Sie stattdessen visuelle Elemente, Websites und interaktive Tools ein, um das Engagement des Teams zu erhöhen und die Verwendung des Playbooks zu fördern.
Wenn Sie Menschen mit zu vielen Informationen überladen, schrecken Sie sie völlig ab - sie werden sich also überhaupt nicht mit dem Thema befassen.
Anstatt alle Details, auf die Sie stoßen, aufzunehmen, filtern Sie sie auf das Wesentliche herunter. Dann können Sie bei Bedarf immer noch einen "fortgeschrittenen" Titel für alle, die es wissen müssen, anbieten.
Es ist zwar in Ordnung, Online-Beispiele für Business-Playbooks oder PowerPoint-Vorlagen für Business-Playbooks von anderen Unternehmen zur Inspiration zu verwenden, aber Copy & Paste ist ein Tabu.
Ihr Playbook sollte in der einzigartigen Stimme Ihres Unternehmens und speziell für Ihre Mitarbeiter geschrieben sein.
Ganz gleich, ob Sie einen neuen Mitarbeiter oder einen neuen Kunden einarbeiten, sollten Sie Ihr Business-Playbook nutzen, um wichtige Kennzahlen des Unternehmensprozesses zu verfolgen, Anleitungen für die nächsten Schritte in jedem Szenario zu geben und Risiken zu minimieren.
Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen skaliert oder mehrere Projekte verwaltet. Playbooks ermöglichen es Ihnen, neue Mitarbeiter auf eine effiziente Art und Weise einzustellen, zu schulen und einzubinden.
Die einfache Einrichtung von Zavvy per Drag-and-Drop ermöglicht es Ihnen, in wenigen Minuten ansprechende Playbooks zu erstellen.
Starten Sie mit unserer Vorlagenbibliothek, die SOPs für Onboarding, Preboarding, hybrides Arbeiten, Markenrichtlinien und mehr enthält - oder erstellen Sie Ihre eigenen von Grund auf.
Ein paar Highlights:
Wenn Sie es leid sind, ständig Brände zu löschen oder sich um komplizierte und überflüssige Fragen in Ihrem Unternehmen zu kümmern, dann brauchen Sie Business-Playbooks, um Ihren Verstand zu behalten und Ihr Unternehmen zu optimieren.
Erfahren Sie, wie Sie mit Zavvy leistungsstarke Playbooks in wenigen Minuten und nicht etwa Tagen erstellen können.
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