Das Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen kann eine Herausforderung sein. Studien machen es deutlich: Durchschnittlich 88 % der Unternehmen führen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen nicht optimal durch. Das Erstellen einer Onboarding-Präsentation ist ein guter erster Schritt für einen gelungenen Start von neuen Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen und kann die Arbeitsbelastung um das Zehnfache reduzieren. Eine solche Präsentation gibt erste tiefere Einblick in die Arbeitsweise und Prozesse des Unternehmens.
Wir geben Ihnen einen detaillierten Überblick darüber, wie Sie Ihre Onboarding-Präsentation erstellen können, einschließlich hilfreicher Tipps zur Wahl des richtigen Layouts.
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Eine Onboarding-Präsentation ist der erste Kontaktpunkt von neuen Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen. Sie ist die Chance für das Unternehmen, beim ersten Eindruck zu punkten. Neuankömmlinge lernen die Werte kennen und können erstmals mit ihren neuen Kolleg:innen und mit den verschiedenen Teams interagieren. Die Onboarding-Präsentation ist so entscheidend, dass es sich lohnt, sie perfekt auszuarbeiten.
Ein Eisbrecher ist ein ideales Mittel, um die Anspannung und Nervosität der Neuankömmlinge abzubauen. Das kann alles mögliche sein, von einer interessanten Anekdote bis hin zu einem lustigen Fakt. Die neuen Mitarbeiter:innen werden sich gleich wohler fühlen und freier mit ihren Kolleg:innen interagieren.
Eisbrecher sind außerdem ein guter Weg, um die Arbeitskultur eines Unternehmens nahezulegen. Die neuen Mitarbeiter:innen können sehen, wie locker und kollegial die Belegschaft miteinander umgeht. Außerdem sorgen Eisbrecher für kleine Auszeiten im Arbeitsalltag aller Mitarbeiter:innen.
Das Spiel „2 Wahrheiten und eine Lüge" ist für solche Situationen beispielsweise perfekt geeignet. Andere Eisbrecher für das Onboarding, die Sie ausprobieren können, sind:
Sie sollten Ihre Onboarding-Präsentation außerdem visuell ansprechend gestalten. Und: Je interaktiver die Präsentation ist, desto bleibender ist der Eindruck bei neuen Mitarbeiter:innen.
Erhöhen Sie das Interesse, indem Sie wichtige Zahlen über das Wachstum und die Leistung des Unternehmens präsentieren. Denken Sie daran: Das Ziel ist, einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Betrachten Sie Ihre Onboarding-Präsentation als Werkzeug dafür.
Statistiken sind ein wirkungsvolles Kommunikationsinstrument, da sie die Informationen, die Sie vermitteln, quantifizieren. Sie verleihen Ihren Punkten Glaubwürdigkeit – und sie legen nahe, wie gewinnbringend und bereichernd die Arbeit in Ihrem Unternehmen ist.
Statistiken geben den neu Eingestellten auch die Möglichkeit zu sehen, wie effizient Ihre Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten und wie gut das Unternehmen läuft. Hier sind einige wichtige Statistiken, die Sie in Ihre Onboarding-Präsentation aufnehmen sollten:
Wir empfehlen die Verwendung visueller Hilfsmittel wie Infografiken, wenn Sie Statistiken in Ihre Präsentation einbauen. Infografiken sind leichter zu betrachten und erhöhen die Einprägsamkeit von Informationen. Sie zerlegen komplexe Zusammenhänge in verdauliche Häppchen.
Sie sollten sich bei der Darstellung der Unternehmensgeschichte so kurz wie möglich fassen. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei diesem Teil beachten sollten:
Das Mission Statement Ihres Unternehmens bringt Ihre Vision auf den Punkt. Es veranschaulicht das Hauptziel und die Werte Ihres Unternehmens. Ein solches Unternehmensleitbild gibt auch allen Mitarbeiter:innen ein Gefühl für die Zielsetzung. Und schließlich gibt eine übergeordnete Vision für die Zukunft auch einen Ausblick auf die kommenden Jahre.
Unternehmenswerte geben eine genaue Vorstellung dessen, wie wir am Arbeitsplatz miteinander umgehen. Noch wichtiger ist, dass sie vorgeben, welche Art von Kultur in einem Unternehmen herrscht. Sie fördern die Teamarbeit und schaffen einen Maßstab für die Beziehung der neu Eingestellten zu ihren Kolleg:innen.
Außerdem geben sie den Neulingen einen Einblick in die allgemeine Atmosphäre ihres neuen Arbeitsplatzes.
Eine Organisationsstruktur zeigt die Hierarchie und Arbeitsteilung des Unternehmens auf. Betrachten Sie sie als eine detaillierte Weisungskette. Sie beinhaltet eine genaue Darstellung der Rolle der einzelnen Mitarbeiter:innen. Eine klare Organisationsstruktur gewährleistet eine gute Koordination und erleichtert das Erreichen von Zielen.
Außerdem verbessert sie die Teamarbeit und fördert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Ein Arbeitsplatz, an dem die Rollen der Mitarbeiter:innen klar definiert sind, arbeitet effizienter als einer, an dem das nicht der Fall ist. Geeignete Herangehensweisen für eine Struktur sind zum Beispiel:
Onboarding-Präsentationen sind ideal, um die Abteilungen Ihrer neuen Mitarbeiter:innen vorzustellen. Sie vermitteln ein klares Bild davon, mit wem sie zusammenarbeiten werden und auch in welcher Funktion.
Pro-Tipp: Bitten Sie die Teammitglieder, kurze Einführungsvideos aufzunehmen, die Sie in Ihre Slideshows integrieren können. Auf diese Weise haben Sie in gewisser Weise bereits für einen Eisbrecher gesorgt und die neuen Mitarbeiter:innen mit ihren Kollegen bekannt gemacht, bevor sie sich offiziell treffen.
Hier ist ein sehr gutes Beispiel für ein Onboarding-Video von Wistia, einem Unternehmen für Videomarketing-Software:
Eine Unternehmens-Roadmap ist wie ein Leitfaden. Sie umreißt den Rahmen für den Erfolg des Unternehmens und beschreibt alle wichtigen Schritte, die zur Verwirklichung Ihrer Vision notwendig sind. Eine effektive Roadmap sollte die folgenden Merkmale aufweisen:
– die Stärken: Welche Eigenschaften sind die Stärken Ihres Unternehmens und unterscheiden es von der Konkurrenz?
– die Schwächen: In welchen Bereichen gibt es Probleme oder Optimierungspotenzial? (z. B.: Marketing, Mitarbeiterfluktuation)
– Chancen: Welche externen Faktoren verschaffen Ihnen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz?
– Bedrohungen: Welche Hindernisse gibt es, die Ihre Schwächen deutlich machen oder zu Problemen führen können?
Eine Employee Scorecard ergänzt die Organisationsstruktur, indem sie Ihren Mitarbeiter:innen einen Rahmen für die Umsetzung von Strategien bietet. Sie hilft, alle Bemühungen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten und unterstützt die Mitarbeiter:innen dabei, effizient zusammenzuarbeiten.
Eine Employee Scorecard sollte enthalten:
Richtlinien setzen die Struktur der Organisation durch und rationalisieren die Arbeitsabläufe. Sie machen das Arbeitsumfeld sicherer, indem sie Gefahren und mögliche Unfälle minimieren. Unternehmensrichtlinien sind dynamisch und je nach Branche unterschiedlich – Unternehmen sind mitunter gesetzlich verpflichtet sind, sie regelmäßig zu aktualisieren.
Die Richtlinien regeln verschiedene Aspekte, wie z. B.:
In diesem Abschnitt werden die zu erwartenden Ereignisse der ersten Woche beschrieben. Wahrscheinlich werden einige der Neuankömmlinge nervös sein und vielleicht sogar Sorge haben, nicht ausreichend vorbereitet zu sein. Durch eine Vorschau können Sie ihnen den Einstieg erleichtern.
Sie wollen Ihre neuen Mitarbeiter:innen natürlich auch nicht überfordern, ein neuer Arbeitsplatz allein ist schließlich schon aufregend genug. Halten Sie die Aufgaben daher am besten kurz und strukturiert. Geben Sie ihnen einen Zeitplan mit Aufgaben für die erste Woche.
Denken Sie daran, häufige kurze Pausen einzuplanen, damit die neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, sich zu entspannen. Fangen Sie mit einfachen Aufgaben an und steigern Sie die Intensität allmählich, bis die neuen Mitarbeiter:innen selbstständig arbeiten können. Idealerweise stellen Sie ihnen Onboarding-Buddys als persönliche Ansprechpartner:innen zur Seite.
Erstellen Sie einen visuellen Plan der Ideen, die Sie während Ihrer Präsentation vermitteln wollen. Eine Mind Map hilft Ihnen, die Informationen in chronologischer Reihenfolge zu ordnen. Nehmen Sie Stift und Papier zur Hand und zeichnen Sie eine grobe Gliederung Ihrer Präsentation.
Skizzieren Sie die wichtigsten Bereiche und strukturieren Sie die Punkte um diese herum. Alternativ können Sie auch ein Flussdiagramm auf Ihrem Laptop erstellen oder Karteikarten anfertigen, um Ihre Präsentation zu steuern.
An wen richtet sich Ihr Produkt und warum ist es so wichtig? Diese Fragen bilden das das Leitmotiv Ihrer gesamten Präsentation. Darauf basiert jeder Punkt. Und mit der Beantwortung dieser Fragen haben Sie direkt die Aufmerksamkeit Ihrer neuen Mitarbeiter:innen gewonnen.
Finden Sie so viele Informationen wie möglich über Ihre neuen Talente heraus. Wichtige Informationen, etwa über die bisherigen Tätigkeiten und die Herausforderungen, denen sie bei der Arbeit begegnet sind, können Sie dazu nutzen, die Nervosität vor dem Onboarding-Prozess gezielt zu verringern.
Wenn Sie ihre Probleme und persönlichen Herausforderungen besser verstehen, können Sie Ihre Präsentation auf ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen. Auf diese Weise können Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen die bestmögliche Erfahrung während des Onboarding-Prozesses bieten.
Präsentationen können ziemlich schnell eintönig werden, vor allem, wenn sie nur aus Textblöcken ohne Unterbrechung bestehen. Verleihen Sie Ihrer Präsentation durch visuelle Elemente Schwung, z. B. durch:
Bilder sind ein effektiver Weg, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu gewinnen. Durch visuelle Darstellungen werden Informationen in einfachere Sachverhalte zerlegt und sind so leichter zu merken. Zu viele Bilder können jedoch ablenken, daher sollten Sie es nicht übertreiben.
Gute Redner:innen beherrschen ihre Inhalte. Alle wichtigen Punkte im Kopf zu haben vermittelt die Glaubwürdigkeit der Informationen und Souveränität. Wirkt es so, als hätten die Inhalte einer Präsentation keine große Wichtigkeit für die Redner:innen, dann verlieren Zuschauer:innen schnell den Fokus.
Stellen Sie sich vor, Sie wären ein:e neue:r Mitarbeiter:in während einer solchen Präsentation. Wie glaubwürdig und packend fänden Sie den Vortrag?
Das Ziel ist es, ein Layout zu wählen, das die Kultur Ihres Unternehmens repräsentiert und gleichzeitig interaktiv ist. Eine gute Idee ist es, die Markenfarben Ihres Unternehmens in das Design einzubeziehen.
Alternativ können Sie sich auch von der Arbeitskultur des Unternehmens inspirieren lassen – gibt es vielleicht eine Kleiderordnung, mit der sie visuell spielen können? Die meisten Unternehmen bevorzugen formelle Kleidung, daher eignen sich häufig neutrale Farben wie Weiß, Blau und Braun gut.
Achten Sie schließlich darauf, dass Sie eine Schriftart verwenden, die auch aus größerer Entfernung lesbar ist, insbesondere wenn Sie einen Projektor verwenden oder Broschüren verteilen.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Zuhörer:innen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation, vor allem bei einer Onboarding-Präsentation. Betrachten Sie die Fragerunde als eine erste Annäherung an Ihre Themen- oder Markenwelt. Sie gibt den Neulingen nicht nur die Möglichkeit, für sie spannende Fragen zu stellen, sondern räumt auch alle Zweifel aus dem Weg.
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Diese enthält auf 20 Slides Platzhalten für die wichtigsten Punkte.
Dabei enthalten sind Dinge wie
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Mit der Präsentation ist nur eine Phase des Onboarding-Prozesses abgeschlossen. Die folgende ist deutlich länger und komplexer – die praktische Einarbeitung schließt sich unmittelbar an die Präsentation an. Nun eignen sich die neuen Mitarbeiter:innen alle erforderlichen Fähigkeiten an, damit sie ihre Aufgaben gut erfüllen können. Diese Zeit ist prägend für das Engagement der Mitarbeiter:innen.
Im Idealfall besteht das Onboarding aus fünf Phasen:
Preboarding – Die neuen Mitarbeiter:innen unterschreiben ihren Vertrag und alle erforderlichen Dokumente. Sie haben das Stellenangebot gerade erst angenommen, sind also noch neu in Ihrem Unternehmen.
Orientierung – Hier treffen neue Mitarbeiter:innen auf die Personalabteilung, erhalten eine offizielle Einführung in das Unternehmen und lernen die Kolleg:innen kennen. Nun wird die Theorie aus der Onboarding-Präsentation in die Praxis umgesetzt.
Training – Die Personalabteilung weist die neuen Mitarbeiter:innen in ihre neuen Rollen ein. In der Regel werden ihnen Vorgesetzte oder ältere Kolleg:innen zugewiesen, welche sie mit den Aufgaben vertraut machen.
Übergangsphase – Der neuen Mitarbeiter:innen gewöhnen sich an die Routine und fühlen sich allmählich als fester Bestandteil des Unternehmens.
Fortlaufende Entwicklung – Die Mitarbeiter:innen haben sich voll und ganz in ihren neuen Rollen eingefunden und beginnen, langfristige Entscheidungen zu treffen.
Ein Eisbrecher ist ein ideales Mittel, um die Anspannung und Nervosität bei einer Präsentation abzubauen. Die neuen Mitarbeiter:innen fühlen sich dadurch wohler und der Kontakt mit den neuen Kolleg:innen wird erleichtert. Fügen Sie wichtige statistische Daten über Ihr Unternehmen ein, um die Ihre Glaubwürdigkeit zu erhöhen.
Nennen und erläutern Sie unbedingt die Grundwerte Ihres Unternehmens. Auch dadurch gewinnen Sie an Glaubwürdigkeit und schärfen außerdem die Wahrnehmung von Ihrem Unternehmen. Schließlich sollten Sie den neuen Mitarbeiter:innen einen Ausblick auf ihre erste Woche geben und ihnen einen Überblick in Bezug auf die nächsten Aufgaben geben.
Halten Sie die Aufgaben kurz und strukturiert. Vergessen Sie nicht, häufige kurze Pausen einzuplanen, um Ihren neuen Mitarbeiter:innen Zeit zum Durchatmen zu geben. Unsere umfassende Onboarding-Checkliste kann Ihnen helfen, Ihren Onboarding-Prozess zu vereinfachen. Besuchen Sie unsere Onboarding-Produktseite und buchen Sie eine kostenlose Beratung, damit wir gemeinsam ermitteln können, wie eine perfekt gestaltete Onboarding-Präsentation für Ihr Unternehmen aussieht.
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