Nachdem man mehrere Vorstellungsgespräche hinter sich gebracht hat, freut man sich auf die neue Stelle. Man wacht am Starttag aufgeregt und nervös auf und erreicht pünktlich das Büro. Doch schon bald merkt man, dass man keine Ahnung hat, wohin man gehen, mit wem man sprechen soll und wie der Tag aussehen wird.
Nichts ist vorbereitet. Niemand weiß überhaupt, dass man heute neu anfängt.
Und schon geht es los: Die ersten Zweifel kommen auf - gleich am ersten Tag.
"Wenn mein erster Tag so verläuft, frage ich mich, wie man mich hier erst in Zukunft behandeln wird", murmelt man vor sich hin.
Angenommen, Ihre neuen Mitarbeitenden machen in Ihrem Unternehmen etwas Ähnliches durch. In diesem Fall müssen Sie Ihren Einführungs- und Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeitende massiv verbessern. Untersuchungen zufolge sind sich 93% der Arbeitgeber einig, dass ein guter Onboarding-Prozess einen entscheidenden Einfluss auf die Entscheidung von Mitarbeitenden hat, länger zu bleiben.
Aber wer ist dafür verantwortlich, dass der Einführungsprozess eines Unternehmens wirklich gut ist?
Viele Unternehmen führen einen monotonen und langweiligen Orientierungsprozess durch, da die People Ops-Teams viel zu tun haben - und mit anderen Aufgaben überlastet sind.
In diesem Artikel erörtern wir Ideen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, die der Personalabteilung die Arbeit erleichtern und für die neuen Mitarbeitenden eine ansprechende Erfahrung darstellen.
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Die Mitarbeiterorientierung (auch als "New Employee Orientation" bezeichnet) ist der Prozess der Begrüßung neuer Mitarbeitender in einem Unternehmen. Sie ist die formelle Einführung neuer Mitarbeitender in
Es ist eine Gelegenheit für die Mitarbeitenden, ihre neue Umgebung und ihre Kollegen kennenzulernen, ihre Aufgaben und Zuständigkeiten zu verstehen und sich mit den verfügbaren Leistungen vertraut zu machen.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen, dass sie über das verfügen, was sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, und dass sie wissen, wen und wie sie um Hilfe bitten können.
Die Orientierung ist Teil des Onboarding-Prozesses und findet in den ersten Tagen nach der Einstellung statt.
Laut einer Digitate-Umfrage ist die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende, die eine negative Einarbeitung erlebt haben, sich nach anderen Stellen umsehen, doppelt so hoch. Da die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses ist, spielt sie eine große Rolle für die Bindung und das Engagement Ihrer neuen Mitarbeitenden.
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess kann über die Wahrnehmung des neuen Unternehmens entscheiden und ist für die Personalabteilung eine Gelegenheit, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Darüber hinaus gibt eine gut durchgeführte und geplante Orientierung dem Mitarbeitenden das Gefühl, ein integraler Bestandteil des Teams zu sein und umgekehrt. Sobald sie ein wesentlicher Bestandteil des Teams geworden sind, fällt es ihnen leichter, ihre Aufgaben und Ziele nachzuholen, was sie produktiver und weniger fehleranfällig macht.
Ein Plan für Ihren Orientierungsprozess ist zwar wichtig, muss aber nicht kompliziert oder teuer sein. Es gibt viele Möglichkeiten, den Orientierungsprozess für neue Mitarbeitende unterhaltsam und informativ zu gestalten.
Hier finden Sie Ideen für Mitarbeiterorientierung, die die Personalabteilung nutzen kann, um einen ansprechenden Prozess durchzuführen:
Begrüßen Sie jede/n neue/n Mitarbeiter/in mit einem Willkommensgetränk oder Snacks wie Muffins oder Donuts. Wenn Ihre Unternehmenskultur "zu cool" ist, können Sie eine/n neue/n Mitarbeiter/in vielleicht mit einem Glas Champagner begrüßen. Versenden Sie einen Snack oder eine Geschenkbox für externe Mitarbeitende mit Hilfe von Geschenkdiensten wie SnackNation oder Snackmagic.
Damit geben Sie dem/der Mitarbeiter/in das Gefühl, etwas Besonderes zu sein und sich auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen zu freuen.
Bevor Sie die Richtlinien und Verfahren besprechen:
Das wird dazu beitragen, dass sich der/die neue Mitarbeiter/in wohl fühlt.
Machen Sie den neuen Mitarbeitenden mit der Mission des Unternehmens, den Werten, für die es steht, und der Organisationsstruktur vertraut. Erläutern Sie ihnen, wie die verschiedenen Abteilungen und Funktionen miteinander verknüpft sind und wie ihr beruflicher Werdegang innerhalb des Unternehmens aussehen könnte.
Stellen Sie ihnen kurz die Unternehmenskultur vor und sagen Sie ihnen, inwiefern sie sich von anderen Organisationen unterscheidet oder ihnen ähnelt.
Wenn es in Ihrem Unternehmen beispielsweise üblich ist, jeden mit dem Vornamen anzusprechen, sollten Sie den/die neue/n Mitarbeiter/in darauf hinweisen, dass er/sie niemanden mit "Herr/Frau" anreden braucht. Wenn Sie ihn/sie über solche Dinge informieren, wird sich ihr Verständnis für die neue Umgebung vertiefen und er/sie wird sich einbezogen fühlen.
Sie können sich das untenstehende Video des Amazon Logistics Onboarding Programs ansehen, um sich für Ihr Orientierungsprogramm inspirieren zu lassen.
Sie hätten gern eine nützliche Vorlage für Ihre Orientierungspräsentation? Wir haben da was.
Wenn möglich, sollten Sie auch andere relevante Orte wie nahe gelegene Cafés oder Restaurants besuchen, in denen die Mitarbeitenden häufig zu Mittag essen. Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden mit, wo sie parken können, an wen sie sich bei Fragen zur Gehaltsabrechnung und zu den Sozialleistungen wenden können usw.
Die Kameradschaft zwischen den Teammitgliedern ist für ein effektives und produktives Team unerlässlich. Es kann jedoch einige Zeit dauern, bis ein/e Mitarbeiter/in eine Beziehung zu jedem Mitglied aufgebaut hat. Sie können den neuen Mitarbeitenden helfen, schneller Kontakte zu knüpfen, indem Sie sie einander vorstellen.
Versuchen Sie, einige Eisbrecher einzubauen, um die Einführung angenehm zu gestalten. Hier sind einige Ideen für Eisbrecher zur Einführung neuer Mitarbeitender:
Und das sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren neuen Mitarbeitenden das Gefühl geben können, sich in ihrem neuen Team wohlzufühlen.
🎉 Hier finden Sie 17 weitere Ideen, mit denen das Onboarding Spaß macht.
Willkommensgeschenke, die von neuen Mitarbeitenden auf LinkedIn gepostet werden, sind kaum zu übersehen. Seit Beginn der Pandemie ist es fast zur Tradition geworden, Mitarbeitende mit Geschenken willkommen zu heißen. Arbeitgeber nutzen diese Pakete, um neuen (und künftigen) Mitarbeitenden zu zeigen, dass das Unternehmen sich um seine Mitarbeitenden kümmert.
Das Verschenken von Sachen wie Kaffeebechern, Briefpapier und Aufklebern - alle mit dem Firmenlogo - ist inzwischen sehr üblich. Es ist nichts falsch daran, Mitarbeitende mit Geschenken mit dem Firmenlogo einzuarbeiten, aber wie hebt man sich von der Masse ab?
Indem Sie die Geschenke individuell gestalten.
Schicken Sie allen neuen Mitarbeitenden vor dem Einstellungstag einen Fragebogen, in dem Sie sie nach deren Lieblingsgeschenken fragen:
Nachdem Sie Daten über die Vorlieben Ihrer neuen Mitarbeitenden gesammelt haben, begrüßen Sie sie mit personalisierten Geschenken wie:
Sie können die Dienste von Unternehmen wie Caroo und Swagup nutzen, um das Verschenken zu erleichtern.
Weitere Ideen für Willkommensboxen für neue Mitarbeiter finden Sie hier:
➡️ Willkommenspaket für Mitarbeitende - 10 Ideen
Bei einem persönlichen Gespräch oder einem 1:1-Gespräch mit der Projekt- oder Teamleitung können neue Mitarbeitende ihre Fragen frei stellen, ohne befürchten zu müssen, von anderen Mitarbeitenden beurteilt zu werden.
Außerdem kann der Vorgesetzte dem neuen Teammitglied seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenken, so dass sich der/die neue Mitarbeiter/in respektiert fühlt. Die Führungskraft kann diese Zeit auch nutzen, um die technischen Aspekte der Tätigkeit zu erläutern und gleichzeitig alle Zweifel auszuräumen.
In großen Unternehmen ist ein 1:1-Gespräch am ersten Tag vielleicht nicht möglich, da in der Regel mehrere Personen am selben Tag eingestellt werden. Aber die Vorteile eines solchen Treffens sind immens. Außerdem kann ein Treffen mit dem Vorgesetzten den Mitarbeitenden helfen, ihre Rolle auf dem richtigen Fuß zu beginnen.
Eine Roadmap gibt dem/der neuen Mitarbeiter/in einen Aktionsplan für die kommenden Wochen an die Hand.
Aber warum sollte man überhaupt eine Roadmap erstellen?
Eine Roadmap kann neu eingestellten Mitarbeitenden helfen, Verwirrung über ihre Zuständigkeiten zu vermeiden und so die Produktivität zu steigern. Sie gibt den neuen Mitarbeitenden die Richtung vor, damit sie begeistert auf ihre Ziele und die des Unternehmens hinarbeiten. Wenn man den Mitarbeitenden keine Ratschläge gibt, kann das dazu führen, dass sie ihren Geist und ihre Energie nicht in die Arbeit stecken.
Netflix teilt die Roadmap für die erste Woche seiner neuen Mitarbeitenden mit. Die Roadmap ist klar, breit gefächert und spezifisch, so dass sie für jede/n Mitarbeiter/in den perfekten Start darstellt. Die neuen Mitarbeitenden fühlen sich motiviert, am nächsten Tag wiederzukommen und gute Leistungen zu erbringen.
Wissen Sie, was noch schlimmer ist als völlige Verwirrung am ersten Tag?
Das Gefühl, in der Mittagspause der/die Neue zu sein. Und daran ist niemand schuld.
Die meisten Menschen bleiben gerne bei den Leuten, die sie kennen. Aber das bedeutet, dass sich der/die neue Mitarbeiter/in ausgeschlossen fühlen kann. Wenn viele neue Mitarbeitende am gleichen Tag anfangen, können Sie die neuen Mitarbeitenden zum Mittagessen einladen und die Unternehmensleitung bitten, sie zu begleiten.
Die Idee ist, das Knüpfen von Kontakten zu erleichtern und das Gefühl der Einsamkeit zu vermeiden. Und genau wie die Eisbrecher können Gruppenessen auch die Freundlichkeit fördern, was sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den/die neue/n Mitarbeiter/in von Vorteil ist.
Und für kontinuierliche Verabredungen zum Mittagessen im gesamten Unternehmen: Wie wäre es mit Lunch-Roulettes?
Wer ist ein Buddy?
Ein Buddy ist ein/e bestehende/r Mitarbeiter/in, der/die die Unternehmenskultur versteht, eine ähnliche oder gleiche Position wie der/die neue Mitarbeiter/in hat und dem/der neuen Mitarbeiter/in bei Ad-hoc-Aufgaben helfen kann. Er/sie kann den/die neue/n Mitarbeiter/in an seinem/ihrem ersten Tag kennen lernen, ihn/sie im Büro herumführen und ihm/ihr bei seinen Zweifeln über die Arbeit und das Unternehmen helfen.
Ein Buddy-Programm ist eine großartige Möglichkeit, um neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, dass sie sich wohl fühlen, und um die Ängste zu verringern, die mit dem Eintritt in einen neuen Arbeitsplatz verbunden sind.
Für Unternehmen wie Microsoft ist ein "Buddy-Programm" ein wichtiger Bestandteil eines positiven Einführungserlebnisses.
Sie möchten wissen, wie Sie ein Onboarding-Buddy-Programm erstellen?
➡️ Wie und warum man ein Onboarding-Buddy-Programm erstellt (Kostenlose Vorlage + Checkliste)
Bei der Mitarbeiterorientierung geht es nicht nur darum, was Sie tun sollten, sondern auch darum, was Sie vermeiden müssen. All Ihre Bemühungen werden umsonst sein, wenn Sie diese Fehler bei der Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitenden machen.
Niemand mag Chaos, vor allem nicht in einem neuen Unternehmen. Wenn die Abläufe und Zeitpläne immer chaotisch sind, wird der/die Mitarbeiter/in das Gefühl haben, dass das Unternehmen auch so funktioniert. Und niemand arbeitet gern in einem chaotischen Umfeld.
Neu eingestellte Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und auf ihre Aufgabe vorbereitet, wenn das Unternehmen die Einarbeitung gut vorbereitet hat. Erstellen Sie einen Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeitende, halten Sie sich an einen Zeitplan und senden Sie den Mitarbeitenden den Einarbeitungsplan vor dem Eintrittstermin zu.
Der erste Eindruck zählt.
Wenn die Personalleitung zu spät kommt, wird sie vermitteln, dass das Unternehmen keinen Wert auf Pünktlichkeit legt. Oder nehmen wir an, das Team und die Personalleitung verhalten sich bei der ersten Interaktion unhöflich oder beschäftigt; in diesem Fall fühlen sich die neuen Mitarbeitenden nicht gewürdigt. Das könnte ihren Enthusiasmus für ihre Arbeit beeinträchtigen und ihre Produktivität verringern.
Streben Sie danach, den neuen Mitarbeitenden die besten Orientierungserfahrungen zu bieten.
Auch wenn Sie davon ausgehen, dass erfahrene Fachkräfte wissen, wie die Dinge in Ihrem Büro funktionieren, ist es wichtig, dass Sie zu Beginn jeder Einweisung erklären, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Beschreiben Sie Ihre Abläufe im Detail, damit die neuen Mitarbeitenden wissen, was von ihnen erwartet wird.
Die Orientierungsphase ist eine gute Gelegenheit, die Grundlagen zu schaffen und ehrlich über den gesamten Umfang der Aufgabe zu informieren. Wenn Sie nicht in der Lage sind, klare Ziele zu formulieren, könnten die neuen Mitarbeitenden verwirrt sein, und das ist nicht der beste Weg, um ihren Enthusiasmus zu kanalisieren.
Und Klarheit ist nicht der einzige entscheidende Faktor. Untertreiben oder übertreiben Sie die Aufgaben eines Mitarbeitenden nicht im Gegensatz zu dem, was das Unternehmen während der Einstellungsrunde kommuniziert hat. Fehlkommunikation ist dafür bekannt, dass sie die Produktivität und den Zusammenhalt des Teams beeinträchtigt.
Es ist verlockend, die Einarbeitung zu beschleunigen, damit neue Mitarbeitende ihre Arbeit so schnell wie möglich aufnehmen können. Ein Übermaß an Informationen kann jedoch dazu führen, dass sich die neuen Mitarbeitenden überfordert und verwirrt fühlen.
Wenn Sie eine ganztägige Veranstaltung planen, kann dies dazu führen, dass Ihre neuen Mitarbeitenden zur Mittagszeit abschalten. Und wer kann es ihnen verdenken? Niemand möchte an seinem ersten Tag einen ganzen Tag lang an Präsentationen teilnehmen.
Teilen Sie den Tag stattdessen in mehrere kürzere Sitzungen auf, die über mehrere Tage verteilt sind.
Gehen Sie es langsam an und geben Sie ihnen Zeit, sich einzugewöhnen. Nehmen Sie sich ein paar Tage Zeit, um den Orientierungsprozess abzuschließen, anstatt ihn an einem Tag zu durchlaufen.
Aus gutem Grund betonen viele Menschen die Notwendigkeit von Feedback. Es hilft Ihnen, den Prozess zu optimieren und zu verbessern. Ganz gleich, ob es sich um die Erfahrung der Bewerber/innen oder die Orientierung für neue Mitarbeitende handelt, es ist wichtig zu wissen, ob der Prozess effektiv ist oder nicht.
Wie können Sie feststellen, ob Ihr Prozess veraltet ist?
Indem Sie um detailliertes Feedback bitten.
Bitten Sie die neuen Mitarbeitenden am Ende der Einarbeitung um ihre Meinung und fragen Sie sie, was besser hätte sein können. Bitten Sie den Moderator, kurz mit jedem/jeder neuen Mitarbeiter/in zu sprechen, um seine/ihre Meinung über den Orientierungsprozess zu erfahren.
Wenn das Feedback immer wieder Änderungen vorschlägt, müssen Sie Ihre Prozesse gründlich überdenken. Wenn der Input gut ist, besteht keine Notwendigkeit, den Orientierungsprozess wesentlich zu ändern.
Viele Fachkräfte sind vielleicht zu Ihrem Unternehmen gekommen, nachdem sie bei einem Konkurrenten gearbeitet haben. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um herauszufinden, wie die Einarbeitung und das Onboarding von Mitarbeitenden in anderen erfolgreichen Unternehmen ablaufen, und verbessern Sie sie entsprechend.
Aktualisieren Sie Ihren Orientierungsprozess ständig auf der Grundlage der neuesten Trends und Daten. Wenn Ihnen etwas Vielversprechendes ins Auge fällt, setzen Sie es um.
Da Sie Feedback in Ihren Prozess integriert haben, können Sie sehen, wie effektiv die einzelnen Aktivitäten für das Engagement Ihrer neuen Mitarbeitenden sind.
Wenn Sie Ihre Einführungsmaßnahmen für neue Mitarbeitende ändern, sollten Sie sich sechs weitere Möglichkeiten ansehen, damit sich Ihre neuen Mitarbeitenden willkommen fühlen.
Auch wenn Sie ein erfahrener Personalverantwortlicher sind, kann die Einarbeitung neuer Mitarbeitender eine Herausforderung sein. Schließlich sind Sie für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und gleichzeitig die Begeisterung und Energie in Ihrem Team aufrechtzuerhalten.
Wenn Sie so viele sich wiederholende Tätigkeiten wie möglich automatisieren, können Sie sich auf den Aufbau einer Beziehung zu Ihren neuen Mitarbeitenden konzentrieren, was die wichtigste Aufgabe am Einführungstag ist.
Gibt es eine Plattform, die Ihre Personalabteilung entlastet und das Onboarding neuer Mitarbeitender zu einem Vergnügen macht?
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Die Mitarbeiterorientierung ist ein Teilbereich des Onboardings und dient der offiziellen Begrüßung eines/einer Mitarbeiters/Mitarbeiterin im Unternehmen. Ziel der Orientierung ist es, dem/der neuen Mitarbeiter/in die Mission, die Kultur und die Richtlinien des Unternehmens zu vermitteln. Es ist auch eine Gelegenheit für den Arbeitgeber, etwaige Zweifel bezüglich der Gehaltsabrechnung, der Sozialleistungen und des allgemeinen Verhaltenskodex zu klären.
Die Orientierung ist die erste Phase des Onboardings und findet in der Regel am Tag der Einstellung statt und endet innerhalb der ersten Woche.
Im Vergleich zur Orientierung ist das Onboarding ein längerer Prozess, der Schulungen und die Einarbeitung des Mitarbeitenden umfasst. Das Onboarding beginnt mit der Annahme des Stellenangebots durch den Arbeitnehmer und erstreckt sich über viele Wochen oder in manchen Fällen sogar Monate.
Für die Konzeption und Koordinierung der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist in erster Linie die Personalabteilung zuständig. Aber jede/r Beteiligte (von der Projektleitung bis zum Kollegen/zur Kollegin) sollte die Verantwortung dafür übernehmen, indem er/sie gemeinsam daran arbeitet, jedem/jeder neuen Mitarbeiter/in ein einladendes Erlebnis zu bieten.
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