Beim Onboarding neuer Mitarbeitender müssen Sie sich Gedanken über die Einarbeitung der Neueinstellungen in das Unternehmen und die rollenbezogenen Schulungen machen, die diese benötigen, um schnell produktiv zu werden.

Bei so vielen Anforderungen, die sich über Abteilungen, Teams und Rollen erstrecken, kann es leicht passieren, dass Onboarding-Aufgaben unter den Tisch fallen. Hier kommt ein Onboarding-Workflow ins Spiel.

Wenn Sie einen Onboarding-Workflow entwickeln, schaffen Sie eine zusammenhängende Übersicht über alle Aufgaben, die neue Mitarbeitende in den ersten sechs Monaten bis zu einem Jahr ihrer Tätigkeit erledigen müssen. Vom Papierkram vor der Einstellung bis zum ersten Jahresgespräch haben Sie einen strukturierten und konsistenten Onboarding-Prozess für alle neuen Mitarbeitenden.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie ein Onboarding-Workflow die Produktivität Ihres Unternehmens verbessern kann und wie Sie selbst einen Onboarding-Workflow erstellen können.

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🚀 Was bedeutet Mitarbeiter-Onboarding?

Das Onboarding ist die Eingewöhnung von neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen und ihre Rolle. 

Ein effektives Onboarding dauert mindestens drei Monate und kann bis zu einem Jahr dauern. Während dieser Zeit durchlaufen die neuen Mitarbeitenden eine Unternehmensorientierung, rollenbasierte Schulungen und mehr, bevor sie in die laufende Entwicklung übergehen. 

📶 Was beinhaltet der Onboarding-Prozess?

Der Onboarding-Prozess umfasst alle Schritte, die Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten sechs bis zwölf Monaten in Ihrem Unternehmen durchläuft. 

Die meisten Unternehmen unterteilen ihren Onboarding-Prozess in verschiedene Phasen, wobei jeder Phase bestimmte Ziele zugewiesen werden. Im Laufe des Onboarding-Prozesses erfüllt Ihr neuer Mitarbeiter/ Ihre neue Mitarbeiterin die für jede Phase erforderlichen Meilensteine. 

Sie können die Phasen des Onboarding-Prozesses an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Viele Unternehmen unterteilen ihren Onboarding-Prozess nach dem Zeitraum, der nach der Einstellung verstreicht. Die folgende Liste bietet einen kurzen Überblick über die wichtigsten Phasen des Onboardings und die Ziele für jeden Abschnitt.

• Preboarding: Ausfüllen der Unterlagen für den/die neue/n Mitarbeiter/in und Begrüßung des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin im Unternehmen. 
• Erster Tag: Stellen Sie den/die neue/n Mitarbeiter/in den Kollegen vor und führen Sie ihn/sie durch das Büro. Beginn der Einarbeitung oder Orientierung im Unternehmen. 
• Erste Woche: Setzen Sie Ziele für die ersten 90 Tage mit einem 30-60-90-Tage-Plan. Beginnen Sie mit der stellenbasierten Schulung. 
• 30-60-90 Tage: Überprüfen Sie, ob der/die neue Mitarbeiter/in seine/ihre Ziele erreicht hat. Bieten Sie Feedback und stellenbezogene Aufgaben für den frühen Erfolg an. 
• Check-In nach 6 Monaten: Beurteilen Sie die Fähigkeit des/der Mitarbeitenden, in seiner/ihrer Rolle unabhängig zu arbeiten. Bieten Sie zusätzliche Schulungen oder Ressourcen an, um eventuelle Schwachstellen zu beheben. 

Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen an. So können Sie beispielsweise bei der Einarbeitung von Vertriebsmitarbeitenden den Schwerpunkt auf stellenbasierte Schulungen legen, während Kundendienstmitarbeitende länger brauchen, um ihr Produktwissen zu vertiefen.  

Onboarding-Prozess vs. Onboarding-Workflow

Ein Prozess und ein Workflow scheinen sehr ähnlich zu sein, da sie komplexe Anforderungen in verdauliche Aufgaben gliedern, aber die beiden Begriffe sind nicht austauschbar. 

Ein Onboarding-Prozess fasst alle Teile des Onboarding-Puzzles zusammen. Er deckt alles ab, vom Papierkram vor dem Onboarding bis hin zur sozialen Integration Ihrer neuen Mitarbeitenden in der Folgezeit. 

Ein Onboarding-Workflow destilliert Ihren Onboarding-Prozess in eine Reihe konkreter Aufgaben, die jede/r neue Mitarbeiter/in erledigen muss. Es handelt sich dabei eher um eine Checkliste mit Aktionspunkten, während der Onboarding-Prozess eine übergeordnete Sicht auf diese Zeit bietet. 

Anders ausgedrückt: Ein Onboarding-Workflow ist darauf ausgelegt, bestimmte Aktionen oder Aufgaben zu erledigen. Der Onboarding-Prozess umreißt die übergeordneten Ziele des Onboardings im Allgemeinen. 

Ein Workflow visualisiert die Zusammenhänge und Prozessabläufe über einen Zeitraum und die verschiedenen Stakeholder hinweg.

Somit entsteht ein ganzheitlicheres und detailierteres Bild.

❓ Warum sollte man einen Workflow für das Onboarding verwenden?

Ein Prozessablauf ist eine detaillierte Visualisierung aller am jeweiligen Prozess beteiligten Personen. Er geht über die Aktionspunkte hinaus und umfasst u. a. Beteiligte, Ressourcenlisten und Materialien. 

Werfen Sie einen Blick auf diesen beispielhaften Onboarding-Prozessablauf, der auf der Onboarding-Checkliste von Zavvy für neue Mitarbeitende basiert:

Die Entwicklung des Ablaufs Ihres Einführungsprozesses kann anfangs ein großes Projekt sein. Sie müssen alles durchdenken, was neue Mitarbeitende brauchen, um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein. 

Lassen Sie sich jedoch nicht einschüchtern. Die Erstellung eines Onboarding-Prozesses für Ihr Unternehmen ist die Mühe allemal wert. Sobald Sie die Basis für Ihren Prozess geschaffen haben, können Sie ihn aktualisieren und erweitern, wenn Ihr Unternehmen wächst. 

Der Aufbau Ihres Onboarding-Workflows wird zum Kinderspiel, wenn Sie einen gründlichen Onboarding-Prozessablauf in der Hand haben. Er ist im Grunde eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihren Onboarding-Workflow. 

⚒️ Wie Sie einen OnboardingWorkflow in 5 Schritten erstellen können

Sind Sie bereit, Ihren Onboarding-Workflow zu erstellen? Befolgen Sie diese Schritte und Tipps, um Ihren Onboarding-Prozess zu skizzieren und ihn in einen leistungsstarken Onboarding-Workflow für Ihr Unternehmen zu verwandeln.  

1. Starten Sie mit einer Checkliste 

Das Wichtigste zuerst: Finden oder erstellen Sie eine Liste mit allem, was neue Mitarbeitende im Rahmen der Einarbeitung tun oder erleben sollte.

Sie können die Zavvy-Checkliste für die Mitarbeiter-Einarbeitung verwenden, um Ihren eigenen Prozess zu entwickeln.

Denken Sie an die Aufgaben, die Sie vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden erledigen müssen, sowie an soziale Aufgaben wie die Vorstellung des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin. 

Zu diesem Zeitpunkt muss Ihre Checkliste nicht besonders organisiert sein. Je detaillierter Sie die einzelnen Punkte beschreiben können, desto leichter wird es Ihnen fallen, aus einer einfachen Checkliste einen vollwertigen Onboarding-Prozess und -Workflow zu entwickeln. 

Denken Sie daran, dass Ihre vorläufige Onboarding-Checkliste nur ein Ausgangspunkt ist. Die nächsten Schritte werden Ihnen helfen, Ihre Checkliste in einen Arbeitsablauf zu verwandeln.

2. Visualisieren Sie die Checkliste mit einem Tool

Teilen Sie die Aufgaben Ihrer Checkliste nach Zeitrahmen ein. Wenn Sie die oben verlinkte Checkliste zum Herunterladen verwendet haben, wissen Sie bereits, wann die einzelnen Punkte während der Einarbeitung erledigt werden sollten.  

Schauen Sie sich jede Aufgabe auf Ihrer Liste an und bedenken Sie Folgendes:

• Wer ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich?
• Welche Materialien oder Ressourcen werden zur Erledigung der Aufgabe benötigt?
• Ist die Aufgabe von anderen abhängig?

Verwenden Sie dann ein Visualisierungstool, um einen zusammenhängenden Überblick über Ihren gesamten Onboarding-Prozess zu erstellen. Ihr Prozessablauf sollte den Zeitrahmen für jede Aufgabe und die Zuständigkeit für ihre Erledigung visuell darstellen. 

Ein Prozessablauf-Tool wie Miro ist hier unglaublich hilfreich. Mit einem solchen Tool können Sie Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben leichter darstellen. Verwenden Sie Pfeile, um die Reihenfolge der Aufgaben zu kennzeichnen, insbesondere wenn sie zwischen Abteilungen wechseln. 

3. Onboarding-Materialien sammeln

Selbst wenn Sie bis zu diesem Zeitpunkt noch keinen formellen Onboarding-Prozess hatten, haben Sie wahrscheinlich wichtige Informationen für neue Mitarbeitende an verschiedenen Stellen in Ihrem Arbeitsbereich.

Nachdem Ihr Onboarding-Prozess in Ihrem Visualisierungstool erstellt wurde, ist es an der Zeit, diese Materialien zu sammeln und sie dem richtigen Teil Ihres Onboarding-Workflows zuzuordnen. 

Hier sind einige Arten von Einführungsmaterialien, auf die Sie achten sollten:

• Präsentationen zur Unternehmensorientierung
• Leitfäden für E-Mails und Geschäftstools
• Stellenbasierte Schulungsmaterialien
• Vorlage für einen 30-60-90-Tage-Plan
• Formulare für die halbjährliche oder jährliche Überprüfung

Es ist leicht nachvollziehbar, warum Einarbeitungsunterlagen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Vorgesetzten verloren gehen. Der Onboarding-Prozess ist vielschichtig und erfordert oft mehrere Personen, um die neuen Mitarbeitenden vollständig einzuarbeiten. 

Durch die Zusammenstellung dieser Ressourcen erhalten Sie einen Gesamtüberblick über Ihren gesamten Onboarding-Prozess. Sobald Sie diese Materialien in Ihrem Prozessablauf organisiert haben, können Sie Ihren Onboarding-Workflow aufbauen. 

4. Nutzung zusätzlicher Tools

Ihre Onboarding-Software verfügt über zahlreiche Funktionen zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe, aber vielleicht können Sie auch zusätzliche Tools integrieren, um Ihr Onboarding zu verbessern. 

Zavvy bietet zum Beispiel Integrationen mit Messaging-Tools wie Slack und People-Ops-Plattformen wie BambooHR. Mit der Zapier-API können Sie noch mehr Verbindungen zu den von Ihnen bereits verwendeten Tools herstellen. 

Wählen Sie Integrationen, die das Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeitende wirklich verbessern. Andernfalls fügen Sie nur ein weiteres Tool hinzu, das jeder ohne wirklichen Grund einrichten muss. 

Messaging-Tools wie Slack sind besonders leistungsstark. Sie bringen den Onboarding-Workflow auf die Plattform, auf der Ihr Team die meiste Zeit verbringt. Andere Tools können Ihnen helfen, Automatisierungen zu erstellen oder durch den Import von Daten Zeit zu sparen.

Beispielhafte Slack-Nachricht, die über die Onboarding-Ströme von Zavvy gesendet wurde

5. Erstellen Sie den Workflow in der Onboarding-Software

Verwenden Sie Ihren Onboarding-Prozessablauf als Referenzpunkt für die Erstellung des Workflows in Ihrer Software. Wenn Sie einen gründlichen Prozessablauf entwickelt haben, können Sie Ihren Onboarding-Workflow schnell und einfach erstellen, indem Sie diesem Plan folgen. 

Beginnen Sie mit der Preboarding-Phase, während Sie den Workflow chronologisch aufbauen. Denken Sie daran, Aufgaben nicht nur für den/die neue/n Mitarbeiter/in, sondern auch für seinen/ihren direkten Vorgesetzten und seine/ihre Kollegen/Kolleginnen einzubeziehen. 

Jeder Schritt des Onboarding-Workflows sollte Folgendes umfassen:

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• Zu erledigende Aufgaben
• Benötigte Materialien zur Durchführung der Aufgabe
• Verantwortliche Person
• Wann der Schritt verschickt werden sollte

Sie können die Schritte von einem vorherigen Schritt abhängig machen oder sie basierend auf dem Tag der Einstellung der neuen Mitarbeitenden versenden (z. B. Tag 1, Tag 30). 

Sobald ein/e neue/r Mitarbeiter/in die Einführungsphase abgeschlossen hat, können Sie ihm/ihr automatisch auch die Weiterbildungs- und Entwicklungsphasen zuweisen. 

⚙️ Wie Onboarding-Workflow-Software Ihren Prozess automatisieren kann 

Wenn Sie Ihren Onboarding-Workflow in einer speziellen Software erstellen, schaffen Sie eine zusammenhängende Sicht auf den gesamten Prozess. Da sich alles auf einer einzigen Plattform befindet, ist es einfach, Verbindungen zwischen den einst getrennten Teilen des Onboarding-Prozesses herzustellen. 

Mit den Workflow-Automatisierungsfunktionen einer Plattform wie Zavvy können Sie einen Onboarding-Workflow erstellen, der praktisch von selbst läuft. Hier sind nur ein paar Dinge, die Sie mit Onboarding-Automatisierung tun können:

• Neue Mitarbeitende zur Onboarding-Plattform einladen
• Training Journeys nach Standort oder Rolle zuweisen
• In regelmäßigen Abständen Erinnerungen an die Erledigung von Onboarding-Aufgaben senden
• Neue Mitarbeitende über Slack miteinander oder mit ihrem Onboarding-Buddy zusammenbringen
• Kalendereinladungen für Einführungsgespräche erstellen und versenden

Sehen Sie sich diese Ansicht einiger Automatisierungsoptionen in der Onboarding-Workflow-Software von Zavvy an: 

Die Automatisierung des Onboarding-Workflows hilft Ihnen, den Prozess zu skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Außerdem erhalten Sie nützliche Daten und Erkenntnisse darüber, wie sich neue Mitarbeitende im Onboarding-Prozess verhalten. 

➡️ Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Workflow mit Zavvy

Das Onboarding neuer Mitarbeitender kann ein komplexer Prozess sein, aber mit einem Onboarding-Workflow kann er zu einem der reibungslosesten Abläufe Ihres Unternehmens werden. 

Ein systematischer Ansatz für das Onboarding durch die Erstellung eines Prozessablaufs hilft Ihnen dabei, einen Überblick über alle Aspekte des Onboardings zu erhalten. Wenn alles an einem Ort ist, ist es einfacher, einen umfassenden Onboarding-Workflow zu erstellen, der tatsächlich zu Ergebnissen führt. 

Onboarding-Workflow-Software wie Zavvy bietet noch weitere Vorteile. Sie können den Onboarding-Prozess automatisieren, damit die Dinge auch bei einer Skalierung in Bewegung bleiben. Tool-Integrationen beschleunigen Ihre Arbeit noch mehr und liefern den richtigen Teil der Onboarding-Reise im richtigen Medium zur richtigen Zeit.

➡️ Testen Sie Zavvy noch heute, um leistungsstarke Onboarding-Workflows auf Autopilot laufen zu lassen.