In einer Unternehmenswelt nach Covid19 ist das digitale Onboarding von Mitarbeitenden zu einer ausschlaggebenden Erfahrung innerhalb der Neueinstellung geworden.
Doch wie die digitalen Arbeitsumgebungen selbst verläuft auch der digitale Onboarding-Prozess nicht ohne Hindernisse:
Gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, implizites Wissen austauschen und menschliche Beziehungen knüpfen.
All diese Dinge, die ein Onboarding-Erlebnis ausmachen können, sind in einem rein digitalen Umfeld deutlich schwieriger.
Wie können Sie also das Onboarding-Erlebnis und Remote-Arbeit unter einen Hut bringen?
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Im Grunde ist es die Einarbeitungsphase, die neue Mitarbeitende durchlaufen, um sich mit einem Unternehmen vertraut zu machen - allerdings über digitale Kanäle. Je etablierter die Remote-Arbeit in einem Unternehmen ist, desto mehr stützt sie sich auf digitale Prozesse.
Wie beim normalen Onboarding lernen neue Mitarbeitende die für ihre Abteilung und das gesamte Unternehmen relevanten Prozesse kennen. In der Regel wird ihnen auch ein Mentor oder "Buddy" zur Seite gestellt, der sie unterstützt und alle Fragen beantwortet, die sie während dieser Phase haben.
Hier fassen wir uns kurz:
Im Grunde genommen können Sie alle drei Begriffe synonym verwenden.
Digitales Onboarding bedeutet, neue Mitarbeitende vor allem über digitale Kanäle/Tools zu betreuen. Wie bei allen anderen Prozessen in der Wirtschaft und im öffentlichen Leben helfen digitale Technologien
Beim digitalen Onboarding werden moderne Technologien genutzt, um Mitarbeitende schneller produktiv zu machen und vom ersten Tag an herausragende Ergebnisse zu schaffen.
Remote-Onboarding (oder hybrides Onboarding) kommt aus einem anderen Blickwinkel: Die Menschen arbeiten immer häufiger an Remote- Standorten - und das macht menschliche Beziehungen und informellen Austausch schwieriger denn je. Daher nutzt das richtige Remote-Onboarding die gleichen Technologien, um die Herausforderungen des Remote-Onboarding zu bewältigen.
Letztendlich ist es das Gleiche, nur mit einem klareren Ziel.
Virtuelles Onboarding verwenden wir völlig synonym zum vorherigen.
Das, was das Work-From-Home-Modell (WFH) so effektiv macht (d. h. größere Autonomie, Flexibilität und Ausfallzeiten), kann genau das sein, was sich auf die Mitarbeitenden negativ auswirkt.
79% der Mitarbeitenden, die angaben, ihre Produktivität während der Pandemie beibehalten oder gesteigert zu haben, waren zufrieden mit
Im Gegensatz dazu waren nur 16% der Arbeitnehmer, die über eine geringere Produktivität berichteten, in diesen vier Bereichen zufrieden.
Zum einen kann ein optimiertes digitales Onboarding den Ton für eine gut vernetzte Remote-Arbeitsumgebung vorgeben. Das bedeutet, dass die typischen Fallstricke von Remote-Arbeitsumgebungen beseitigt werden müssen: unregelmäßige Kommunikation, eingeschränkter Wissensaustausch, unübersichtliche Prozesse und soziale Isolation.
Zweitens kann das digitale Onboarding neuen Mitarbeitenden die dringend benötigte Struktur und leicht zugängliche Ressourcenzentren bieten, wenn es richtig gemacht wird. All dies führt zu einem stärkeren Gefühl der Zugehörigkeit und Unterstützung und wirkt sich gleichzeitig positiv auf die Produktivität und Gesundheit der Mitarbeitenden aus.
Lassen Sie uns ein wenig mehr über die Gestaltung eines nahtlosen digitalen Onboarding-Erlebnisses für Mitarbeitenden sprechen.
Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok, weiß, dass es nicht einfach ist, einen neuen Job zu beginnen. Und wenn man komplett remote arbeitet, ist das nicht gerade hilfreich:
Natürlich sitzt man zu Hause am Laptop, ohne jemanden persönlich zu sehen.
Dies führt dazu, dass sich Remote-Mitarbeitende
"Wenn Sie dieses Problem nicht lösen, können Sie Ihre Mitarbeitenden wahrscheinlich nicht lange an ihrem Remote- Arbeitsplatz halten.
- Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok
Das Schöne an einem strukturierten digitalen Onboarding ist, dass es sowohl neuen, als auch den bestehenden Mitarbeitenden hilft. Wenn es richtig ausgeführt wird, hinterlässt ein nahtloses digitales Onboarding-Erlebnis bei neuen Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie informiert, miteinander verbunden und willkommen sind und sich ihrer Rolle im Unternehmen sicher sind. Für das Unternehmen selbst kann der wichtigste Vorteil gar nicht hoch genug eingeschätzt werden: die Senkung der Gemeinkosten und der Kosten für das Onboarding.
Es gibt jedoch noch weitere Vorteile der Digitalisierung der Mitarbeiter-Onboardings, wie z. B.
In der Welt der Remote-Arbeit ist das digitale Onboarding-Erlebnis für Mitarbeitende nicht mehr wegzudenken.
Ein digitales Onboarding-Erlebnis unterscheidet sich inhaltlich nicht wesentlich von einem Standard-Onboarding. Jedes digitale Onboarding-Erlebnis sollte Folgendes beinhalten:
Jedoch sind es das Timing und der Zweck dieser Komponenten, die über den Erfolg eines digitalen Onboarding-Erlebnisses für Mitarbeitende entscheiden.
Zu wissen, was Sie in Ihren digitalen Onboarding-Prozess aufnehmen sollten, ist eine Sache, aber auch zu wissen, wie man ihn durchführt, ist so viel wertvoller. In diesem Abschnitt werden wir jeden Schritt des Prozesses detaillierter aufschlüsseln, damit Sie einen robusten und unkomplizierten Plan erstellen können.
Das Preboarding ist die Chance, einen guten ersten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Auch wenn es in gewisser Weise unnötig erscheint, führt ein stabiler Einführungsprozess zu einer höheren Mitarbeiterbindung.
Wie die Aberdeen Group herausfand, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit einem soliden Preboarding-Prozess ihre Mitarbeitenden über das erste Jahr hinaus halten, um 81% höher.
In dieser Anfangsphase sollten sich die neuen Mitarbeitenden willkommen, sicher und mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Daraus ergeben sich konkrete Maßnahmen wie:
Eine transparente Kommunikation zwischen Ihren derzeitigen Mitarbeitenden sorgt für einen optimierten Einstellungsprozess.
Wenn Sie Ihren digitalen Onboarding-Plan verständlich und intuitiv gestalten, können Sie das Vertrauen der neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen stärken.
Schließlich kann die Aufnahme einer neuen Tätigkeit überall überwältigend sein.
Stellen Sie sicher, dass eine klare Struktur vorhanden ist, bevor das Preboarding beginnt.
Das bedeutet, dass Sie den neuen Mitarbeitenden eine Plattform zur Verfügung stellen, die ihre aufkommenden Fragen und Bedenken aufgreift und andere relevante Informationen enthält, die die Mitarbeitenden proaktiv (und schnell!) finden können.
Sie sollten in Ihren digitalen Onboarding-Plan auch handlungsorientierte Aufgaben für die derzeitigen Mitarbeitenden und Führungskräfte aufnehmen.
Handlungsorientierte Aufgaben können Dinge sein wie
Versuchen Sie nach Möglichkeit, diese Maßnahmen und Aufgaben zu verteilen.
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem digitalen Onboarding-Prozess steigt sprunghaft an, wenn er in kleinen Schritten durchgeführt wird.
Sie können neue Mitarbeitende viel schneller einarbeiten, indem Sie zu Beginn des digitalen Onboarding-Prozesses Klarheit über ihre Position und Aufgaben schaffen.
Wir empfehlen, neuen Mitarbeitenden einen gründlichen und detaillierten Leitfaden an die Hand zu geben, in dem ihre Aufgaben in der jeweiligen Position beschrieben werden. Dies trägt dazu bei, Unklarheiten darüber zu beseitigen, was die neuen Mitarbeitenden für das Unternehmen zu tun haben. Der Leitfaden sollte auch eine Liste von Maßnahmen enthalten, die die Mitarbeitenden ergreifen können, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein, sowie die Erwartungen für die ersten 30, 60 oder 90 Tage.
Das digitale Mitarbeiter-Onboarding wird langfristig viel menschlicher, wenn neue Mitarbeitende eine/n aktuelle/n Mitarbeiter/in haben, der/die ihnen hilft, sich in die neue Arbeitsumgebung einzufinden.
Diese, auch als Buddy-System bekannte, Beziehung zwischen Mentor und Mentee kann bei der Beantwortung von Fragen zur Unternehmenskultur, zur Work-Life-Balance und zu den Aufgaben im Unternehmen helfen.
Und das Buddy-System funktioniert auch. Die Harvard Business Review hat herausgefunden, dass die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden mit dem Onboarding-System nach den ersten 90 Arbeitstagen um 36% gestiegen ist. Darüber hinaus steigerten die Buddys, die sich in den ersten 90 Tagen mindestens acht Mal mit den ihnen zugewiesenen neuen Mitarbeitenden trafen, die Produktivität der neuen Mitarbeitenden um 96%.
Die wichtigste Erkenntnis ist, dass das Buddy-System am besten funktioniert, wenn man der Beziehung zwischen Mentor und Mentee Zeit gibt, sich organisch zu entwickeln. Ermutigen Sie die Mentoren, regelmäßige Treffen zu vereinbaren, Leitfragen zu stellen und automatische Erinnerungen an die Trainings für neue Mitarbeitende zu versenden. Zusammen schaffen diese Maßnahmen ein unschätzbares Gefühl der Kameradschaft über den Monitor.
Eine gesunde Portion Spaß macht jedes digitale Mitarbeiter-Onboarding unvergesslich. Von interaktiven Lernangeboten bis hin zu virtuellen Kohortenveranstaltungen nach Feierabend gibt es viele Möglichkeiten, das Onboarding Ihrer digitalen Mitarbeitenden zu beleben und gleichzeitig sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende die Hilfe und Informationen erhalten, die sie benötigen.
Machen wir uns nichts vor: Die Aufmerksamkeitsspanne wird immer kürzer.
Hier kann interaktives Lernen dazu beitragen, neue Mitarbeitende in einer remoten Lernumgebung wieder zu motivieren. Quiz, Rollenspiele und Live-Diskussionen können die Monotonie von Schulungspräsentationen auflockern. Sie können gleichzeitig auch sicherstellen, dass die neuen Mitarbeitenden die neuen Informationen richtig aufnehmen und anwenden.
Virtuelle Kohortensitzungen nach Feierabend können auch das Gemeinschaftsgefühl unter den neuen Mitarbeitenden fördern - vor allem, wenn sie informell sind. Ob es sich nun um eine kurze Kennenlernrunde am Morgen vor Beginn der Schulung oder um eine Happy Hour am Freitagnachmittag handelt, die Möglichkeiten zum Aufbau echter zwischenmenschlicher Beziehungen in einer Remote-Arbeitsumgebung sind endlos.
🎉 Hier sind 17 Möglichkeiten, wie das Mitarbeiter-Onboarding Spaß machen kann
Entscheidend für den Erfolg des digitalen Onboarding-Prozesses ist nicht nur, dass die Preboarding-Phase erfolgreich verläuft, sondern auch das Einholen von Feedback von neuen Mitarbeitenden und deren Managern während des gesamten Prozesses.
Wann sollte man welches Feedback während des Onboardings einholen (vollständigen Artikel lesen)
So können Sie nicht nur Daten darüber sammeln, was Sie richtig machen, sondern die gewonnenen Erkenntnisse können Ihnen auch dabei helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche anzugehen.
Führen Sie zu Beginn und am Ende jeder Phase automatische Umfragen durch, um die Erwartungen und Erfahrungen aller am Prozess Beteiligten zu ermitteln. Ein weiterer Vorschlag ist, wöchentliche Treffen mit Managern und Mentoren des Buddy-Systems zu planen, um die Fortschritte der neuen Mitarbeitenden zu überwachen. Unabhängig davon, wie Sie diese Daten erfassen, sollten Sie sie während des gesamten digitalen Onboardings kontinuierlich sammeln.
Sie haben sich also entschlossen, den Sprung zu wagen und Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeitende zu digitalisieren. Wie geht es weiter?
Machen Sie eine Ist-Aufnahme Ihres aktuellen Onboarding-Prozesses und prüfen Sie, was Sie in die digitale Version integrieren können. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich vorzustellen, was Sie alles einbeziehen müssen, nutzen Sie unsere praktische Checkliste für Mitarbeiter-Onboarding, um besser zu verstehen, welche Aufgaben Sie digitalisieren können.
Denken Sie daran, dass wir mit "digitalisieren" nicht zwingend "automatisieren" meinen. Einige Aufgaben im digitalen Onboarding-Prozess können zwar automatisiert werden, wie z. B. Erinnerungen, Terminplanung und Feedback-Umfragen, aber die meisten Aufgaben sollten von menschlicher Hand ausgeführt werden.
Die vollständige Checkliste finden Sie hier:
Indem Sie bestimmte Aufgaben automatisieren, gewinnen Sie mehr Zeit und geistige Energie, um sich den Menschen zu widmen, die bei all dem am wichtigsten sind: den neuen Mitarbeitenden.
In einem vollständig-remoten Unternehmen ist das Onboarding eine der größten Herausforderungen für die Mitarbeiterteams.
Wachstum der Mitarbeiterzahl bei Storyblok
Das People Experience-Team von Storyblok meisterte diese Herausforderung in einer Zeit, in der effizientes Onboarding alles bedeutete.
Hier finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Vorgehensweise:
➡️ Storyblok spart jede Woche mehr als 15 Stunden und hebt das Remote-Onboarding-Erlebnis auf die nächste Stufe.
Die gute Nachricht ist, dass es eine digitale Onboarding-Software gibt, die Sie bei all diesen Aufgaben unterstützt. Die bessere Nachricht ist jedoch, dass wir diese Software bei Zavvy anbieten. Die Onboarding-Software von Zavvy macht Ihnen das Leben leichter, indem sie Ihnen in jeder Phase des digitalen Onboardings hilft. Mit unserer digitalen Onboarding-Software können Sie:
Wir bei Zavvy wissen, welchen Wert ein nahtloses digitales Mitarbeiter-Onboarding haben kann. Aus diesem Grund unterstützen wir Unternehmen bei der Entwicklung ihrer digitalen Onboarding-Journey mit unserer Software. Indem Sie sich selbst unterstützen, können Sie Ihre neuen Mitarbeitenden unterstützen und eine Remote-Belegschaft aufbauen, bei der sich jeder verbunden und willkommen fühlt und gerne den Arbeitstag beginnt.
➡️ Neugierig, wie es funktioniert? Erfahren Sie hier mehr über unsere Onboarding Software!
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