Es ist kein Geheimnis, dass das Onboarding über den Erfolg oder Misserfolg der Erfahrung von Mitarbeiter:innen entscheiden kann.

Es ist die Gelegenheit für Arbeitgeber, die Herzen neuer Mitarbeitender zu gewinnen und der Punkt, an dem neue Mitarbeitende entscheiden, ob sie sich im Job engagieren oder nicht.

Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in die Einarbeitung ihrer Mitarbeitenden und sie möchten sicherstellen, dass sich diese Investitionen auszahlen. Aber wie können Sie den Erfolg Ihres Onboarding-Programms messen? 

Die Antwort? Indem Sie mit einer Onboarding-Umfrage Feedback einholen.

Die Onboarding-Umfrage ist nicht nur ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses, sondern auch entscheidend, um die neuen Mitarbeitenden, ihre Erwartungen und ihre Zufriedenheit kennenzulernen.

Sie trägt dazu bei, sie mit den Moralvorstellungen des Unternehmens in Einklang zu bringen, um das Engagement des Unternehmens zu fördern und möglicherweise die Bindung der Mitarbeiter:innen zu erhöhen.

In diesem Artikel wird erläutert, was eine Onboarding-Umfrage ist und warum sie wichtig ist.

Außerdem erfahren Sie, wann Sie Feedback einholen und welche Fragen Sie einbeziehen sollten, ebenso wie Sie Ihre Onboarding-Umfrage richtig umsetzen. 

🗳️ Was ist eine Onboarding-Umfrage?

Eine Onboarding-Umfrage ist eine Umfrage oder ein Fragebogen, der den neuen Mitarbeitenden eines Unternehmens nach Abschluss (oder während) des Onboarding-Prozesses vorgelegt wird. 

Sie hilft Ihnen dabei festzustellen:

• ob der neue Mitarbeitende mit dem Einarbeitungsprozess zufrieden war
• ob die Mitarbeiter:innen die Vision, den Auftrag und die Kultur des Unternehmens verinnerlicht haben
• ob die verwendeten Materialien, Geräte oder Systeme verfügbar und klar sind
• ob die Ziele und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder verstanden wurden

...und vor allem: wie man all diese Dinge weiter verbessern kann.

❓ Warum sollten Sie neue Mitarbeitende befragen?

Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit ist überwältigend.

In den ersten Wochen betreten die neuen Mitarbeitenden eine völlig neue Umgebung. Sie kennen niemanden. Sie verstehen nicht alle etablierten Prozesse. Und oft fehlt es an der richtigen Struktur, um sie schnell ans Ziel zu bringen.

Die Qualität Ihres Einführungsprozesses wird bestimmen:

• wie willkommen sich neue Mitarbeitende fühlen
• wie schnell sie produktiv werden
• wie lange sie im Unternehmen bleiben werden
• wie gut sie Beziehungen zu ihren Kolleg:innen aufbauen

Aber wie lässt sich feststellen, wie gut Ihr Prozess funktioniert?

Feedback-Umfragen sind Ihr datengestützter Ansatz, um genau dies herauszufinden - und Ihre Grundlage für die Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten und die Schaffung eines Onboarding-Erlebnisses, das den Mitarbeitenden gefällt.

Der neue Mitarbeitende hat möglicherweise eine Reihe von unbeantworteten Fragen, Zweifeln und Verwirrungen, die geklärt werden müssen. Die Befragung von Neueinsteigern ermöglicht es den Mitarbeitenden, den Grad ihrer Integration in die Unternehmenskultur zu beurteilen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
- Marc Stitt, Chief Marketing Officer (CMO) bei FMX

📚 Was sollte in einer Onboarding-Umfrage enthalten sein?

Das hängt von der Struktur Ihres derzeitigen Prozesses und Ihren Zielen ab. Aber hier sind ein paar Kategorien für den Anfang:

• Fragen zum Einstellungsprozess. Waren die Informationen, die Sie während des Einstellungsverfahrens erhalten haben, korrekt? Wie war die Erfahrung der Bewerber:innen?
• Fragen zur Arbeitgebermarke. Warum hat sich die Person für unser Unternehmen entschieden? Wie hoch war der wahrgenommene Mehrwert?
• Fragen zum Onboarding-Erlebnis. Wie hat der neue Mitarbeitende den Einführungsprozess erlebt? Haben sie sich willkommen gefühlt? Was hat ihnen gefallen?
• Fragen zum rollenbezogenen Onboarding. Wie vertraut ist der neue Mitarbeitende mit der Software, den Tools oder den Systemen des Unternehmens? Wurden sie ausreichend geschult?
• Fragen zur Ausrichtung. Wie gut sind die Erwartungen beider Parteien aufeinander abgestimmt? Sind sie in Bezug auf Vision, Werteverständnis und Zielen auf derselben Seite?
• Fragen zur Rollenklarheit. Hat der Mitarbeitende die Rolle eines jeden im Team verstanden - und wie fügt er sich ein?
• Fragen nach 90 Tagen bis 6 Monaten. Wie gut haben sich die neuen Mitarbeitenden eingelebt? Wie sieht es mit der Work-Life-Balance aus?

Welche Fragen in die Onboarding-Umfrage aufgenommen werden sollten, hängt davon ab, was Sie von dem Mitarbeitenden erfahren möchten. 

Ein guter Ausgangspunkt sind auch die 4C's of onboarding von Dr. Talya Bauer von der SHRM Foundation: 

• compliance (Einhaltung der Vorschriften)
• clarification (Klarstellung/Erläuterung)
• culture (Kultur)
• connection (Verbundenheit)

Oder fragen Sie sich, was Sie bei Ihrem Arbeitsantritt gerne gefragt worden wären.

Onboarding-Umfragen sind keine einmalige Sache.

Stattdessen sollten Sie sie zu einem festen Bestandteil Ihres 30-60-90-tägigen Onboarding-Plans machen, um während der gesamten Zeitspanne Feedback zu sammeln. 

⏱ Wann sollten Sie Ihre Onboarding-Fragebögen einbringen?

Der richtige Zeitpunkt für den Versand verschiedener Umfragen ist von entscheidender Bedeutung, denn diese sind nur dann effektiv, wenn sie zum richtigen Zeitpunkt erfolgen.

Wenn Sie bestimmte Fragen zu früh stellen, kann dies ineffizient sein, und wenn Sie sie zu spät stellen, können Sie möglicherweise nicht mehr helfen, auftretende Probleme zu lösen. 

Woche 1

Ziel: Herausfinden, wie gut Ihr neuer Mitarbeitender aufgenommen wurde und ob er dringende Fragen hat.

• Einstellungsprozess (optional)
• Arbeitgebermarke und warum er sich für das Unternehmen entschieden hat
• Preboarding-Erfahrung
• Generelle Erfahrungen in der ersten Woche
• Offene Fragen

Woche 2

Ziel: Vertiefung der Rollenklarheit und der Beziehungen zu den anderen Teammitgliedern

• Tools und Logins
• Abläufe
• Rollenerwartungen
• Kolleg:innen

Woche 5

Ziel: Verstehen der Produktivitätshindernisse und des Gesamtprozesses

• Allgemeiner Einführungsprozess, Struktur, Anleitung
• Was hat ihnen am besten gefallen
• Was haben sie vermisst
• Produktivität

3 - 6 Monate

Nach 3-6 Monaten sollte der Mitarbeitende wissen, wie es ist, für das Unternehmen zu arbeiten. Folgefragen zur Leistung des Mitarbeitenden helfen, seine Arbeitsmoral und seine Position zu ermitteln.

🙋 39 Fragen für die Onboarding-Umfrage

Wir empfehlen in der Regel eine Mischung aus offenen Fragen und quantitativen Fragen auf einer Likert-Skala mit 5 Antworten oder einer Skala von 1-10. 

Quantitative Fragen sind hilfreich, um Ihre Fortschritte vor und nach der Verbesserung des Prozesses zu messen.

Qualitative Fragen helfen Ihnen, spezifische Probleme zu identifizieren und geben den Menschen Raum für detailliertere Antworten.

Die Art der Frage kann geändert oder umformuliert werden (z. B. von offenen Fragen zu skalierten Fragen).

Denken Sie daran: Ihre Umfragen sollten kurz sein, mit einer maximalen Anzahl von 10 relevanten Fragen auf einmal.

Auf Grundlage der zuvor erwähnten Arten von Onboarding-Umfragen und deren Zeitrahmen finden Sie im Folgenden einige Fragen, die Sie verwenden könnten:

Einstellungsfragen

• Würden Sie anderen Freunden empfehlen, sich bei [Name des Unternehmens] zu bewerben? Und warum?
• Wurden Ihnen während der Einstellungsphase genügend Informationen über das Unternehmen zur Verfügung gestellt?
• Wie könnte der Einstellungsprozess Ihrer Meinung nach verbessert werden?

Fragen zur Arbeitgebermarke

• Was sind Ihre drei Gründe für den Eintritt in dieses Unternehmen?
• Was sind die 3 besten Dinge daran, ein Mitarbeitender von [Name des Unternehmens] zu sein?

Fragen zum Onboarding-Erlebnis

• Fühlen Sie sich bisher im Unternehmen willkommen?
• Fühlen Sie sich glücklich, dem Unternehmen zugehörig zu sein?
• Motiviert Sie das Team, mehr zu leisten als von Ihnen erwartet wird?
• Fühlen Sie sich bei der Arbeit in diesem Unternehmen produktiv?
• Wurden Ihnen die Ziele des Onboarding klar gemacht?
• Was gefällt Ihnen am besten an unserem Einarbeitungsprozess?
• Was gefiel Ihnen am wenigsten am Onboarding-Prozess?
• Was könnten wir ändern oder hinzufügen, um unseren Onboarding-Prozess zu verbessern?
• Sind Sie der Meinung, dass die zu Beginn erläuterten Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten Ihrer Berufserfahrung entsprechen?
• Wurde Ihnen ein Überblick über Ihren Karriereweg und Ihre Fortschritte im Unternehmen aufgezeigt?

Fragen zur Rolle und Leistung

• Denken Sie seit Ihrem Eintritt in das Unternehmen immer noch daran, sich nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten umzusehen?
• Könnten Sie sich vorstellen, 5 Jahre bei diesem Unternehmen zu bleiben?
• Fühlen Sie sich sicher im Umgang mit der Software, den Tools und Systemen des Unternehmens?
• Haben Sie das Gefühl, dass die Ihnen zur Verfügung gestellten Materialien und die Ausrüstung ausreichen, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?
• Wurden Sie ausreichend geschult, um Ihre Arbeit gut ausführen zu können?

Fragen zur Anpassung

• Verstehen Sie, was von Ihnen erwartet wird?
• Sind Sie in der Lage, die von Ihnen erwarteten Leistungen mit Ihren derzeitigen Fähigkeiten zu erbringen?
• Verstehen Sie die Vorteile und Richtlinien des Unternehmens?

Fragen zur Rollenwahrnehmung

• Erhalten Sie regelmäßig Feedback von Ihrem Vorgesetzten zu Ihren Aufgaben?
• Fühlen Sie sich wohl dabei, sich bei Bedarf an Kolleg:innen zu wenden?
• Helfen Ihnen die Menschen um Sie herum, erfolgreich zu arbeiten?
• Fühlen Sie sich wohl, wenn Sie arbeitsbezogene Bedenken äußern?

Feedback zum Onboarding-Erlebnis

• Wie wahrscheinlich würden Sie unser Unternehmen Ihren Freund:innen oder Ihrer Familie empfehlen (auf einer Skala von 1-10)?

Fragen zum Zeitraum von 90 Tagen bis 6 Monaten

• Können Sie Ihr Berufs- und Privatleben gut miteinander vereinbaren?
• Fühlen Sie sich von allen in Ihrem Team akzeptiert und willkommen?
• Haben Sie das Gefühl, dass Sie sich auf die anderen Mitglieder Ihres Teams verlassen können?
• Konnten Sie ihre Arbeit effizient durch Kommunikation mit den hierzu notwendigen Personen erledigen?
• Kümmert sich Ihr direkter Vorgesetzter um Ihre Entwicklung?
• Interessiert sich Ihr direkter Vorgesetzter für Sie als Person?
• Haben Ihre bisherigen Erfahrungen Ihren Erwartungen entsprochen?
• Sind die Ziele und Verantwortlichkeiten für alle Teammitglieder klar?
• Sind die Mitglieder des Teams verlässlich?
• Verstehen Sie, wie Ihre Leistung gemessen wird?
• Verstehen Sie den Plan des Unternehmens für die Zukunft?
• Glauben Sie an den zukünftigen Erfolg des Unternehmens?

📝 Vorlage einer Onboarding-Umfrage für Ihre Verwendung

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine Vorlage für eine Onboarding-Umfrage entwickelt, die Sie sofort verwenden oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

➡️ Holen Sie sich die kostenlose Vorlage hier.

📈 6 bewährte Praktiken für Ihre Onboarding-Umfrage

Die Beantwortung dieser Umfragen sollte sich für die Mitarbeitenden nicht wie eine lästige Pflicht anfühlen. Alle Mitarbeiter:innen, vor allem neu eingestellte, haben viel zu tun, daher ist es wichtig, die Teilnahme so einfach wie möglich zu gestalten.

Diese Tipps werden Ihnen dabei helfen:

• Halten Sie die Umfragen kurz und einfach. Niemand mag eine lange Umfrage. Beschränken Sie sich auf maximal 10 relevante Fragen mit Antwortmöglichkeiten, um sie abschließend zu gestalten. Wenn Sie offene Fragen stellen, beschränken Sie sich auf maximal 3. Sie wollen nicht, dass es wie ein Aufsatz aussieht.
• Vermitteln Sie den Zweck. Das Hauptziel dieser Fragen besteht darin, den Prozess zu verbessern. Erläutern Sie, wie die Ergebnisse verwendet werden sollen, damit die Mitarbeitenden wissen, dass ihre Stimme gehört wird. 
• Seien Sie direkt. Direkte Fragen ersparen Ihnen Zeit und bringen es auf den Punkt. Wenn Sie den Befragten mitteilen, dass ihre Aussagen anonym sind, werden sie ehrlicher antworten.
• Stellen Sie nur relevante Fragen. Nicht alle Fragen werden auf alle Positionen zutreffen. Passen Sie die Fragen daher entsprechend an, um sicherzustellen, dass die Umfrage für den Mitarbeitenden relevant ist. Da Sie nur eine begrenzte Anzahl von Fragen stellen können, ist es am besten, allgemeine, unnötige Fragen herauszufiltern.
• Entscheiden Sie sich für die Online-Option. Online-Umfragen machen die Verteilung und Beantwortung von Fragen einfacher und effizienter. Sie können die Ergebnisse schneller erfassen und überprüfen als bei manuell ausgedruckten Umfragen. Es gibt Online- und automatisierte Software, die Sie verwenden können. Online-Umfragen können aufgrund ihrer Effizienz und Zugänglichkeit auch zu mehr Engagement und besseren Antworten führen.
• Nachfassen. Wenn die Teilnehmenden Bedenken oder Probleme äußern, sollten Sie darauf eingehen und diese lösen. In manchen Fällen ist dies einfacher, wenn Sie auch eine nicht anonyme Umfrage durchführen. 

⚙️ So sammeln Sie Onboarding-Feedback ganz automatisch

Sammeln Sie während der ersten 1, 2, 5, 30 Wochen Feedback von allen Mitarbeitenden?

Bereiten Sie dieses mit Ihren Mitarbeiter:innen nach?

Versenden Sie diese über Slack oder Team?

Diese Dinge brauchen Zeit.

Hier kommen unsere automatisierten Workflows ins Spiel.

Mit Zavvy können Sie mit wenigen Klicks detaillierte Onboarding Journeys erstellen - und alle rechtzeitigen Versendungen für bestimmte Tage, Wochen oder Monate automatisieren.  

Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter:innen nicht nur automatisch ein fantastisches Onboarding-Erlebnis (die durchschnittliche Bewertung liegt bei 9,5 von 10), sondern Sie können auch Ihre wertvolle Zeit in das Kennenlernen Ihrer Kolleg:innen und die strategische Verbesserung des Prozesses investieren.

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