Keke Kaikhosroshvili
Keke is Zavvy's expert in learning experience. On our blog, she shares experience and insights based on her studies in learning design and experiences made with our customers.
Die Aufnahme eines neuen Teammitglieds ist für jeden Betrieb ein entscheidender Moment. Sie möchten einen perfekten ersten Eindruck bei diesem neuen Mitarbeiter hinterlassen. Es ist fast wie bei einem Pitch, bei dem Sie nicht Investoren, sondern einen neuen Mitarbeiter überzeugen wollen, Teil Ihres Unternehmens zu werden.
Es ist außerdem eine sehr heikle Phase. Ein Fehltritt kann hier die ganze Einarbeitung beeinträchtigen. Leider verstehen nicht viele Unternehmen die Bedeutung eines optimierten Onboarding-Prozesses. Das führt dazu, dass sich 33% der neu eingestellten Mitarbeiter 6 Monate nach ihrer Einstellung nach einem neuen Job umsehe. 23% von ihnen halten nicht einmal ein ganzes Jahr durch.
So wertvoll die richtige Einarbeitung auch ist, so ist es damit nicht für immer getan: Ohne kontinuierliches Training geht es nicht.
Verschaffen Sie sich mit uns einen umfassenden Überblick über Onboarding- und Trainingsprozesse, was in den einzelnen Phasen geschieht und wie sie sich gegenseitig ergänzen.
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Das Mitarbeitenden-Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in ihrer Position in Ihrem Unternehmen willkommen geheißen werden. Er umfasst mehrere Phasen:
Das Onboarding beginnt in der Regel, nachdem neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschrieben haben. So können sie ihre Kollegen kennenlernen und die Werte und die Kultur des Unternehmens besser verstehen. Außerdem trägt das Onboarding dazu bei, einen positiven ersten Eindruck bei den neuen Mitarbeitenden zu hinterlassen. Es ist wie ein Initiationsprozess oder ein Übergangsritus, der sie auf den Beginn ihrer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen vorbereitet.
Unternehmen führen Mitarbeitenden-Onboarding durch, weil es die Mitarbeiterbindung verbessert. Mitarbeiter, die umfassende Onboarding-Programme durchlaufen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv als diejenigen, die dies nicht tun.
Außerdem können neue Kolleg:innen so die Werte, die Kultur und die strategische Vision des Unternehmens kennenlernen und sich an sie anpassen. Außerdem erhalten sie die Gelegenheit, mit ihren Kollegen zu interagieren und gute Arbeitskontakte zu entwickeln.
Die erste Phase der Einarbeitung beginnt unmittelbar nachdem der neue Mitarbeitende das Stellenangebot angenommen und seinen Arbeitsvertrag unterzeichnet hat. In dieser Phase machen viele Unternehmen den Fehler, neue Mitarbeiter monatelang völlig allein zu lassen. Wir empfehlen, ihnen zumindest ein Einführungsvideo oder eine E-Mail zu schicken, um die Zeit zu überbrücken. Das könnte zum Beispiel ein Video zur Vorstellung des ersten Arbeitstages sein.
In dieser Zeit können Sie sich vorbereiten - vielleicht ziehen Sie ja an einen neuen Standort. Das Preboarding ist die beste Zeit, um alle notwendigen Papiere zu unterschreiben - ein Prozess, der frustrierend sein kann, wenn er nicht rechtzeitig erledigt wird. Wir empfehlen der Personalabteilung, eine Checkliste für alle Dokumente zu erstellen, um Fehler zu vermeiden.
Das ist eine Teamleistung - alle nehmen Teil und machen sich mit den neuen Mitarbeitenden vertraut. Neue Leute kennenzulernen, kann besonders in einem großen Unternehmen, überwältigend sein. Es wäre also am besten, den Prozess kurz und einfach zu halten.
Die Orientierung ist der beste Zeitpunkt, um folgendes zu tun:
Die dritte Phase des Onboarding-Prozesses umfasst das Training der neuen Kolleg:innen in ihrer neuen Rolle. Je nach der Organisationsstruktur des Unternehmens wird dieser Prozess in der Regel von der Personalabteilung oder der Abteilung für Personalentwicklung durchgeführt.
Dadurch wird das neue Teammitglied mit den Fähigkeiten und dem Selbstvertrauen ausgestattet, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Training durchzuführen:
Neue Mitarbeitende haben sich an die Routine gewöhnt und gehen nun in eine dauerhafte Rolle über. Diese Phase dauert zwischen drei und sechs Monaten. Häufige Kontrollbesuche sind wichtig, damit der Vorgesetzte beurteilen kann, wie effektiv der Einarbeitungsprozess ist.
Hier hat sich der neue Mitarbeiter vollständig akklimatisiert und kann nun damit beginnen, langfristige Pläne zu schmieden:
Eins vorweg: Das hier kommt unserer Definition von "Training" ziemlich nahe.
Kleine Unternehmen ziehen es vor, den Onboarding-Prozess der Personalabteilung zu überlassen. Die Aufgaben sind jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es hängt vor allem von der Struktur des Unternehmens, den Mitarbeitenden und der Arbeitskultur ab.
Andere Firmen verlassen sich darauf, dass der Onboarding-Prozess von einem einstellenden Personalverantwortlichen geleitet wird. In der Regel übernimmt die Abteilung für Lernen und Entwicklung diese Aufgabe. Einige Unternehmen ziehen es außerdem vor, einen professionellen Onboarding-Manager einzustellen, der den neuen Mitarbeitenden durch den Einarbeitungsprozess begleitet.
Training bezieht sich auf den Prozess, bei dem einem Mitarbeiter das Innenleben des Unternehmens - und insbesondere seine Rolle - vermittelt wird. Sie ist Teil des gesamten Onboarding-Prozesses, obwohl sie erst zu einem viel späteren Zeitpunkt stattfindet.
Das Mitarbeitertraining beginnt einige Wochen, nachdem sich der neue Mitarbeiter an die neue Umgebung gewöhnt hat und den Dreh raus hat. Sie dauert in der Regel ein paar Wochen bis zu sechs Monaten.
Natürlich kann es sein, dass ein neuer Kollege Schwierigkeiten hat, sich an die neuen Systeme zu gewöhnen. Deshalb führen Unternehmen Onboarding-Trainings durch. Dadurch werden nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch die Eingewöhnung des neuen Mitarbeiters beschleunigt.
Ein Trainingsprogramm ist für die Produktivität unerlässlich. Ein Mitarbeiter, der ein Training durchlaufen hat, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv sein als ein Mitarbeiter, der das nicht getan hat. Das liegt daran, dass das Training es ihnen ermöglicht, sofort mit der Arbeit zu beginnen.
Warum sollten Sie dem Onboarding-Training für neue Mitarbeiter Priorität einräumen? Erstens vermittelt das Training ihnen die für ihre Rolle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse und sorgt so für eine Steigerung der Produktivität und des Mitarbeiterengagements. Die neuen Mitarbeitenden können dann seine Fähigkeiten voll ausschöpfen, um sein Potenzial zu maximieren.
Ein weiterer Grund, warum Unternehmen ein Training durchführen, ist die Verringerung der Unzufriedenheit mit dem Arbeitsplatz. Der Beginn einer neuen Tätigkeit kann nervenaufreibend sein, vor allem, wenn Sie nicht genau wissen, was von Ihnen verlangt wird.
Ein Training minimiert Ängste und Frustrationen, indem es den neuen Mitarbeitenden alles beibringt, was sie brauchen, um zu 100% zu funktionieren. Hier sind noch weitere Gründe:
Onboarding bezieht sich auf die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Der Prozess umfasst in der Regel fünf Phasen und beginnt unmittelbar nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags durch den neuen Mitarbeiter.
Im Idealfall dauert das Onboarding einige Monate, nachdem der Mitarbeiter seine volle Arbeitsleistung erbracht hat.
Das Onboarding ist für die reibungslose Integration eines neuen Mitglieds in ein Unternehmen unerlässlich. Es vermittelt ihnen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, damit sie sich in ihre neue Rolle einfügen können. Es ist auch wichtig für die Produktivität und erhöht die Personalbindung.
Andererseits bezieht sich Training auf die Ausbildung von neuen Mitarbeitern. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der noch lange nach dem Antritt der neuen Stelle fortgesetzt wird. Schulungen halten die Mitarbeiter auf dem Laufenden, was neue Trends und Fähigkeiten für ihre jeweilige Rolle angeht.
Stellen Sie sich das so vor: Onboarding ist ein Prozess, der einmal gestartet wird, mit einem klaren Anfang und einem klaren Ende (in der Regel gegen Ende der Probezeit).
Training ist der kontinuierliche Prozess der Entwicklung der eigenen Fähigkeiten.
Es gibt eine Überschneidung zwischen den beiden: Die Verbesserung rollenbezogener Fähigkeiten im Rahmen des Onboarding kann auch als Training betrachtet werden.
Die Rolle von Mitarbeitertrainingsprogrammen hängt weitgehend von der Größe des Unternehmens ab. In kleineren Unternehmen ist in der Regel das Personalteam dafür zuständig - und koordiniert es mit dem Personalmanagement.
Mit zunehmender Unternehmensgröße und zusätzlichen Unterabteilungen innerhalb der Personalabteilung fällt das Training meist in den Bereich Lernen und Entwicklung (Personalentwicklung).
Machen Sie Training und Weiterbildung zu einem kontinuierlichen Prozess, indem Sie innerhalb Ihrer Organisation eine Kultur des Lernens schaffen. Die Abteilung Lernen und Entwicklung kann hier Möglichkeiten für Mitarbeitende entwickeln:
Der beste Zeitpunkt, um mit dem Training zu beginnen, ist unmittelbar nach der Einarbeitung. Der Grund dafür ist, dass die Mitarbeitenden Gewohnheiten eher beibehalten, wenn sie diese von Anfang an etablieren.
Feedback ist sowohl für Onboarding als auch Training wichtig. Sie möchten, dass sich der neue Mitarbeiter ohne Probleme akklimatisieren kann. Richten Sie einen Zeitplan ein, in dem der neue Mitarbeitende entweder wöchentlich oder alle zwei Wochen dem Vorgesetzten Bericht erstattet.
Mit der Slack-Integration von Zavvy können Sie den Feedback-Prozess automatisieren, indem Sie auf Autopilot Erinnerungen und Pulsumfragen versenden.
Häufige Check-Ins ermöglichen es Ihnen, mögliche Probleme anzusprechen und so für einen reibungsloseren Ablauf zu sorgen.
Betrachten Sie eine Onboarding-Checkliste als eine To-Do-Liste. Erstellen Sie ein Google Doc mit Kontrollkästchen mit allen Schritten und Prozessen, die für den gesamten Vorgang erforderlich sind. Stellen Sie dann sicher, dass Sie diese Liste mit dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten teilen, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und schaffen eine strukturierte und einheitliche Erfahrung.
Einarbeitung und Onboarding sind in der Regel eine Teamangelegenheit. Sie möchten, dass sich die neuen Mitarbeitende bei ihren Kollegen und im Unternehmen wohlfühlen. (Virtuelle) Firmenveranstaltungen sind eine gute Möglichkeit, die neuen Mitarbeitende mit dem Rest der Belegschaft bekannt zu machen.
Wenn Sie auf der Suche nach weiteren innovativen Ideen sind, haben wir 17 aufregende Möglichkeiten zusammengetragen, wie das Onboarding Spaß machen kann. Werfen Sie einen Blick darauf, um vom ersten Tag an eine großartige Teamkultur aufzubauen.
Alternativ können Sie auch Onboarding-Traditionen für die Begrüßung neuer Mitarbeitender schaffen. Integrieren Sie zum Beispiel unsere Meetup Ritual-Automatisierung, um die Kluft zwischen Ihrem neuen Mitarbeiter und dem Rest Ihres Teams zu überbrücken, indem Sie Kaffee-Termine oder vom Unternehmen gesponserte Mittagessen einrichten.
Hinweis: Sie können diese Funktion auch nutzen, um Lernroutinen im gesamten Unternehmen zu etablieren
Es gibt unzählige verschiedene Methoden, die Sie für das Training einsetzen können. Online-Lernen ist ein gutes Beispiel dafür. Es ist bequem, leicht zugänglich und richtet sich an alle - auch an Mitarbeitende, die nicht am Arbeitsplatz sind.
Wir haben einige recht innovative Methoden zur Personalentwicklung zusammengestellt, um Ihnen etwas Inspiration zu geben.
Es geht darum, dem neuen Mitarbeiter in der Anfangsphase so viel Struktur wie möglich zu geben. Auf diese Weise schaffen Sie einen Maßstab dafür, was entgegengesetzt auch erwartet wird. Das hilft ihnen auch, sich schneller an die neue Umgebung anzupassen.
Je engagierter Ihre Kolleg:innen während des Onboarding-Prozesses sind, desto produktiver werden sie sein. Wenn Sie ihnen ein Gefühl der Struktur geben, wird ihr Vertrauen gestärkt und die Nervosität der neuen Mitarbeiter gemildert.
Wege zu einem strukturierten Onboarding-Prozess:
Die Durchführung umfassender, reichhaltiger und einladender Onboarding- und Trainingsinitiativen kann mit einigem manuellen Aufwand verbunden sein. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie weite Teile des Onboarding-Prozesses automatisieren können, sobald jemand in Ihr Unternehmen eintritt. So kann sich Ihr neuer Mitarbeiter auf den Aufbau von Beziehungen zu seinen Kollegen konzentrieren, anstatt sich mit unnötigem Papierkram aufzuhalten. Mit einer Onboarding-Software wie der von Zavvy können Sie sogar alles automatisieren - von Benutzereinladungen bis zu Buddy-Programmen.
Je schneller Sie alle notwendigen Unterlagen ausfüllen, desto eher kann Ihr neuer Mitarbeiter anfangen. Diese Phase ist entscheidend, da Fehler hier nicht auszuschließen sind.
Das kann von falschen PINs bis hin zu falsch geschriebenen Namen alles sein. Wir empfehlen, mit diesem Prozess sofort zu beginnen, nachdem der neue Mitarbeitende seinen offiziellen Vertrag unterzeichnet hat.
Während das Onboarding ein übergreifender Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ist, ist das Training ein wesentlicher Bestandteil davon. Das Training ist auf die Rolle des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten und vermittelt ihm die Fähigkeiten, die er braucht, um sein Bestes zu geben. So könnten Sie beispielsweise einem jungen Softwareentwickler exklusive Programmierkurse anbieten. Oder Sie melden Ihren Produktmanager zu einem Bootcamp-Kurs an, um sich technisches Grundwissen anzueignen.
Das Ziel besteht nicht nur darin, Ihre Mitarbeitenden zu schulen und sie dann ihrem Schicksal zu überlassen. Stattdessen müssen Sie ihnen einen Grund geben, an Ihr Unternehmen und Ihr Angebot zu glauben und - was am wichtigsten ist - sie zu motivieren. Dies geschieht während des Onboarding-Prozesses, indem Sie strukturierte Informationen bereitstellen, das Wachstum Ihrer Mitarbeiter unterstützen und ihre Erfahrungen verbessern.
Unsere Personalentwicklungsplattform ist der erste Schritt, um Ihre Kolleg:innen in die Lage zu versetzen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und sie umfassend in Ihre Unternehmensprozesse einzubinden. Kontaktieren Sie unsere Experten für eine kostenlose Demo oder ein Beratungsgespräch!
Im Folgenden haben wir einige Schlüsselbegriffe zu beiden Themen zusammengestellt, damit Sie immer in der Lage sind, sich an der Diskussion zu beteiligen.
„Einarbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem ein neuer Mitarbeiter mit seiner Rolle und dem Unternehmen vertraut gemacht wird.
Dies ist der Prozess, bei dem einem Mitarbeiter zusätzliche Fähigkeiten vermittelt werden, um seine Leistung zu verbessern.
Wird auch als Re-Onboarding bezeichnet und bezieht sich auf den Prozess der Einarbeitung, Orientierung und Schulung eines Mitarbeiters nach einer längeren Abwesenheit.
Nach der Pandemie ist das Reboarding auch ein Thema für Unternehmen, die zur Arbeit im Büro zurückkehren.
Warum?
Dies ist der Prozess, bei dem die beruflichen Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinem Mitarbeiter getrennt werden, sobald dieser das Unternehmen verlässt.
Bevor ein Mitarbeiter seinen Job antritt - direkt nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.
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