Das Feedback der Mitarbeitenden ist eines der wirksamsten Instrumente zur Verbesserung Ihres Unternehmens.

Ihre Mitarbeitenden sind die Augen und Ohren für alles, was Ihr Unternehmen tut. Wenn Sie Ihr Feedback einholen, erhalten Sie hochwertige Erkenntnisse darüber, wie Ihr Unternehmen verbessert werden kann.

Die Entwicklung eines effizienten Systems hilft Ihnen dabei, dieses Feedback während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.

In diesem Leitfaden behandeln wir:

• Was ein Feedbacksystem für Mitarbeitende ist,
• wie es Ihrem Unternehmen hilft,
• und wie Sie ein solches System für Ihr Unternehmen einrichten können.

🔄 Was ist ein Mitarbeiter-Feedbacksystem?

Ein Mitarbeiter-Feedbacksystem ist eine Sammlung von Methoden und Strategien, um Daten über die Erfahrungen, das Engagement und die Leistung der Mitarbeitenden zu sammeln und daraus Erkenntnisse für Verbesserungen abzuleiten.

Mit gut bewährten Ansätzen, um den Mitarbeitenden zuzuhören, erhalten Sie ein genaues Bild von den Abläufen in Ihrem Team. Sie werden Qualifikationsdefizite, Probleme bei der Bindung von Mitarbeitenden und andere Probleme frühzeitig erkennen, sodass Sie gemeinsam eine Lösung für jedes Hindernis entwickeln können.

Feedbacksysteme vs. Feedback-Kultur

Fühlt es sich so selbstverständlich und wichtig an, Feedback zu Ihrer Arbeit zu geben und zu erhalten wie Ihre beruflichen Aufgaben? Wenn ja, dann haben Sie vielleicht eine Feedback-Kultur.

Eine Feedback-Kultur entwickelt sich, wenn Sie regelmäßig und objektiv darüber kommunizieren, wie das Büro läuft und wie Ihr Team arbeitet.

Feedbacksysteme sind die Methoden, mit denen Sie diese Kultur verwalten, ermöglichen und fördern.

Ein Feedbacksystem könnte etwa Folgendes umfassen:

• Eine Online-Vorschlagsbox
• Monatliche Pulsumfragen der Mitarbeitenden
• Vierteljährliche oder jährliche Leistungsbeurteilungen
• Regelmäßige Einzelgespräche mit Führungskräften
• 360-Grad-Feedback-Zyklen für alle Mitarbeitenden

Wenn Sie diese Systeme effektiv einsetzen, werden Sie gute Gewohnheiten und eine positive Einstellung zur Nützlichkeit von Feedback bei der Arbeit entwickeln. Dies ist Ihre Feedback-Kultur.

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Mitarbeiter- Feedbacksysteme auch dann pflegen müssen, wenn Sie eine starke Feedback-Kultur haben.

📈 Warum sind Mitarbeiter-Feedbacksysteme wichtig?

Das Feedback von Mitarbeitenden hilft Ihnen, Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen zu erkennen und gibt Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.

Wenn Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen, werden Sie feststellen, dass sich die Vorteile auf alle Bereiche Ihres Unternehmens erstrecken.

Sehen Sie sich einige dieser Vorteile an, die auf Statistiken zum Feedback von Mitarbeitenden basieren:

• Bessere Leistung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende, die das Gefühl haben, dass ihr Feedback gehört wird, erbringen mit 4,6-facher Wahrscheinlichkeit bessere Leistungen als ihre Kolleg:innen, die dies nicht tun. Wenn auf das Feedback der Mitarbeitenden eingegangen wird, fühlen sie sich wertgeschätzt, was ihre Leistung, Initiative und Produktivität steigert.
  ‍
• ‍Höhere Bindung der Mitarbeitenden: Neu eingestellte Mitarbeitende, die nach der Einstellung um ihr Feedback gebeten werden, bleiben mit 91 % höherer Wahrscheinlichkeit länger als die ersten 90 Tage im Unternehmen.
  ‍‍
• Problemvermeidung: 60 % der Mitarbeitenden möchten mindestens wöchentlich ein Feedback erhalten, aber 42 % der Unternehmen geben höchstens einmal im Jahr ein Feedback. Häufigeres Feedback beugt Problemen mit der Leistung und den Arbeitsabläufen der Mitarbeitenden vor und stoppt Probleme, bevor sie dem Unternehmen größeren Schaden zufügen.

Für People-Operations-Teams ist das Feedbacksystem auch eine wichtige Informationsquelle für die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft. Sie müssen verstehen, wo Ihre Mitarbeitenden derzeit stehen, um einen Plan zu entwickeln, der sie dorthin bringt, wo Sie sie haben wollen.

Indem Sie sich das Feedback Ihrer Mitarbeitenden anhören und darauf reagieren, entwickeln Sie ein Gefühl der Wertschätzung für Ihren Arbeitsplatz. Ihre Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass sie aktiv an der Verbesserung des Unternehmens mitwirken und keine austauschbaren Arbeitskräfte sind.

⚙️ Wie Sie ein Mitarbeiter-Feedbacksystem in 5 Schritten erstellen

Ihr Feedbacksystem sollte auf den Lebenszyklus Ihrer Mitarbeitenden und die allgemeine Erfahrung zugeschnitten sein. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein individuelles und automatisiertes Mitarbeiter-Feedbacksystem für Ihr Unternehmen zu erstellen.

1. Legen Sie fest, wann Sie Feedback von Mitarbeitenden einholen wollen

Um eine echte Feedback-Kultur zu schaffen, sollten Sie während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Mitarbeitenden Feedback einholen.

Denken Sie an die verschiedenen Meilensteine und Phasen, die jeder Mitarbeitende während seiner Zeit in Ihrem Unternehmen durchläuft. Erstellen Sie dann eine Liste von Zeitpunkten, an denen Feedback von Mitarbeitenden Ihnen wichtige Einblicke in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens geben kann.

Einige gängige Zeitpunkte für das Einholen von Feedback von Mitarbeitenden sind:

• Zum Abschluss der Einstellung und Einarbeitung
• Bei der vierteljährlichen oder jährlichen Leistungsbeurteilung 
• Wöchentlich bei Einzelgesprächen
• Vor oder nach unternehmensweiten Veränderungen oder Initiativen

Berücksichtigen Sie alle Richtungen, in die Feedback gehen kann. Mitarbeitende und Führungskräfte können sich gegenseitig Feedback geben, ebenso wie Kolleg:innen im selben Team oder in Teams, die eng zusammenarbeiten.

Sie können das Feedback nach oben und unten in der Befehlskette einholen oder die Mitarbeitenden bitten, vor einer Leistungsbeurteilung Selbstfeedback zu geben. Eine 360- Feedbacksoftware wie Zavvy kann Ihnen dabei helfen, Feedback in alle Richtungen einzuholen, je nach den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Denken Sie daran, dass dies nur die Basis für Ihr Mitarbeiter-Feedbacksystem ist. Es ist wichtig, auch weiterhin nach Zeitpunkten zu suchen, in denen die Erkenntnisse der Mitarbeitenden Ihnen helfen, die Bedürfnisse Ihres Teams zu verstehen oder Probleme für das Unternehmen zu lösen.

2. Legen Sie für Feedback-Methoden die richtigen Zeiten und Kanäle fest

Wenn Sie kontinuierlich um Feedback bitten, ist es wichtig, dass Sie verschiedene Methoden und Strategien anwenden, um dieses zu erfassen. Wenn Sie die Art und Weise, wie Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden einholen, variieren, bleiben Ihre Mitarbeitenden nicht nur engagiert, sondern Sie erhalten auch das für die jeweilige Situation relevanteste Feedback.

Erwägen Sie ein persönliches Gespräch mit einer Führungskraft im Gegensatz zu einer Mitarbeiterbefragung. Beide können zwar wöchentlich stattfinden, aber das persönliche Gespräch eignet sich besser für ein informelles Feedback von Angesicht zu Angesicht. Mit einem kurzen Online-Formular, in dem einige einfache Fragen gestellt werden, erreichen Sie eine höhere Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung.

Noch besser ist es, diese kurzen Umfragen über Slack zu versenden.

‍

Sie müssen sorgfältig über das Ziel jeder Art von Feedback nachdenken, um die richtige Methode zu wählen. Dieser zielgerichtete Ansatz kann anfangs einige Zeit in Anspruch nehmen, aber die Entwicklung eines dauerhaften Mitarbeiter-Feedbacksystems ist es wert.

3. Erstellen Sie Umfragen zum Mitarbeiter-Feedback 

Sobald Sie festgelegt haben, welche Arten von Feedback Sie zu welchen Zeitpunkten benötigen, schreiben Sie die Frage für jede Umfrage zum Mitarbeiter-Feedback.

Wählen Sie bei der Entwicklung von Fragen zum Mitarbeiter-Feedback einige standardisierte Fragen, um Veränderungen im Laufe der Zeit messen zu können. Beispielsweise könnte Ihre Mitarbeiterbefragung die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten und Ihnen so einen langfristigen Einblick in die durchschnittliche Zufriedenheit in Ihrem Büro geben.

Verwenden Sie beim 360-Feedback für Mitarbeitende eine Mischung aus Standard- und offenen Fragen, unabhängig davon, in welche Richtung das Feedback geht.

Standardfragen im 360-Feedback können Ihnen helfen, Kompetenzen oder Unternehmensanforderungen zu messen. Offene Fragen ermöglichen qualitatives Feedback, das möglicherweise nicht in einer Bewertungsskala erfasst werden kann.

Erstellen Sie Ihre Umfrage zum Mitarbeiter-Feedback in Ihrem bevorzugten Formularerstellungsprogramm. Employee-Enablement-Plattformen wie Zavvy bieten eigene Formularerstellungsprogrammen und Integrationen mit Tools wie Typeform, sodass Sie viele Möglichkeiten haben, Ihre Umfragen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Welches Tool Sie letztendlich verwenden werden, hier sind ein paar nützliche Vorlagen, die Sie sofort nutzen können:

Kostenlose Vorlagen, die Sie übernehmen können:

📊 Vorlage für eine Pulsumfrage

‍👥 Vorlage für Peer-Feedback

4. Automatisieren Sie Ihr Mitarbeiter-Feedbacksystem

Da Sie Ihre Feedback-Methode auf bestimmte Punkte im Lebenszyklus der Mitarbeitenden abgestimmt haben, warum nicht das gesamte Mitarbeiter-Feedbacksystem automatisieren?

Feedback-Automatisierung bedeutet, die richtigen Umfragen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu senden. Wenn Sie dies im Voraus einrichten, anstatt zu versuchen, das Feedback nach und nach zu sammeln, können Sie das Gesamtbild der Feedback-Kultur, die Sie entwickeln, sehen.

Mit einer 360-Grad-Feedback-Software wie Zavvy können Sie jede Komponente Ihres Mitarbeiter-Feedbacksystem automatisieren, einschließlich:

• Wöchentliche/monatliche/jährliche Mitarbeiterbefragungen via Slack
• Feedback zur Einarbeitung und Weiterbildung nach 30, 60 und 90 Tagen nach der Einstellung
• Vierteljährliche und jährliche Leistungsbeurteilungen
• 360-Feedback-Umfragen für alle Stakeholder

Im Grunde können Sie jede beliebige Feedback-Umfrage für jede/n Mitarbeitende/n auf der Grundlage seiner Rolle, seiner Betriebszugehörigkeit oder seiner Handlungen auslösen. Mit Zavvy können Sie auch Feedback in regelmäßige Mitarbeiterschulungen einbauen, um sofortiges, aktuelles Feedback über die Effektivität Ihrer Personalentwicklung zu erhalten.

5. Analysieren Sie die Daten und optimieren Sie Ihr Unternehmen

Sobald Ihr Mitarbeiter-Feedbacksystem eingerichtet ist, sammeln Sie Ihre Daten an einem Ort und werten Sie sie regelmäßig aus, um neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Sie können Ihre Daten zum Mitarbeiter-Feedback in einer einfachen Tabelle oder in einem Reporting-Tool verfolgen. Einige Tools, wie z.B.  die 360-Feedbacksoftware, ermöglicht es Ihnen, Ihr Feedbacksystem zu entwickeln und Ihre Ergebnisse in derselben Anwendung zu analysieren.

Zunächst werden Sie nur Daten sammeln, um einen Ausgangswert für die Unternehmensleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit zu ermitteln. Später können Sie die neuen Ergebnisse mit der ursprünglichen Ausgangsbasis vergleichen, um Veränderungen an Ihrem Arbeitsplatz im Laufe der Zeit festzustellen.

Wenn zum Beispiel Ihre wöchentliche Mitarbeiterbefragung in Bezug auf die Mitarbeiterzufriedenheit in der Regel eine durchschnittliche Bewertung von acht von zehn ergibt, ist eine Woche mit einer durchschnittlichen Bewertung von fünf oder sechs von zehn ein Zeichen für potenzielle Probleme.

Suchen Sie nach möglichen Erklärungen, z.B. einer Prozessänderung oder einer Verschiebung der Arbeitsbelastung, die sich auf die Zufriedenheit auswirkt. In einigen Fällen sollten Sie um ein weiteres Feedback bitten, um das Problem zu ermitteln.

🏢 Beispiele für Mitarbeiter- Feedbacksysteme

Sie möchten ein Mitarbeiter-Feedbacksystem in Aktion sehen? Lassen Sie sich von diesen beiden Beispielen für Mitarbeiter-Feedbacksysteme inspirieren.

Hotjar bietet eine Software zur Verfolgung des digitalen Verhaltens der Nutzer:innen und des Feedbacks für Online-Unternehmen an, nimmt aber auch das Feedback seiner Mitarbeitenden ernst.

Damit die Softwareentwickler:innen, Marketingexpert:innen und andere Teammitglieder stets auf höchstem Niveau arbeiten, hat Hotjar ein fünfteiliges Mitarbeiter-Feedbacksystem entwickelt, um das Engagement der Mitarbeitenden zu erhalten. Das System umfasst:

• Zweiwöchentliche Befragungen der Mitarbeitenden, bei denen die Mitarbeitenden ihre Erfahrungen auf einer Skala von eins bis fünf bewerten
• Einzelgespräche, in denen die Teamleitenden das Formular durchgehen und mit den Mitarbeitenden über deren aktuellen Herausforderungen sprechen
• Leistungsbeurteilungen in regelmäßigen Abständen zur formellen Planung von Fortbildung und Zielsetzung
• Selbstreflexion über Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten, ähnlich wie bei Agile-Retrospektiven
• Fortlaufendes informelles Feedback, um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen

Die verschiedenen Arten von Mitarbeiter-Feedback schaffen ein stabiles System, in dem es mehrere Möglichkeiten gibt, sich Gehör zu verschaffen. Die persönliche Reflexion hilft den Mitarbeitenden, sich mit der Kritik an ihrer eigenen Arbeit vertraut zu machen und macht sie offener für mehr Feedback von anderen.

Zusammen bilden die Feedback-Komponenten von Hotjar ein Mitarbeiter-Feedbacksystem, das reich an Daten und potenziellen Erkenntnissen ist.

Im Jahr 2012 hat Adobe sein Standardverfahren zur Leistungsbeurteilung durch ein flexibles Feedbacksystem namens Check-In ersetzt. Check-In ist ein primär digitales Feedbacksystem, das aus folgenden Elementen besteht:

• Eine zentrale Webanwendung zur Verfolgung von Zielen und Wachstum
• 24/7 Feedback-Möglichkeiten mit Führungskräften und direkten Mitarbeitenden
• Vierteljährliche Check-in-Gespräche zur Abstimmung der Ziele

Das Check-In-Programm von Adobe ist auch auf die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden abgestimmt und bietet klare Ressourcen für potenzielle Entwicklungspfade für jeden Mitarbeitenden.

Die Software für die Personalentwicklung von Zavvy ermöglicht es Ihnen, Feedback mit Trainings- und Entwicklungsmaßnahmen auf einer einzigen Plattform zu vereinen und so eine bessere Erfahrung für Ihre Mitarbeitenden zu schaffen.

➡️ Erstellen Sie ein Mitarbeiter-Feedbacksystem mit Zavvy

Die Entwicklung eines Mitarbeiter-Feedbacksystems ist von entscheidender Bedeutung für das erfolgreiche Wachstum Ihrer Belegschaft im Laufe der Zeit. Sie werden nicht nur eine Feedback-Kultur schaffen, sondern auch verwertbare Erkenntnisse darüber gewinne, wie Sie Ihre Mitarbeitererfahrung und die Unternehmensabläufe verbessern können.

Nutzen Sie eine Employee-Enablement-Software wie Zavvy, um ein automatisiertes Mitarbeiter-Feedbacksystem aufzubauen und Ihr Unternehmen noch heute zu verbessern.

➡️ Mehr Infos zu Zavvy's 360-Grad-Feedback Software