Das Schöne an HR-Automation ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, wichtige, aber stark manuell geprägte Aufgaben zu automatisieren: die monotone, sich wiederholende und fehleranfällige Art von Arbeit.
Wertvolle Dokumente können verloren gehen, Formulare können unvollständig bleiben, und Leistungen werden nicht fertiggestellt. Doch das alles kann der Vergangenheit angehören, wenn Sie auf einen automatisierten HR-Prozess umsteigen.
Die Automation Ihrer HR-Prozesse führt zu:
Sie brauchen uns nicht beim Wort zu nehmen - wir haben Zahlen, die das belegen:
Studien zeigen, dass die Automation die Verwaltungskosten für Personalfachleute um 30 % und für Arbeitgeber um 49 % senken kann.
Aber wie kann Ihr Team die HR-Automation einsetzen, um diese Vorteile zu nutzen?
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Die HR-Automation ersetzt sich wiederholende, administrative HR-Aufgaben durch automatisierte Lösungen, um die Effizienz Ihrer HR-Abteilung mit wenig oder gar keinem menschlichen Input zu verbessern.
Es handelt sich dabei um Standardaufgaben, die zeitkritisch und fehleranfällig, aber dennoch wichtig sind. Einige Beispiele sind Gehaltsabrechnung, Anmeldung von Leistungen, Onboarding, Anwesenheitsverwaltung.
Die HR-Automation ist für Ihr Unternehmen aus einem einfachen Grund von Vorteil: Sie verschafft Ihren HR-Mitarbeitenden mehr Zeit, sodass sie sich auf komplexere Themen wie Strategieentwicklung und Entscheidungsfindung sowie die Bereitstellung besserer Bewerber- und Mitarbeitererfahrungen konzentrieren können.
Laut den Daten von Zapier sparen HR-Fachleute durch Automation jede Woche acht Stunden ein. Sie können diese zusätzlichen Stunden pro Woche nutzen, um sich auf Ihr größtes Kapital zu konzentrieren: Ihre Mitarbeitenden.
HR-Teams müssen weniger Zeit für die Erledigung redundanter oder sich wiederholender Aufgaben aufwenden (z. B. Erstellung von Kalenderereignissen, Integration von Systemen, Nachrichten an Mitarbeitende).
Die Zeit, die bei diesen Aufgaben eingespart wird, kann für wertschöpfungsintensivere Tätigkeiten verwendet werden. So kann die Personalabteilung beispielsweise Zweifel der Mitarbeitenden schneller ausräumen, was zu einer schnelleren Umsetzung führt.
Die meisten Aufgaben der Personalabteilung sind dokumentenbasiert. Sie können sehr ineffizient und zeitaufwändig sein, wenn sie manuell erledigt werden, weil Fehler, Ablageprobleme oder "steckengebliebene" Papiere auftreten.
Wenn Sie diese Aufgaben hingegen automatisieren, werden Sie einen sofortigen Produktivitäts- und Effizienzschub erleben. Sie müssen nicht mehr nach physischen Akten suchen oder bestimmte Nummern manuell ermitteln. Sobald die Daten in das Automatisierungsprogramm eingegeben sind, wird die Verwaltung der Dokumente zum Kinderspiel.
Stattdessen kann sich die Personalabteilung auf den Aufbau einer Unternehmenskultur und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden konzentrieren, was wiederum die unternehmensweite Entwicklung fördert.
Arbeitsabläufe erfordern häufig Eingaben oder Maßnahmen von anderen Teammitgliedern und Abteilungen. Verzögerungen bei der Kommunikation oder Probleme bei der Weiterleitung können zu unnötigem Zeitverlust oder Frustration am Arbeitsplatz führen.
Glücklicherweise erleichtert die HR-Automation den Mitarbeitenden die Weiterleitung von Vorgängen an die richtige Person für Feedback, Genehmigung oder Statusaktualisierungen, unabhängig von der Abteilung. Jedes Teammitglied hat außerdem einen besseren Überblick über den Status der Anfragen und Arbeitsaufgaben.
Die Automation der Personalverwaltung verringert die Abhängigkeit von manueller Arbeit, die den Weg für menschliche Fehler ebnet.
Es gibt weniger Gelegenheiten für Fehler am Arbeitsplatz. Außerdem werden die Daten über alle Abteilungen, Plattformen und Apps hinweg vereinheitlicht, um konsistentere Datensätze zu liefern und wiederholte Dateneingaben zu vermeiden.
Wenn Sie Ihre papierbasierte Verarbeitung durch die Automation von HR-Prozessen ersetzen, können Sie einiges an Geld sparen.
Da Sie nicht mehr so viele Dokumente ausdrucken oder als Akte ablegen müssen, minimieren Sie Ihren Bedarf an Schreibwaren und Lagerraum. Alle Ihre Dokumente können erfasst und (zum Glück!) mit einem Mausklick abgerufen werden.
Ihr Unternehmen muss sich an bewährte Verfahren zur Datenerfassung und -verwaltung halten, um die geltenden Vorschriften zu erfüllen. Das Problem dabei ist, dass die Vorschriften zur Datensicherheit und -einhaltung immer strenger und oft komplizierter werden.
Selbst die kleinsten Fehler können hohe Strafen nach sich ziehen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen, was zum Verlust von Geschäftsmöglichkeiten führt.
Bewährte Verfahren zur Personalautomatisierung gewährleisten, dass alle sensiblen Bewerber- und Mitarbeiterdaten sicher gespeichert werden, und gehen noch einen Schritt weiter, um sicherzustellen, dass allen Bewerbern Chancengleichheit geboten wird und sie am Arbeitsplatz fair behandelt werden.
Ganz und gar nicht.
Der Sinn der Automation von HR-Abläufen besteht darin, HR-Fachleute dabei zu unterstützen, intelligenter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Und wie?
Die Automation schafft mehr Möglichkeiten für Sie, mit anderen in Kontakt zu treten und sinnvolle Beziehungen aufzubauen. Der Autopilot-Mechanismus setzt Zeit für HR-Aufgaben frei, so dass Sie sich auf Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden konzentrieren können, anstatt sich mit überflüssigen Verwaltungsaufgaben aufzuhalten.
Wenn Sie manuelle HR-Prozesse automatisieren, werden einfache Aufgaben und Abfragen automatisch und mit wenig bis gar keiner menschlichen Beteiligung erledigt.
Mit anderen Worten: Die Automation der Personalarbeit fördert und erleichtert die "menschliche" Komponente.
Nehmen Sie zum Beispiel Ihren Onboarding-Prozess. Wenn Ihr Unternehmen häufig neue Mitarbeitende einstellt, müssen die Personalverantwortlichen nicht denselben Prozess und dieselben Verfahren wiederholen, um die neuen Mitarbeitenden mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Richten Sie einmal eine automatische Onboarding-Reise ein, und verwenden Sie sie für das nächste Onboarding-Programm erneut.
So haben die Personalverantwortlichen mehr Zeit, die neuen Mitarbeitenden zu begrüßen und sie persönlich kennenzulernen. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiterfluktuation verringern und die Mitarbeiterbindung langfristig verbessern. Das ist die ultimative Win-Win-Lösung.
Nachdem wir nun den Nutzen der HR-Automation festgestellt haben, lassen Sie uns die HR-Prozesse besprechen, die Sie automatisieren sollten.
Ihre Personalabteilung jongliert bereits mit verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Verglichen damit kann das manuelle Versenden von Erinnerungen und Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt ist, zeitaufwändig und ... frustrierend sein.
HR-Software kann automatische E-Mail-Benachrichtigungen an das HR-Team und die jeweiligen Mitarbeitenden senden, um sie an anstehende Fristen, Leistungsbeurteilungen, Neuanstellungen und andere Ereignisse zu erinnern. Dadurch wird es für das gesamte Team unwahrscheinlicher, wichtige Termine und Aufgaben zu vergessen, und die Personalleiter/innen müssen sich nicht mehr um die Erledigung von Aufgaben kümmern.
Automation hilft in diesem Fall bei der Kommunikation, spart Zeit und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem sie sicherstellt, dass wichtige Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt ergriffen werden.
Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein langwieriger Prozess, der oft Stunden (oder sogar Tage) in Anspruch nimmt und eine höhere Fehlerwahrscheinlichkeit aufweist. Die Verwendung von Gehaltsabrechnungssystemen wie QuickBooks oder ADP hingegen automatisiert Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und das bringt:
Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeitender sind zwei der wichtigsten Aufgaben von Personalleitern. Sie sind mit einer großen Menge an wichtigem Papierkram und Verantwortlichkeiten verbunden.
Wenn Onboarding und Rekrutierung manuell und papiergestützt erfolgen, haben Sie mit vielen Dokumenten zu tun. Der Verlust von Papierkram ist eines von vielen Problemen, die auftreten können, da die Unterlagen oft zwischen verschiedenen Personen weitergereicht werden und zu langwierigen Einstellungsprozessen führen.
Die Automatisierung des Personalwesens kann die Nachhaltigkeit verbessern, indem die Unterlagen in einem Computersystem gespeichert werden, die Transparenz zwischen den Abteilungen gewährleistet ist, menschliche Fehler minimiert werden und der Verlust von Unterlagen verhindert wird.
In Verbindung mit der Datenanalyse lassen sich auch die Einstellungszeiten drastisch verkürzen, da die Überprüfung von Bewerbern und Hintergrundinformationen beschleunigt wird. Dies ist ein enormer Vorteil, wenn man bedenkt, dass 57 % der Arbeitssuchenden das Interesse an einer Stelle verlieren, wenn der Einstellungsprozess langwierig ist.
Die Zeiten, in denen das Leistungsmanagement ein jährliches Ereignis war, bei dem festgestellt wurde, ob die Mitarbeitenden gut in ihrem Job sind, sind vorbei. Heute ist es ein dynamischer Prozess, bei dem die Leistung der Mitarbeitenden regelmäßig bewertet wird, indem sie mit den langfristigen und kurzfristigen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang gebracht wird.
Obwohl die Häufigkeit zunimmt, sinkt der Aufwand für die Bewertung der Mitarbeiterleistung, wenn Sie ein HR-Automatisierungssystem einsetzen. Mit den Automatisierungswerkzeugen können Sie ohne Ihr aktives Zutun die Leistung der Mitarbeitenden ermitteln, messen und Vorschläge zur Verbesserung machen. Die Automatisierung stellt außerdem sicher, dass die Daten jedes Mitarbeitenden korrekt sind, was zu einer fairen Beurteilung jedes einzelnen Mitarbeiters/jeder einzelnen Mitarbeiterin führt.
Weitere Vorteile der Automatisierung der Mitarbeiterleistung sind Echtzeit-Feedback für eine effektive Mitarbeiterentwicklung, die Aufdeckung von Schulungs- und Entwicklungslücken sowie verwertbare Erkenntnisse über kontraproduktive Aktivitäten.
Wichtiger Hinweis: Hier geht es nicht darum, Gespräche zu ersetzen. Vielmehr können Tools dabei helfen, 1) sicherzustellen, dass die Gespräche stattfinden, 2) ein festes Framework zu etablieren, 3) objektivere Gespräche zu führen und 4) die Qualität dieser zu verbessern.
Auch die Personalabteilung hat mit einer Vielzahl von Daten zu tun. Leider bleiben die meisten dieser Daten ungenutzt, da es fast unmöglich ist, sie manuell zu sortieren.
Hier kommt die HR-Analytik ins Spiel.
Unter HR-Analytik versteht man die Erfassung und Analyse von Personaldaten, um die Leistung der Belegschaft und die Auswirkungen wichtiger HR-Kennzahlen auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu verbessern. Und so funktioniert es:
Die Erfassung der Anwesenheit und der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ist ein Muss für jedes Unternehmen. Die manuelle Zeiterfassung und die Kennzeichnung der Anwesenheit sind jedoch ineffiziente Methoden zur Verwaltung der Anwesenheit.
Mit einem modernen Tool zur Anwesenheitsverfolgung kann die Personalabteilung die Arbeitszeiten und Anwesenheitsdetails der Mitarbeitenden automatisch überwachen, verfolgen und erfassen. Dieses System kann den gesamten Prozess einfach und problemlos gestalten. Nach dem Einsatz dieses Systems werden die Daten zusammengeführt und für die Lohnabrechnung aufbereitet.
Die HR-Automation trägt dazu bei, den Papierkram zu beseitigen und die HR-Aktivitäten effektiver und fehlerfrei zu gestalten. Das richtige HR-Automatisierungstool kann also dazu beitragen, diese Aufgaben zu automatisieren und einen großen Unterschied zu machen.
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Automation von HR-Prozessen darum, das Leben von HR-Managern und -Fachleuten zu erleichtern und bessere Ergebnisse zu erzielen - nicht darum, sie zu ersetzen. Schließlich ist die menschliche Note die Spezialität der Personalabteilung.
Aber wo sollte man die Grenze ziehen?
Wenn es um die Entwicklung und Führung Ihrer Mitarbeitenden geht, können Sie das menschliche Element nie ganz ersetzen. Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Beantwortung komplexer Fragen zu Sozialleistungen, bei sinnvollen Gesprächen, bei Feedbackgesprächen und bei der Behandlung von Beschwerden und Zweifeln der Mitarbeitenden.
Effektive persönliche Interaktionen mit den Mitarbeitenden sind das, was einen Arbeitsplatz auszeichnet. Technologie ist nur ein weiteres Werkzeug im Werkzeugkasten der Personalabteilung - eines, das sie nutzen sollte, um Zeit zu gewinnen und sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Gespräche erfordern oder fördern.
Anhand von Beispielen aus der Praxis und Fallstudien erfahren Sie, wie Unternehmen die Automation von HR-Prozessen umsetzen und wichtige Meilensteine erreichen.
Eigentlich sollte es nur eine weitere Lohnabrechnung für FuelCell Energy sein, als der für die Gehaltsabrechnung zuständige Manager des Unternehmens feststellte, dass jede/r Mitarbeitende den Lohn von jemand anderem erhalten würde.
Sandi Mauro, die Leiterin der Personalabteilung von FuelCell Energy, hatte zusammen mit ihrem kleinen Team Excel-Tabellen mit den aktuellen Arbeitnehmerentschädigungszahlen für die 600 Mitarbeitenden zusammengestellt. Leider war eine der Tabellen falsch sortiert, was dazu führte, dass Veteranen als neu eingestellte Mitarbeitende und einfache Mitarbeitende als leitende Angestellte bezahlt wurden - es herrschte das reinste Chaos.
Mauro gelang es zwar, die Krise abzuwenden, indem er die Gehaltsabrechnung einen Tag vor der Verarbeitung stoppte, aber der Vorfall machte deutlich, dass die Prozesse der Gehaltsplanung besser kontrolliert werden müssen.
Es gab auch vorher schon Probleme. Manuelle Gehaltsabrechnungen führen häufig zu Fehlern, und es gab keine Transparenz darüber, wie die Gehälter der Mitarbeitenden berechnet wurden.
Zu diesem Zeitpunkt beschloss FuelCell Energy, in eine SR-Automatisierungssoftware zu investieren. 90 Tage später waren die Ergebnisse eindeutig, die Software:
Das Osceola County's Sheriff's Office sah sich mit einem landesweiten Mangel an Polizeibeamten konfrontiert. Daher wusste die Abteilung, dass sie eine effektive Alternative für ihr papiergestütztes Einstellungsverfahren brauchte, bei dem häufig Formulare verloren gingen, mehrere Stapel Papierkram anfielen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen und den Bewerbenden stockte.
Daraufhin führten die Mitarbeitenden die HR-Automation in Form eines Online-Assessments vor der Einstellung ein.
Innerhalb des ersten Jahres nach der Implementierung konnte das Osceola County's Sheriff's Office seine Rekrutierungsbemühungen von 446 Bewerbungen im Jahr 2012 auf 1.305 Bewerbungen im Jahr 2013 steigern. Noch wichtiger ist, dass die Abteilung qualitativ bessere Bewerber/innen fand und die freien Stellen schneller besetzen konnte.
Insgesamt ermöglichte die Automation der Personalbeschaffung dem Sheriff-Büro, papierlose Hintergrundprüfungen durchzuführen und automatische E-Mails an die Bewerber/innen zu senden, um sie über ihren Bewerbungsstatus zu informieren. Die Einsparung von 2.000 Dollar an Büromaterial ist ein weiterer Pluspunkt für die Behörde.
Alasco hatte ehrgeizige Pläne im Einklang mit seiner Mission, Immobilieneigentümern zu helfen, ihren ROI zu maximieren:
Das Unternehmen plante, seine Belegschaft um fast 60 % zu vergrößern und gleichzeitig auf ein hybrides Arbeitsmodell umzustellen.
Anfänglich war Onboarding kein großes Thema. Die neuen Mitarbeitenden wurden von ihren Vorgesetzten persönlich in die wichtigsten Themen eingeführt und erhielten per E-Mail detaillierte Anweisungen, um die ersten Wochen angenehm zu gestalten.
Das änderte sich, als Alasco auf Remote-Arbeit umstellen musste. Für das schnell wachsende Unternehmen wurde es schwieriger, neuen Mitarbeitenden virtuell die gleichen hochwertigen Einführungserfahrungen zu bieten. Das war etwas, das sie auch weiterhin tun wollten.
Alasco setzt die Onboarding-Software von Zavvy ein, um das Onboarding zu automatisieren (und zu beschleunigen). Sie hilft dem Unternehmen, den manuellen Arbeitsaufwand um die Hälfte zu reduzieren und strukturierte interne Prozesse zu schaffen, um eine reichhaltige und abwechslungsreiche Erfahrung zu bieten, die über die traditionellen E-Mails hinausgeht.
Auch neue Mitarbeitende lieben diese neue und verbesserte Erfahrung. Sie bewerteten ihre Einstellungserfahrung mit Zavvy mit beeindruckenden 4,7 von 5 Sternen.
In diesem Abschnitt haben wir eine kurze Liste von HR-Automatisierungstools zusammengestellt, die Ihnen den Einstieg in die Automation alltäglicher HR-Verwaltungsaufgaben erleichtern.
Möchten Sie die Mitarbeitererfahrung auf eine neue Ebene heben? Nutzen Sie Zavvy, um eine konsistente Employee Journey zu gestalten und von Anfang an den Grundstein für dauerhafte Beziehungen zu legen.
Zavvy kümmert sich um alles: Onboarding, Mitarbeiterschulung und -entwicklung sowie Verbindungsprogramme, um eine harmonische und ansprechende Arbeitskultur zu schaffen. Darüber hinaus können Sie auch den Workflow-Builder von Slack mit Zavvy nutzen, um Ihre eigene Workflow-Automatisierung zu erstellen und die Effizienz des Onboardings zu verbessern.
Keine Zeit, die Reise von Grund auf neu zu gestalten? Kein Problem. Zavvy bietet vorgefertigte Vorlagen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen weiter anpassen können. Darüber hinaus hilft Ihnen unser Support-Team bei jedem Schritt, bis Sie sich sicher sind, dass Sie die Dinge selbst in die Hand nehmen können.
An dieser Stelle gehen wir davon aus, dass Sie das Onboarding von Mitarbeitenden automatisieren wollen.
Als Nächstes müssen Sie herausfinden, wie Sie es richtig machen - wie Sie eine konsistente, zeiteffiziente und bessere Methode zur Begrüßung und Bindung der neuen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens entwickeln.
Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen einige typische Anwendungen vor, wie unsere Kunden die Onboarding-Tools von Zavvy nutzen:
Werfen wir einen kurzen Blick auf die neuesten HR-Automatisierungstrends, damit Sie eine aktuelle Automatisierungsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln können.
Viele große Unternehmen wie Twitter, Shopify, Facebook und Slack haben die Arbeit von zu Hause aus begrüßt und gefördert. Dieser Schritt macht Sinn, wenn man bedenkt, dass 65 % der Arbeitnehmenden es vorziehen, nach COVID weiterhin von zu Hause aus zu arbeiten.
Daher müssen sich Personalabteilungen auf diese Realität einstellen und Arbeitsabläufe und Strategien entwickeln, die eine vollständige Remote- oder Hybrid-Arbeitskultur unterstützen.
Die Personalbeschaffung kann ein sich wiederholender und zeitaufwändiger Prozess sein - ein idealer Bereich, um ihn zu automatisieren. Dennoch automatisieren Unternehmen derzeit nur 6 % aller Einstellungsaufgaben.
Es ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren mehr Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung automatisiert werden, vor allem dank der jüngsten Fortschritte bei der KI und den HR-Tools.
Die Personalarbeit im digitalen Zeitalter wird immer anspruchsvoller und komplexer. Um damit Schritt zu halten, werden Unternehmen KI-Automation in vielen Bereichen einsetzen, darunter Onboarding, Schulungen und Rekrutierung.
Dies wird es der Personalabteilung ermöglichen, Anfragen und Probleme zu antizipieren, einen personalisierten Ansatz zu liefern, sich wiederholende Aufgaben zu minimieren, sich mehr auf Aufgaben zu konzentrieren, die eine menschliche Note erfordern, und eine 24/7-Verfügbarkeit durch KI-gesteuerte Chatbots zu gewährleisten.
Die Hauptidee hinter der Mitarbeiterschulung ist die Steigerung der Produktivität der Mitarbeitenden. Mit der zunehmenden Verlagerung von Arbeitsplätzen nachhause ist es nur eine Frage der Zeit, bis auch die Mitarbeiterschulung online stattfinden wird.
Es ist zu erwarten, dass Unternehmen automatisierte Online-Lernplattformen und -Workshops nutzen werden, um ihren Mitarbeitenden Lernmöglichkeiten zur Entwicklung und Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu bieten.
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt, um verschiedene Prozesse zu automatisieren, vom Versand von Rechnungen bis hin zur Überweisung von Zahlungen direkt auf die Bankkonten der Mitarbeitenden.
Die so eingesparte Zeit kann besser genutzt werden, um sinnvolle Einzelgespräche zu führen und die Mitarbeitenden zum Erfolg zu führen. Ein weiterer großer Vorteil ist die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Bearbeitung von Zahlungen, die viel Geld und Zeit kosten.
Der Druck auf Unternehmen, außergewöhnliche Mitarbeitererfahrungen zu bieten, nimmt im Zuge der großen Resignation und der Pandemie zu. Durch HR-Automation können Sie einheitliche Arbeitsabläufe schaffen, um die Bewerber-/Mitarbeiterprozesse zu verbessern und dem größten Kapital Ihres Unternehmens Priorität einzuräumen: Ihren Mitarbeitenden.
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